Заступник координатора з постачання

Лікарі без кордонів (MSF) — операційний центр Бельгія в Україні.

DEPUTY SUPPLY COORDINATOR

Лікарі без кордонів/ Medecins Sans Frontieres (MSF) — це міжнародна гуманітарна організація, що надає допомогу в більш ніж 60 країнах світу для населення в скрутному становищі, жертвам стихийного лиха, техногенних катастроф та озброєних конфліктів незалежно від їх раси, релігійних чи політичних переконань.

MSF — це ініціатива громадянського суспільства, яка об'єднує людей, що прагнуть надавати допомогу іншим людям в кризових ситуаціях. Таким чином МСФ за власним вибором є асоціацією.

Кожен, хто працює з MSF, робить це з переконань і готовий підтримувати цінності та принципи організації.

Основна мета:

Підтримка Координатора логістики або Координатора ланцюга постачання через делеговані завдання та обов’язки, заміна його/її у випадку відсутності у координації діяльності ланцюга постачання в місії, участь і співпраця у впровадженні стратегій і підтримки в місцях реалізації проєктів відповідно до протоколів, стандартів і процедур MSF з метою розвитку місії та оптимізації впливу медичних проєктів.

Обов’язки:

• Активна участь у визначенні та моніторингу щорічного планування проєктів і бюджетів та Плану підготовки до надзвичайних ситуацій, визначення стратегій та консультування Координатора ланцюга постачання щодо перетворення визначених потреб на цілі, пріоритети та ресурси, необхідні для втручання.
• Визначення, моніторинг, оцінка та забезпечення впровадження стратегій і загальної діяльності з постачання в місії, з внесенням коригувань за потреби відповідно до стандартів, протоколів і процедур MSF. Це включає забезпечення наступного: • Ефективного адміністрування постачання та надання адаптованих інструментів для підтримки різної діяльності з постачання • Стандартизації управління складом з акцентом на медичні запаси та взаємодію з пунктами розподілу. (у випадку інтеграції медичних запасів в Постачання) • Стабільності діяльності з постачання в межах регулярного та екстреного втручання відповідних проєктів, а також організація регулярних візитів в місця реалізації проєктів для надання постійної підтримки прямим і непрямим зацікавленим сторонам постачання • Підтвердження використання третіх сторін, пов’язаних із постачанням (постачальники, транспортні компанії, експедитори), запропонованих фахівцями з закупівель, транспортним менеджером разом із технічними референтами за потреби
• Планування, нагляд і впровадження, у тісній координації з Координатором відділу персоналу, відповідних процесів (рекрутинг, навчання, брифінг/дебрифінг, оцінка роботи, виявлення потенціалу, розвиток і внутрішня комунікація) персоналу під його/її відповідальністю з метою забезпечення як об'єму, так і обсягу необхідних знань.
• Забезпечення технічної підтримки як для його/її команди, так і для всіх інших команд місії.
• Представлення MSF на зустрічах з органами влади та іншими НУО на запит Координатора логістики або Координатора ланцюга постачання.
• Виконання завдань, делегованих Координатором ланцюга постачання, відповідно до його/її опису роботи.

Особливості підрозділу MSF:

• Забезпечення, під керівництвом Координатора ланцюга постачання, ефективного впровадження та послідовного застосування процедур і процесів постачання в межах всієї місії, включаючи закупівлі, місцеві покупки, імпорт/митницю, зберігання, транспорт і розповсюдження, а також перехресну діяльність з постачання. Виявлення прогалин та пропонування коригувальних заходів або покращення процесів за потреби.
• Забезпечення ефективної координації та співпраці між командами координації постачання, командами проєктного постачання та іншими відділами, сприяння своєчасному обміну інформацією, узгодженню пріоритетів і вирішенню питань перехресного постачання.
• Надання технічних консультацій та підтримки командам проєктів з постачання, сприяючи послідовному застосуванню стандартів, процедур і інструментів постачання MSF у всій місії. Проведення семінарів та сесій з обміну знаннями для посилення практик постачання та обміну найкращими практиками між проєктами.
• Посилення механізмів комунікації та зворотного зв’язку між командами координації та проєктного постачання, а також між відділами постачання та тими, що здійснюють запит, із забезпеченням належного відстеження операційних пріоритетів, обмежень і виявлених проблем.
• Взяття відповідальності за своєчасну обробку місцевих медичних замовлень, включаючи пошук, збір і аналіз комерційних пропозицій, вибір постачальників, розміщення замовлення та подальший нагляд, забезпечення дотримання процедур закупівель MSF, медичне підтвердження та вимоги до якості.
• Розробка, перегляд та регулярне оновлення Керівних принципів постачання місії, Стандартних операційних процедур постачання та інших відповідних процедур й супровідних документів, забезпечення відповідності стандартам MSF та операційним потребам для затвердження Координатором ланцюга постачання.
• Сприяння моніторингу та оцінці ефективності постачальників, а також забезпечення належного контролю виявлених проблем з продуктивністю та коригувальних заходів.
• Підтримка Координатора ланцюга постачання в аналізі та моніторингу ефективності постачання місії, використання відповідних даних та індикаторів постачання для виявлення ризиків, вузьких місць і напрямків для покращення, а також для підтримки операційного прийняття рішень.
• Сприяння плануванню та готовності постачання на випадок надзвичайних ситуацій, забезпечення, щоб заходи та процеси постачання могли бути адаптовані до мінливих операційних потреб і екстрених вимог. Заміщення вакантної посади на період декретної відпустки основного працівника

ВИМОГИ:

Освіта:

• Необхідний диплом і спеціальність в галузі логістики/ланцюга постачання.

Досвід роботи:

• Необхідний досвід в управлінні ланцюгом постачання (мінімум 2 роки) та організації адміністрування та процедур постачання.

Володіння мовами: вільне володіння українською мовою; обв’язкове знання англійської мінімум B1.

Знання:

• Поглиблені знання MS Office, зокрема Microsoft Excel (аналіз даних, зведені таблиці, формули, зведення даних і звітність) та PowerPoint (розробка чітких професійних презентацій і візуалізація інформації).
• Глибоке розуміння процесів ланцюга постачання та закупівель, включно з пошуком, управлінням постачальниками, аналізом тендерів/комерційних пропозицій, купівлею, управлінням запасами та моніторингом ефективності постачання.

ЩО МИ ПРОПОНУЄМО:

• Строковий контракт, заміщення вакантної посади на період декретної відпустки основного працівника;
• Повна зайнятість;
• Cтабільна та гарантована заробітна плата;
• Відпустка — 2.5 дні / місяць;
• Покриття лікарняних листів;
• Медичне страхування;
• Професійний розвиток (тренінги, курси надані організацією).

Більш детальну інформацію ви отримаєте під час співбесіди.

Дата початку роботи: якомога швидше; процес відбору кандидатів триває.

Ми заохочуємо відгукуватись на вакансію різних кандидатів, включаючи осіб будь-якої гендерної ідентичності, віку, сексуальної орієнтації, національності, раси, релігії, віросповідання, соціального та сімейного стану, людей з різними здібностями та всіма іншими різноманітними характеристиками, а також способами спільної праці.