ERP and IT Systems Specialist (ODOO)

Position: ERP and IT Systems Specialist (ODOO)

Duty Station: APOPO Ukraine Kyiv Office

Reports to: Deputy Program Manager

Type of Employment: Full-time

Expected Start Date: As soon as possible

Salary: UAH 79,000 gross

About APOPO

APOPO is an award-winning Belgian non-governmental organisation established in 1997 and operating in several countries worldwide.

APOPO’s mission is to protect people and the planet using scent detection animals. The organisation trains and deploys rats and dogs in humanitarian programmes, including the detection of explosives and diseases, the prevention of illegal trafficking, and search and rescue operations.

About APOPO in Ukraine

APOPO works to accelerate the survey and reduction of suspected hazardous areas in Ukraine using Technical Survey Dog teams.

APOPO Ukraine’s main office is located in Kyiv, and its dog training centre is located in Krasylivka, Brovary District, Kyiv Region.

About the Role

APOPO is implementing a new version of its ODOO ERP system across its operations. The ERP and IT Systems Specialist will serve as the local point of contact in Ukraine for ODOO user support, training and implementation.

The position does not require advanced ODOO development experience. A good general technical understanding, strong digital skills, the ability to learn new systems quickly, and the ability to explain processes clearly to users are essential.

The successful candidate will receive dedicated training on APOPO’s ODOO environment, including training abroad with the development team, before supporting the system rollout in Ukraine.

Important: This position requires international travel for training purposes. Therefore, candidates must have the legal right to leave Ukraine and return to Ukraine as required.

KEY RESPONSIBILITIES

• Support the rollout and adoption of ODOO across APOPO Ukraine departments and cost centres.
• Become familiar with APOPO’s ODOO configuration, workflows and internal procedures.
• Assist users during the testing and implementation of new ODOO modules and processes.
• Support User Acceptance Testing (UAT), and verify and document issues identified by users.
• Provide first-line user support for system navigation, standard functionality and correct workflows.
• Determine whether an issue relates to user knowledge, system configuration or a technical problem, and escalate complex issues to the central IT or ODOO team.
• Deliver individual and group training to Ukrainian- and English-speaking staff and support the onboarding of new users.
• Collect user feedback, monitor recurring difficulties, and provide updates on implementation progress and outstanding issues.
• Develop and update user guides, quick-reference materials, training materials, FAQs, internal SOPs and a local knowledge base.
• Adapt or translate training and support materials for users in Ukraine.
• Provide or coordinate practical IT support when required, including Microsoft 365 and SharePoint, user accounts and access, hardware, software, network connectivity, peripherals and document storage systems.
• Follow basic information security requirements and coordinate with external IT service providers.
• Help reduce manual data entry, duplicated information and inefficient workflows.

• ABOUT CANDIDATE We are looking for a candidate who has: A minimum B2 level of spoken and written English and fluency in Ukrainian.
• The ability and willingness to learn and work with ERP systems or other business applications.
• The ability to translate technical information into clear, practical solutions for non-technical users.
• Good communication skills and the ability to work effectively with a distributed international team.
• The ability to work independently, prioritise tasks and recognise when an issue should be escalated.
• Patience and willingness to support users with different levels of digital confidence.
• Strong organisational and problem-solving skills, a proactive approach and attention to detail.
• Alignment with APOPO’s values and humanitarian mission.

Desirable Qualifications and Experience

• A diploma or bachelor’s degree in Information Technology, Computer Science, Information Systems or a related field.
• Training or qualifications in ERP/CRM systems, ODOO, software development, database administration or IT systems administration.
• Experience administering or supporting ODOO or another ERP/CRM system, including SAP, BAS/1C or Salesforce.
• Experience providing user support, help-desk support or software training.
• Understanding of HR, finance, procurement, project management or other organisational workflows.
• Experience with Microsoft 365 administration, networking, VPNs, endpoint security or systems administration.
• Experience creating technical documentation, SOPs or user guides.
• Experience working in an international or multicultural environment.

How to Apply This vacancy is open only to Ukrainian citizens. To apply, please send your CV and cover letter in English to [apply]. Applications will be reviewed on a rolling basis. Only shortlisted candidates will be invited to an interview.

Позиція: Фахівець або фахівчиня з ERP та IT-систем ODOO

Місце роботи: офіс APOPO Україна в Києві

Підпорядкування: заступнику програмного менеджера

Тип зайнятості: повна зайнятість

Орієнтовна дата початку роботи: якомога швидше

Заробітна плата: 79 000 грн до відрахування податків

ПРО ПОСАДУ

ODOO — це внутрішня ERP-система APOPO, яка використовується для управління та підтримки робочих процесів у різних відділах організації.

