Адміністративний асистент відділу безпеки

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (далі — Фонд) — це лідер сектору в захисті людей, які постраждали від війни, ветеранів, біженців та осіб без громадянства. Ми прагнемо відновлення й інтеграції для тих, кому допомагаємо. Наша команда захищає права людей і впливає на те, щоб закони й рішення в Україні й світі ставали справедливішими. Ми активно розвиваємо мережу партнерів для локалізованої підтримки тих, хто цього потребує. Фонду — 13 років. Сьогодні команда БФ «Право на захист» налічує близько 1 200 спеціалістів. Географія: 22 області України, а також представництво в Польщі. З початку повномасштабного вторгнення допомогу отримали понад 3 300 000 людей. Наша робота отримала визнання на національному рівні: у 2024 році Фонд здобув перше місце в конкурсі «Благодійна Україна» в номінації «Всеукраїнська благодійність», увійшов до топ-10 рейтингу Forbes Україна «50 найкращих благодійних організацій» та посів 9-те місце в рейтингу доброчесності благодійних фондів України.

Адміністративний/а асистент/ка безпосередньо підпорядковується Керівнику відділу безпеки.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Адміністративний асистент відділу безпеки зобов’язаний:

• Збирати, систематизувати та зберігати документацію за результатами діяльності відділу безпеки та команди;
• Управління вхідною та вихідною кореспонденцією відділу;
• Введення реєстру відправок документації;
• Організовувати побут та адміністративне забезпечення роботи відділу безпеки;
• Закупівля канцелярії та господарських товарів для потреб відділу безпеки;
• Надавати допомогу в організації локальних заходів відділу безпеки (до 20 учасників); забезпечувати організаційну та логістичну підтримку заходів (підготовка приміщень, координація ресурсів);
• Здійснювати інформаційну підтримку співробітників відділу безпеки у питаннях подачі заявок на відрядження, оформлення тимчасових листків непрацездатності та відпусток;
• Здійснювати видачу, заміну, передачу в ремонт матеріально-технічних засобів, закріплених за відділом безпеки;
• Забезпечувати ведення договірної бази контрагентів, пов’язаних із діяльністю відділу безпеки;
• При виникненні необхідності здійснювати пошук нових контрагентів, організовувати розробку та підписання договорів;
• Своєчасно подавати та контролювати оплату рахунків, пов’язаних із здійсненням діяльності відділу безпеки;
• Проводити закупівлі меблів та техніки для облаштування робочих місць відділу безпеки;
• Допомагати в організації робочих місць та забезпеченні необхідними умовами для роботи відділу безпеки;
• Вести облік матеріальних цінностей, канцелярських та господарських товарів, обладнання відділу безпеки; забезпечувати їх належне зберігання, видачу та контроль залишків;
• Проводити інвентаризацію матеріальних цінностей та майна відділу безпеки за дорученням керівництва;
• Організовувати перевезення та доставку документів, вантажів, обладнання та матеріалів між офісами Фонду, а також на заходи відділу безпеки;
• Координувати роботу з кур'єрськими службами та перевізниками для забезпечення своєчасної доставки;
• Допомагати в плануванні, координації та проведенні заходів, зустрічей і тренінгів відділу безпеки, а також у розподілі ресурсів і складанні розкладів;
• Виконувати інші обов’язки в межах своєї посади за дорученням безпосереднього керівника.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і стаж роботи на аналогічній посаді не менше 1 року.
• Ввічливість та дипломатичність;
• Відмінні комунікативні навички, відповідальність, організованість;
• Розуміння гуманітарних принципів;
• Вміння налагоджувати контакт з іншими колегами та узгоджувати спільні завдання, прагнення до командної роботи;
• Правила роботи із засобами комп’ютерної техніки та зв’язку, відповідне програмне забезпечення;
• Розуміння політики конфіденційності відповідно до законодавства про збір персональних даних.
• Розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

МИ ПРОПОНУЄМО

• Контракт до 30 грудня 2026 року, з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• Конкурентну заробітну плату;
• Можливість працювати з однією із найсильніших українських правозахисних та гуманітарних неприбуткових організацій;
• Можливість професійного зростання;
• Психологічна підтримка та наставництво;
• Повага до балансу між роботою та особистим життям;
• Медичне страхування.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надіслати резюме на адресу [apply], зазначивши у темі листа»Адміністративний асистент відділу безпеки_Київ/віддалено». Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв'ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 15 жовтня 2026 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.