Адміністратор рецепції

Шукаємо енергійного та мотивованого Адміністратора рецепції офісу, який відповідатиме за безперебійну щоденну роботу рецепції та координацію основних служб на робочому місці.

Що для цього потрібно:

• Англійська мова на рівні Upper-Intermediate (усно та письмово)
• Вища освіта
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички
• Висока увага до деталей та здатність працювати самостійно
• Здатність виконувати кілька завдань одночасно та дотримуватися жорстких термінів
• Вміння правильно розставляти пріоритети та організовувати роботу
• Досвід роботи в сфері обслуговування клієнтів, на рецепції, у готельному бізнесі, в адміністративній роботі, у сфері управління об'єктами, або на інших посадах, пов’язаних із взаємодією з клієнтами

Що ви будете робити:

1. Рецепція та обслуговування клієнтів

• Забезпечувати безперебійну щоденну роботу рецепції
• Створювати гостинну та орієнтовану на обслуговування атмосферу для співробітників, відвідувачів та ділових партнерів
• Реєструвати відвідувачів, допомогти їм зорієнтуватися та скерувати до відповідної особи або місця
• Зустрічати нових співробітників у їхній перший робочий день, провести коротку екскурсію по офісу та ознайомити їх з основними послугами та правилами

2. Комунікація та запити

• Обробляти запити, отримані особисто, по телефону, електронною поштою, через Teams, чи Service Desk
• Відповідати на стандартні запити в межах компетенції та перенаправляти інші запити до відповідної особи, відділу або підрядника
• Управляти загальною поштовою скринькою та каналами зв’язку, забезпечуючи своєчасне оприлюднення оголошень та оновлень

3. Доступ та безпека

• Видавати, активувати та вести облік особистих та гостьових пропускних карток
• Вести журнали відвідувачів
• Співпрацювати зі службою охорони та іншими відповідальними сторонами з питань доступу та фізичної безпеки
• Повідомляти про порушення доступу, втрату карток та інші інциденти, пов’язані з безпекою
• Бути обізнаним з основними процедурами на випадок повітряної тривоги/пожежної сигналізації, евакуації та інших надзвичайних ситуацій

4. Конференц-зали та зони загального користування

• Контролювати бронювання конференц-залів та їх належне використання
• За необхідності надавати підтримку в процесі бронювання робочих місць та робочих столів
• Забезпечувати готовність конференц-залів до використання, зокрема забезпечувати наявність води, канцтоварів та основного обладнання
• Оновлювати інформацію в системі управління бронюванням/робочими місцями

5. Харчування, напої та канцелярські товари

• Координувати організацію обідів в офісі та взаємодію з постачальниками харчових послуг
• Замовляти закуски, фрукти, овочі, воду, каву, чай та інші продукти харчування й напої
• Щодня готувати зони для перекусу, зокрема, розкладати закуски, поповнювати запаси та заварювати фільтровану каву
• Контролювати запаси продуктів харчування, напоїв, канцелярських товарів та інших витратних матеріалів і забезпечувати їх своєчасне поповнення
• Стежити за термінами придатності та забезпечувати належне зберігання харчових продуктів

6. Повсякденна робота в офісі

• Проводити регулярні обходи робочих місць для своєчасного виявлення проблем, пов’язаних з обслуговуванням та технічним обслуговуванням
• Регулярно перевіряти стан зони реєстрації, конференц-залів, кухонь, кавових куточків, зон друку та інших спільних приміщень
• Виявляти несправності обладнання та експлуатаційні проблеми, створювати відповідні заявки на обслуговування та координувати їх із технічними службами, ІТ-відділом або іншими підрядниками

7. Доставки та кореспонденція

• Зустрічати кур'єрів, приймати доставки, посилки та кореспонденцію, а також забезпечувати їх своєчасну передачу одержувачам
• Координувати відправлення документів та посилок
• Вести облік знайдених речей та координувати їх повернення власникам

8. Бізнес-центр, підрядники та заходи

• Підтримувати щоденний зв’язок із представниками бізнес-центру щодо оперативних питань, оновлень, інцидентів, робіт з технічного обслуговування та інших відповідних запитів
• Координувати щоденну взаємодію з підрядниками, що надають послуги з прибирання, охорони, кейтерингу, а також з постачальниками та іншими підрядниками
• Брати участь у пошуку нових постачальників та зборі пропозицій у разі потреби
• Надавати підтримку під час проведення заходів

9. Адміністративна та оперативна підтримка

• Вести необхідні оперативні реєстри, журнали, контрольні списки та документацію
• Обробляти запити в Jira або іншій системі служби підтримки
• Надавати допомогу у підготовці до аудитів, перевірок та інших заходів
• Виконувати інші адміністративні завдання у межах повноважень посади

Умови роботи: Офіс (вул. Панаса Мирного), з 09.00 до 18.00.