Procurement Officer HLF, фахівець із закупівель

Help — Hilfe zur Selbsthilfe e.V. is a non-profit, independent organization that was founded during the war in Afghanistan in 1981 and is now active worldwide. With an annual project volume of more than 60 million euros, Help provides emergency aid in the event of disasters and sustainable reconstruction with and for people in need, primarily in Africa, Asia, and Europe.

As a globally operating humanitarian aid organization, Help receives high recognition through funding from national and international donors and is committed to national and international humanitarian aid standards as well as the transparent use of funds and impact monitoring.

To support our team, we are looking for a:

HLF Procurement Officer

The Help Localization Facility («HLF») is a global programme aiming to develop, provide and manage an innovative financing instrument that will provide local organizations long-term access to high-quality, flexible financing for their humanitarian project work. Additionally, the HLF will provide tailor-made support and capacity development to the implementing local partner organizations.

The position holder is responsible for the comprehensive procurement and logistics management of the global HLF programme in Ukraine and its funded local partner projects within the HLF. This includes overseeing the procurement planning, controlling, and reporting for the global HLF programme in Ukraine and its funded partner projects as well as ensuring capacity development support for implementing local partners. The position will play a crucial role in ensuring the integrity of the programme regarding procurement and logistics by setting up respective systems, maintaining compliance, and supporting local partner organizations in managing their procurement

Primary Responsibilities

• Conduct procurement procedures, ensuring compliance with internal and donor regulations.
• Support and oversee local partners in the procurement process, ensuring transparency and adherence to donor and organizational guidelines.
• Prepare procurement documentation, including purchase orders and contracts.
• Maintain procurement records and ensure proper digital filing.
• Support market assessments and supplier selection processes.
• Assist in organizing procurement-related training for partners.
• Provide hands-on guidance to partners in procurement best practices, bid evaluations, and supplier vetting.

• Identify the procurement capacity needs of local partners, provide appropriate support and develop action plans for improvement.
• Assist in developing training materials and conducting procurement training sessions.
• Monitor partner procurement transactions to ensure adherence to regulations and donor requirements.
• Support local organizations in creating and maintaining procurement documentation required for audits and reporting.
• Conduct spot-checks and follow-ups on partner procurement activities.
• Ensure that procurement manuals and guidelines are effectively implemented at the partner level.

• Ensure procurement compliance with donor and organizational guidelines.
• Monitor partner spending and procurement activities to prevent financial mismanagement.
• Support procurement audits by maintaining accurate and comprehensive documentation.
• Identify procurement risks at the partner level and propose mitigation strategies.
• Report procurement irregularities and escalate concerns as needed.

Overarching tasks

• Provide support for tasks and activities beyond the HLF, as needed, to meet broader organizational requirements — only after prior agreement with Team Lead Global HLF Programme, based at HQ.
• Demonstrate problem solving and report, if necessary, to higher levels in a timely manner.
• Participate in and contribute to HLF global program team and other staff meetings.
• Other ad hoc assignments that may arise.

Convince us with:

• Successfully completed vocational training or a specialized degree in Procurement or Logistics.
• At least 2 years of relevant professional experience in procurement and logistics management, including project documentation and reporting within development cooperation and/or humanitarian aid in a leading position.
• Experience in the NGO environment and/or in working with German and international donors.
• Strong knowledge of standards, regulations, and principles for procurement processes in development cooperation or humanitarian aid projects.
• Proficient in MS Office and other relevant software.
• Strong presentation and training skills.
• Ability to apply theoretical knowledge of national and international standards and principles in day-to-day project management.
• Language skills: Fluency in Ukrainian (written and oral). English B2

We offer:

• A performance-related, attractive salary
• An annual 13th salary
• Medical insurance

• 29 days holiday at your disposal

Send us your application (cover letter, CV) by 20.10.2026 by e-mail to [apply].

