Керівник групи по роботі з персоналом та адміністративних питань, Admin Team Leader (HR)

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Керівника групи по роботі з персоналом та адміністративних питань для роботи в нашому офісі у м.Суми.

Загальна мета ролі:

Під керівництвом Менеджера з адміністративно-господарської діяльності (Support Services Manager), Керівник групи по роботі з персоналом (HR) та адміністративних питань відповідає за координацію та управління роботою команди HR та команди з адміністративних питань, зокрема за процеси найму, ведення контрактів, моніторинг та оформлення документації відповідно до політик ДРБ та законодавства України. Також до обов’язків входить адміністрування таких процесів, як оренда приміщень, реєстрація іноземних колег, організація заходів, бронювання поїздок та ведення обліку адміністративних запасів.

• Підпорядковується: Менеджеру з підтримки операцій
• Безпосередні підлеглі: Фахівець по роботі з персоналом, Молодший фахівець по роботі з персоналом, Фахівець з адміністративних питань, Прибиральник

Вашими основними обов’язками будуть:

• Координувати процес підбору персоналу для регіону, включаючи розміщення оголошень, формування довгого списку кандидатів, організацію співбесід, перевірку рекомендацій та оформлення відповідної документації.
• Забезпечувати відповідність кадрової документації законодавству у сфері трудового права та захисту персональних даних. Взаємодіяти з іншими офісами ДРБ в Україні для забезпечення своєчасного та належного документообігу.
• Здійснювати оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, нормативних актів, інструкцій, а також наказів керівника Представництва.
• Формувати та вести особові справи працівників, забезпечувати їх своєчасне надсилання до Центрального офісу ДРБ.
• Забезпечувати дотримання Політики відпусток усіма працівниками ДРБ у зоні відповідальності. Готувати внутрішні накази та надсилати їх до Центрального офісу ДРБ для архівування.
• Виконувати роль HR User у системі DRC Dynamics (ERP), включаючи оформлення прийому, звільнення та продовження контрактів працівників, перевірку запитів на відпустки та їх погодження, а також роботу з питаннями виплат і компенсацій.
• Координувати подання інформації щодо медичного страхування страховим компаніям відповідно до змін у списку працівників; координувати запити працівників зі страховими компаніями.
• Готувати та подавати необхідні щомісячні звіти для цілей аудиту.
• Забезпечувати ведення обліку всієї інформації, пов’язаної з управлінням персоналом, та її своєчасне надсилання відповідним сторонам.
• Оформлювати всі необхідні угоди, дозволи та ліцензії, необхідні для діяльності ДРБ в офісі м. Суми, у встановлені терміни.
• Створювати та підтримувати ефективну систему зберігання документів, включаючи архівування ключових документів.
• Забезпечувати щомісячне розповсюдження списків персоналу регіонального офісу.
• Керувати роботою адміністративної команди та надавати їй технічну підтримку, зокрема щодо пошуку нових приміщень, бронювання житла та квитків.
• Забезпечувати дотримання процедур ДРБ та донорів, а також застосування економічно ефективних процесів.
• Забезпечувати своєчасне заповнення та подання необхідних адміністративних звітів.
• Забезпечувати регулярне оновлення всіх адміністративних трекерів на щотижневій та щомісячній основі відповідно до вимог, зокрема щодо приміщень, платежів, постачання та витратних матеріалів.
• Забезпечувати проведення навчання на робочому місці для всієї команди HR та адміністративної команди регіону та, за потреби, звертатися по підтримку до центрального HR-відділу.
• Здійснювати управління працівниками HR та адміністративної команди регіону, включаючи підбір та звільнення, постановку цілей, проходження випробувального терміну, управління та оцінювання результативності, розвиток працівників, а також забезпечувати своєчасне виконання погоджених робочих планів і завдань.

Про вас

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 досвіду роботи в управлінні персоналом, адмініструванні, інформаційній діяльності або в суміжних галузях. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

• Вища освіта за спеціальністю «Управління персоналом та економіка праці», «Правознавство», «Документознавство та інформаційна діяльність», «Діловодство» або спорідненою спеціалізацією.
• Відмінні організаційні навички та навички тайм-менеджменту, вміння розставляти пріоритети в роботі та справлятися з декількома обов’язками.
• Високий рівень особистої доброчесності, розуміння конфіденційності та професійної етики.
• Відмінне володіння MS Word, Excel, PowerPoint та іншими онлайн-інструментами.
• Необхідне вільне володіння англійською мовою на рівні B2 — Upper-Intermediate та вільне володіння українською мовою.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.

Ми пропонуємо:

• Контракт: 3-місячний випробувальний термін з можливістю продовження залежно від результатів роботи та наявності фінансування
• Рівень: G — управлінський
• Місце виконання обов’язків: Суми
• Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців; від 2,373 EUR до оподаткування на місяць (залежно від досвіду та кваліфікації).

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Щоб відгукнутися, натисніть ТУТ

Кінцевий термін подачі заявок: 15 жовтня 2026 року

Зверніть увагу, що відбір кандидатів буде проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії, як тільки буде визначено відповідного кандидата.