Координатор команди Bridge Hub

Ціль: Заміщення вакантної позиції Координатор команди BRIDGE HUB для управління командою та операційними процесами хабу, координації партнерств, комплексної реалізації грантових активностей і підготовки проєктної звітності.

Вимоги:

• Вища освіта;
• Досвід на аналогічних позиціях — буде перевагою;
• Впевнений користувач ПК (Word, Excel, PowerPoint, office 365, Google Drive);
• Володіння програмами по обробці фото/відео, монтажу буде перевагою;
• Володіння грамотною українською мовою;
• Володіння англійською мовою буде перевагою, бажаний рівень — від B1
• Організаторські та комунікаційні здібності;
• Можливість працювати в режимі багатозадачності;
• Самоорганізованість та дисциплінованість;
• Максимальна лояльність та відкритість до відряджень (як по Україні так і поза межами);
• Водійські права категорії В — буде перевагою.

Обов’язки:

• Забезпечення повної взаємозамінності та підтримки команди, що передбачає глибоке володіння всіма операційними, аналітичними та тренінговими процесами фахівців BRIDGE Hub, а також готовність самостійно виконувати їх за потреби, а саме:
• Забезпечення життєдіяльності Хабу, що передбачає облік, контроль залишків та формування заявок на закупівлю господарсько-побутових матеріалів і питної води;
• Координація взаємодії з ГО, БО, БФ та іншими партнерами щодо бронювання приміщень, планування спільної діяльності та організації заходів;
• Комунікація та залучення цільової аудиторії, включаючи обдзвін зареєстрованих учасників, підготовку, редагування та публікацію анонсів подій та інформаційних матеріалів;
• Медіа-супровід заходів, що включає фотозйомку подій та систематизацію фотоархіву на хмарних носіях (Google Диск);
• Розробка та візуалізація матеріалів (презентацій, навчальних та роздаткових плакатів) у Canva та інших графічних редакторах для забезпечення заходів;
• Аналітичний супровід та дослідження громад, що включає збір і аналіз статистичної та соціально-економічної інформації, проведення громадських опитувань, а також мапування та картографування територій.»
• Координація та керівництво командою BRIDGE Hub, включаючи щоденний розподіл завдань, контроль дедлайнів, оцінку результатів роботи та підтримку високого рівня мотивації колективу.
• Організація та супровід великих навчальних, мережевих і комунікаційних заходів, від етапу концепції та залучення учасників до фінальної реалізації.
• Стратегічне планування активностей Хабу та моніторинг результатів, що включає формування календарних планів, відстеження ключових індикаторів ефективності (KPI) проєкту та підготовку зведеної звітності для керівництва.
• Комплексне супроводження грантових програм у просторі BRIDGE Hub (розробка плану активностей, календарне планування, рекрутинг та координація тренерів).
• Взаємодія із суміжними підрозділами організації (проєктний, фінансовий відділи, відділ закупівель) для забезпечення належного виконання грантових зобов’язань.
• Співпраця з MEAL-фахівцем з питань розробки індикаторів, збору даних та оцінки ефективності заходів.
• Ведення обліку активностей простору: формування зведених таблиць щодо кількості заходів, подій та відвідувачів.
• Підготовка та подання якісної проєктної звітності відповідно до вимог донорів.
• Комунікація з учасниками заходів.

Умови роботи:

• Робота у комфортному офісному центрі;
• Графік роботи 09:00—18:00, пн-пт;
• Конкурентоспроможна винагорода з урахуванням вашого професійного досвіду;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.

Просимо, у разі зацікавленості у вакансії, надсилати своє резюме шляхом відклику. У разі виникнення питань просимо звертатися за контактним номером телефону +380 66 486 45 96Show phone, Анастасія.

Objective:Filling the vacant position of BRIDGE HUB Team Coordinator to manage the team and hub operational processes, coordinate partnerships, comprehensively implement grant activities, and prepare project reporting.

Requirements:

• Higher education;
• Experience in similar positions is an advantage;
• Proficient PC user (Word, Excel, PowerPoint, Office 365, Google Drive);
• Proficiency in photo/video processing and editing software is an advantage;
• Fluency in written and spoken Ukrainian;
• English proficiency is an advantage (desirable level: B1+);
• Strong organizational and communication skills;
• Ability to multitask effectively;
• High level of self-organization and discipline;
• Full readiness and willingness to travel on business trips (both within Ukraine and abroad);
• Category B driver’s license is an advantage.

Responsibilities:

• Team Support & Interchangeability: Ensuring full interchangeability and support for the team, which involves a deep understanding of all operational, analytical, and training processes of BRIDGE Hub specialists, as well as readiness to perform them independently if needed, including:
  • Maintaining hub operations (inventory tracking, stock control, and submitting procurement requests for household supplies and drinking water);
  • Coordinating interactions with NGOs, CBOs, charitable foundations, and other partners regarding room bookings, joint activity planning, and event organization;
  • Communicating with and engaging target audiences (outreach calls to registered participants, drafting, editing, and publishing event announcements and informational materials);
  • Providing media coverage for events (photographing events and organizing photo archives on cloud storage via Google Drive);
  • Designing and visualizing materials (presentations, educational posters, and handouts) using Canva and other graphic editors;
  • Providing analytical support and community research (collecting and analyzing statistical and socio-economic data, conducting public surveys, and executing community mapping).
• Team Leadership: Coordinating and managing the BRIDGE Hub team, including daily task allocation, deadline tracking, performance evaluation, and maintaining high team motivation.
• Event Organization: Planning and facilitating large-scale training, networking, and communication events, from concept development and participant engagement to final execution.
• Strategic Planning & Monitoring: Strategic planning of Hub activities and monitoring results, including drafting calendar plans, tracking Key Performance Indicators (KPIs), and preparing summary reports for management.
• Grant Program Management: Comprehensive management of grant programs at the BRIDGE Hub space (developing activity plans, scheduling, recruiting, and coordinating trainers).
• Interdepartmental Collaboration: Collaborating with internal departments (project, finance, procurement) to ensure full compliance with grant obligations.
• MEAL Integration: Collaborating with the MEAL specialist to develop indicators, collect data, and assess event effectiveness.
• Reporting & Analytics: Maintaining records of hub activities (summary tables tracking event counts, activities, and visitor numbers) and preparing high-quality project reporting according to donor requirements.
• Participant Communication: Maintaining direct communication with event participants.

Working Conditions:

• Comfortable office location;
• Full-time schedule: Monday-Friday, 09:00 AM — 06:00 PM;
• Competitive compensation tailored to your professional experience;
• Engaging work with opportunities to solve complex, non-standard cases;
• Friendly team and supportive management;
• Transparent decision-making and open communication;
• Career opportunity within a strong, ambitious humanitarian organization with growth potential.

If you are interested in this position, please submit your CV by applying to this vacancy. For any inquiries, feel free to contact Anastasiia at +380 66 486 45 96Show phone.