APOPO впроваджує нову версію системи ODOO у своїх операціях. Фахівець або фахівчиня з ERP та IT-систем буде локальною контактною особою в Україні з питань підтримки користувачів, навчання та впровадження ODOO.

Посада не вимагає поглибленого досвіду розробки в ODOO. Важливими є загальне технічне розуміння, сильні цифрові навички, здатність швидко опановувати нові системи та зрозуміло пояснювати робочі процеси користувачам.

Обраний кандидат або кандидатка пройде спеціалізоване навчання щодо середовища ODOO APOPO, зокрема навчання за кордоном із командою розробників, після чого підтримуватиме впровадження системи в Україні. Важливо: ця посада вимагає міжнародних по поїздки з метою навчання. Тому кандидати повинні мати законне право виїжджати за межі України.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Підтримувати впровадження та використання ODOO у підрозділах і центрах витрат APOPO Україна.
• Ознайомитися з конфігурацією ODOO, робочими процесами та внутрішніми процедурами APOPO.
• Допомагати користувачам під час тестування та впровадження нових модулів і процесів ODOO.
• Підтримувати користувацьке приймальне тестування (UAT), перевіряти та документувати виявлені проблеми.
• Надавати першу лінію підтримки користувачам із питань навігації, стандартних функцій і правильних робочих процесів у системі.
• Визначати, чи пов’язана проблема зі знаннями користувача, налаштуваннями системи або технічним збоєм, і передавати складні питання центральній команді IT або ODOO.
• Проводити індивідуальне та групове навчання для україномовних і англомовних працівників, а також підтримувати адаптацію нових користувачів.
• Збирати відгуки користувачів, відстежувати повторювані труднощі та надавати інформацію про прогрес упровадження й невирішені питання.
• Створювати й оновлювати інструкції користувача, короткі довідкові та навчальні матеріали, відповіді на поширені запитання, внутрішні стандартні операційні процедури (SOP) і локальну базу знань.
• Адаптувати або перекладати навчальні та довідкові матеріали для користувачів в Україні.
• За потреби надавати або координувати практичну IT-підтримку, зокрема щодо Microsoft 365 і SharePoint, облікових записів і доступів, обладнання, програмного забезпечення, мережевого підключення, периферійних пристроїв і систем зберігання документів.
• Дотримуватися основних вимог інформаційної безпеки та координувати взаємодію із зовнішніми постачальниками IT-послуг.
• Допомагати зменшувати обсяг ручного введення даних, дублювання інформації та неефективних робочих процесів.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА

Ми шукаємо кандидата або кандидатку, який/яка має:

• рівень усної та письмової англійської мови не нижче B2 і вільно володіє українською мовою;

• готовність швидко навчатися та працювати з ERP-системами або іншими бізнес-застосунками;

• здатність перетворювати технічну інформацію на зрозумілі практичні рішення для користувачів без технічної підготовки;

• добрі комунікаційні навички та здатність ефективно взаємодіяти з міжнародною командою, члени якої працюють у різних локаціях;

• здатність працювати самостійно, визначати пріоритети та розуміти, коли проблему потрібно передати на вищий рівень підтримки;

Буде перевагою

• Диплом або ступінь бакалавра у сфері інформаційних технологій, комп’ютерних наук, інформаційних систем або суміжній галузі. Навчання або кваліфікація у сфері ERP/CRM-систем, ODOO, розробки програмного забезпечення, адміністрування баз даних чи IT-систем.
• Досвід адміністрування або підтримки ODOO чи інших ERP/CRM-систем, зокрема SAP, BAS/1C або Salesforce.
• Досвід підтримки користувачів, роботи у службі технічної підтримки або проведення навчання з використання програмного забезпечення.
• Розуміння процесів управління персоналом, фінансів, закупівель, управління проєктами або інших організаційних процесів.
• Досвід адміністрування Microsoft 365, роботи з мережами, VPN, захистом кінцевих пристроїв або системним адмініструванням.
• Досвід створення технічної документації, стандартних операційних процедур або посібників користувача.
• Досвід роботи в міжнародному або мультикультурному середовищі.

Як подати заявку Вакансія доступна лише для громадян України. Для участі у відборі надішліть резюме та мотиваційний лист англійською мовою на електронну адресу [apply]. Заявки розглядатимуться в міру надходження. Лише кандидати, які увійдуть до короткого списку, отримають запрошення на співбесіду.