Project Manager

Project Manager — V-RISE

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization implementing humanitarian, recovery, and social projects across Ukraine. The V-RISE (Veteran Reintegration through Innovative Support and Empowerment) project aims to provide comprehensive support for veteran reintegration in Dnipro Oblast and combines mental health and psychosocial support (MHPSS) and protection, economic reintegration, and support to local civil society organizations.

2. Purpose of the Assignment

The Project Manager will be responsible for the operational management of V-RISE, coordination of project teams and partner organizations, monitoring implementation against the workplan, budget, and project indicators, managing risks, and ensuring compliance with donor requirements.

3. Key Responsibilities

A. Project Management and Coordination

• Plan, coordinate, and monitor project implementation against the workplan, budget, Logical Framework, donor requirements, and Team4UA procedures.
• Coordinate MHPSS, protection, economic reintegration, livelihoods, and localization workstreams.
• Coordinate project teams and collaboration with MEAL, Finance, Protection, Procurement, HR, Logistics, and other support functions.
• Monitor progress, operational planning, resource allocation, delays, and corrective actions.

B. Partner Management and Localization

• Coordinate local partner CSOs and oversee sub-grant implementation.
• Support partner selection, assessment, capacity strengthening, and performance monitoring.
• Monitor partner compliance with project, donor, safeguarding, and reporting requirements.
• Support CSOs through training, mentoring, Duty of Care, and coordination with relevant veteran support structures.

C. Risk, Compliance and Safety Management

• Identify and monitor project risks and implement mitigation measures.
• Monitor risks related to beneficiary duplication, diversion, partner capacity, safeguarding, and project sustainability.
• Ensure compliance with humanitarian principles, Do No Harm, protection mainstreaming, safeguarding, PSEA, and security requirements.
• Escalate critical security, safeguarding, compliance, partner performance, and operational risks.

D. Monitoring, Quality Assurance and Accountability

• Monitor project indicators, results, beneficiary reach, and implementation quality.
• Coordinate monitoring and beneficiary verification with MEAL and follow up on identified issues.
• Monitor feedback, complaints, hotline, and referral trends.
• Ensure quality and protection-sensitive, trauma-informed approaches across MHPSS, livelihoods, business incubation, and other interventions.

E. Financial and Operational Oversight

• Monitor implementation against the project budget and contribute to financial tracking and forecasting.
• Coordinate procurement, operational, and administrative needs.
• Monitor economic reintegration and business support mechanisms, including relevant financial processes.
• Identify budgetary and operational deviations and initiate corrective actions.

F. Reporting and Documentation

• Prepare project progress, risk, and donor reports.
• Maintain project trackers, risk registers, implementation records, and supporting documentation.
• Contribute to financial and narrative donor reporting and ensure audit-ready documentation.
• Coordinate project close-out, including partner/sub-grant closure, reconciliation, lessons learned, and archiving.
• Perform other project-related duties as assigned.

4. Deliverables

• Timely and compliant project implementation, coordination, reporting, results monitoring, and risk management.

5. Qualifications and Experience

Education

• Master’s degree in Economics, Finance, Business Administration, or a related field.

Experience

• Minimum 5 years of experience in humanitarian, livelihoods, or income-generating programming.
• At least 3 years of experience managing complex multi-workstream projects.
• Experience managing sub-grants to local partner organizations.
• Experience in veteran reintegration, MHPSS, entrepreneurship, or livelihoods is an advantage.

Professional Skills

• Strong project cycle, budget, and risk management skills.
• Working knowledge of MEAL systems and institutional donor requirements.
• Fluency in Ukrainian and professional proficiency in English.

Competencies

• Strategic thinking and strong coordination skills.
• Independence, integrity, and high ethical standards.
• Ability to work under pressure and make evidence-based decisions.

6. Supervision and Reporting

The Project Manager will report to the Programme Manager (Livelihoods) and coordinate the V-RISE team and partners.

7. Duration

Duration: 12 months, project-based employment.

8. Organizational Commitments

Team4UA promotes equal opportunities, zero tolerance for misconduct, and compliance with the Code of Conduct and humanitarian standards.

Менеджер проєкту V-RISE

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, що реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти в Україні. Проєкт V-RISE (Veteran Reintegration through Innovative Support and Empowerment) — «Реінтеграція ветеранів через інноваційну підтримку та розширення можливостей» - спрямований на комплексну підтримку реінтеграції ветеранів у Дніпропетровській області та поєднує психосоціальну підтримку і захист, економічну реінтеграцію та підтримку місцевих громадських організацій.

2. Мета посади

Менеджер проєкту відповідатиме за операційне управління V-RISE, координацію проєктних команд і партнерських організацій, контроль виконання робочого плану, бюджету та проєктних показників, управління ризиками та дотримання вимог донора.

