Адміністративний менеджер

Вимоги:

• Досвід роботи та знання з підрахунку та обліку активної, реактивної електроенергії (ЕЕ) та її нарахування.
• Організаційна робота з комунальними підприємствами (Обленерго, Водоканал, МЕК, Нафтогаз тощо).
• Досвід роботи з різними онлайн-кабінетами (комунальні послуги, кабінети АЗС, кабінети провайдерів) та вміння швидко розбиратися в нових інтерфейсах
• Впевнений користувач Excel або Google Таблиць (для ведення звітів по електроенергії, паливу, тощо)
• Розуміння, що таке первинна документація (рахунок, акт, накладна) та чим вони відрізняються
• Досвід роботи з програмами електронного документообігу
• Виваженість та педантичність до виконання своїх обов’язків та завдань
• Господарський підхід та технічний склад розуму
• Високий рівень самоорганізації та системності

Умови роботи: понеділок — п’ятниця, з 08:00 до 17:00. Субота та неділя — вихідні дні.

Обов’язки:

Взаємодія з орендодавцями та комунальними службами і ЖКГ:

• Контроль, облік, розрахунок та робота в особистих кабінетах постачальників послуг: (Обленерго, Водоканал, МЕК, Нафтогаз тощо).
• Знання підрахунку та обліку активної, реактивної електроенергії (ЕЕ) та її нарахування.
• Контроль лічильників: щомісячне зняття та внесення показників, збір та первинна перевірка рахунків на оплату
• Звітність: ведення внутрішнього звіту щодо споживання електроенергії та інших ресурсів за запитом керівника
• Метрологія: організація та контроль планової повірки лічильників (подача запитів, координація візитів майстрів, отримання актів)
• Взаємодія з суборендарями: ведення обліку витрат по орендарям (розрахунок частки за комунальні послуги, виставлення рахунків/актів, контроль оплати, документів)

Забезпечення роботи автопарку та зв’язку

• Паливні картки: моніторинг залишків палива, організація та контроль процесу заправки автомобілів компанії
• Особисті кабінети АЗС: контроль та вчасне поповнення балансів у кабінетах заправних компаній (Socar, Укрнафта, UPG тощо)
• Комунікації: моніторинг коштів на рахунках інтернет-провайдерів та мобільних операторів, забезпечення безперебійного зв’язку в офісі

Робота з первинною документацією, ЕДО та архівом

• Збір документів: контроль отримання від постачальників рахунків, актів виконаних робіт, видаткових накладних, договорів, додаткових угод (за комунальні послуги, інтернет, паливо, заправку картриджів тощо)
• Електронний документообіг: прийом та відправка документів через системи Вчасно, M.E.Doc Едо тощо
• Обробка документів: сортування, сканування та систематизація документів від постачальників (рахунки, накладні, акти виконаних робіт, акти приймання-передачі, ТТН, документи якості / сертифікати)
• Контроль заборгованості: регулярний запит актів звірки з постачальниками комунальних послуг, палива, зв’язку, тощо.
• Архівування: систематизація, підшивка та зберігання паперових оригіналів документів.
• Робота з поштою: сортування та відправка вихідної кореспонденції, первинної документації (через Нову Пошту, Укрпошту, кур'єрські служби)

Забезпечення життєдіяльності та господарське забезпечення офісу

• Закупівля матеріалів та послуг: замовлення канцтоварів, паперу, побутової хімії, рекламної продукції, оргтехніки, питної води тощо.
• Технічне обслуговування: організація вчасної заправки картриджів, ремонт та профілактика принтерів, сканерів, комп’ютерів, контроль та організація регулярного обслуговування кондиціонерів.
• Утилізація відходів: організація та контроль вивезення металобрухту, макулатури чи іншого специфічного сміття, взаємодія зі службами вивезення.
• Безпека офісу: контроль термінів придатності вогнегасників, оновлення офісної аптечки першої допомоги.
• Взаємодія з програмістами: викликання майстра у разі збоїв у роботі оргтехніки (принтери, сканери) або інтернету
• Базовий догляд за кімнатними рослинами: догляд, полив та пересадка офісних квітів.
• Робота з персоналом та виконання доручення керівника