3. Основні обов’язки

A. Управління та координація проєкту

• Планувати, координувати та контролювати реалізацію проєкту відповідно до робочого плану, бюджету, логічної рамки, вимог донора та процедур ТІМ4ЮА.
• Координувати напрями Ментального здоров’я та психосоціальної підтримки, Захисту, економічної реінтеграції, забезпечення засобами до існування та локалізації.
• Координувати проєктні команди та взаємодію з відділом моніторингу і оцінки, фінансів, Захисту, Закупівель та логістики, Людських ресурсів, та іншими функціями підтримки.
• Контролювати прогрес, операційне планування, розподіл ресурсів, відхилення та впровадження коригувальних заходів.

Б. Управління партнерами та локалізація

• Координувати місцеві партнерські організації та контролювати реалізацію субгрантів.
• Брати участь у відборі й оцінці партнерів, розвитку їхньої спроможності та моніторингу результатів.
• Контролювати дотримання партнерами вимог проєкту, донора, захисту від насильства, експлуатації та зловживань а також звітності.
• Підтримувати партнерів через навчання, менторство, заходи із забезпечення безпеки та добробуту, та координацію зі структурами підтримки ветеранів.

В. Управління ризиками, відповідністю та безпекою

• Виявляти й моніторити проєктні ризики та впроваджувати заходи з їх мінімізації.
• Контролювати ризики дублювання бенефіціарів, нецільового використання допомоги, спроможності партнерів, safeguarding та сталості проєкту.
• Забезпечувати дотримання гуманітарних принципів, «Не нашкодь», інтеграції захисту, захисту від насильства, експлуатації та зловживань, ЗСЕН та вимог безпеки.
• Своєчасно ескалювати критичні ризики у сфері безпеки, захисту від насильства, експлуатації та зловживань, комплаєнсу, роботи партнерів та операційної діяльності.

Г. Моніторинг, забезпечення якості та підзвітність

• Контролювати проєктні показники, результати, охоплення бенефіціарів та якість реалізації.
• Координувати з відділом моніторингу й оцінки перевірку даних бенефіціарів та реагування на виявлені проблеми.
• Відстежувати зворотний зв’язок, скарги, звернення на гарячу лінію та направлення до відповідних сервісів.
• Забезпечувати якість та застосування підходів, чутливих до питань захисту і психологічної травми, у напрямах ментального здоров’я та психосоціальної підтримки, забезпечення засобами до існування, бізнес-інкубації та інших заходах.

Д. Фінансовий та операційний контроль

• Контролювати реалізацію проєкту відповідно до бюджету та брати участь у фінансовому моніторингу і прогнозуванні.
• Координувати закупівельні, операційні та адміністративні потреби.
• Контролювати механізми економічної реінтеграції та підтримки бізнесу, включаючи відповідні фінансові процеси.
• Виявляти бюджетні й операційні відхилення та ініціювати коригувальні заходи.

Е. Звітність та документація

• Готувати звіти щодо прогресу, ризиків та звітність для донора.
• Вести проєктні трекери, реєстр ризиків та підтвердну документацію.
• Брати участь у фінансовій та описовій звітності та забезпечувати готовність документації до аудиту.
• Координувати завершення проєкту, включаючи закриття субгрантів, звірку, узагальнення досвіду та архівування.
• Виконувати інші пов’язані з проєктом завдання.

4. Очікувані результати роботи

• Своєчасна реалізація проєкту, координація, звітність, моніторинг результатів та управління ризиками відповідно до вимог донора і процедур ТІМ4ЮА.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

• Ступінь магістра у сфері економіки, фінансів, бізнес-адміністрування або суміжній сфері.

Досвід

• Мінімум 5 років досвіду у гуманітарних, livelihoods або income-generating програмах.
• Щонайменше 3 роки досвіду управління комплексними мульти-проєктами.
• Досвід управління субгрантами місцевих партнерських організацій.
• Досвід у сфері реінтеграції ветеранів, MHPSS, підприємництва або livelihoods буде перевагою.

Професійні навички

• Сильні навички управління проєктним циклом, бюджетом і ризиками.
• Робоче знання систем MEAL та вимог інституційних донорів.
• Вільне володіння українською та професійний рівень англійської мови.

Компетенції

• Стратегічне мислення та сильні координаційні навички.
• Самостійність, доброчесність та високі етичні стандарти.
• Здатність працювати під тиском та приймати рішення на основі даних.

6. Підпорядкування та звітність

Менеджер проєкту підпорядковується Менеджер програми (забезпечення засобів до існування) та координує команду V-RISE і партнерів.

7. Тривалість контракту

Тривалість контракту: 12 місяців, проєктна зайнятість.

8. Організаційні принципи

Team4UA забезпечує рівні можливості, не допускає неналежної поведінки та дотримується Кодексу поведінки.