We see ourselves as a diverse, open organization whose work is based on mutual respect. We only assess your application on the basis of professional qualifications.

Only those candidates that are short listed for interviews will be notified.

Фахівець із закупівель HLF

Help — Hilfe zur Selbsthilfe e.V. — незалежна некомерційна організація, заснована у 1981 році під час війни в Афганістані. З річним бюджетом понад 60 мільйонів євро, Help надає екстрену допомогу та сприяє відновленню громад в Африці, Азії та Європі.

Help отримує фінансування від національних та міжнародних донорів і дотримується високих стандартів гуманітарної допомоги, прозорості та моніторингу впливу.

Опис посади

Help Localization Facility (HLF) — це глобальна програма, що створює інноваційний фінансовий механізм для надання місцевим організаціям довгострокового доступу до гнучкого фінансування. Програма також сприяє розвитку спроможності місцевих партнерів.

Фахівець із закупівель HLF відповідає за закупівлі та логістику для глобальної програми HLF в Україні та її локальних партнерських проєктів. Це включає планування, контроль і звітність щодо закупівель, а також розвиток спроможності місцевих партнерів у сфері закупівель.

Основні обов’язки

Організація закупівель та підтримка партнерів

• Проведення закупівельних процедур відповідно до внутрішніх політик організації та вимог донорів.
• Надання підтримки та здійснення нагляду за закупівлями місцевих партнерських організацій.
• Забезпечення прозорості закупівельних процесів та їх відповідності вимогам організації й донорів.
• Підготовка закупівельної документації, включаючи договори та замовлення на закупівлю.
• Ведення та систематизація закупівельної документації.
• Організація належного електронного архівування документів.
• Проведення аналізу ринку та підтримка процесу відбору постачальників.
• Участь в організації навчань із закупівель для партнерських організацій.
• Надання практичних консультацій щодо найкращих практик закупівель, оцінки тендерних пропозицій та перевірки постачальників.

• Визначення потреб партнерських організацій у розвитку закупівельної спроможності.
• Розробка планів покращення та підтримка їх реалізації.
• Підготовка навчальних матеріалів та проведення тренінгів для партнерів.
• Моніторинг закупівельних операцій партнерів щодо відповідності вимогам донорів та організації.
• Підтримка партнерів у підготовці закупівельної документації для аудиту та звітності.
• Проведення вибіркових перевірок (spot checks) закупівельної діяльності партнерів.
• Контроль впровадження закупівельних політик та процедур на рівні партнерських організацій.

• Забезпечення дотримання вимог донорів та політик організації у сфері закупівель.
• Моніторинг витрат та закупівельної діяльності партнерів для запобігання фінансовим порушенням.
• Підтримка проведення аудитів через належне ведення документації.
• Виявлення потенційних ризиків у закупівельній діяльності партнерів та розробка заходів щодо їх мінімізації.
• Повідомлення про виявлені порушення та ескалація питань відповідно до встановлених процедур.

Додаткові завдання

• Надання підтримки у виконанні завдань, що виходять за межі програми HLF, за попереднім погодженням із Керівником глобальної програми HLF.
• Самостійне вирішення робочих питань та своєчасне інформування керівництва про проблемні ситуації.
• Участь у нарадах глобальної команди HLF та інших робочих зустрічах.
• Виконання інших завдань, пов’язаних із діяльністю організації.

Освіта та досвід

• Вища освіта або завершена професійна підготовка у сфері закупівель, логістики або суміжних напрямках.
• Не менше 2 років відповідного професійного досвіду у сфері закупівель та логістики, включаючи документообіг і звітність у проєктах міжнародного розвитку та/або гуманітарної допомоги.
• Досвід роботи в неурядових організаціях та/або з німецькими чи міжнародними донорами буде перевагою.
• Ґрунтовне знання правил, стандартів та принципів здійснення закупівель у гуманітарних чи розвиткових проєктах.

• Впевнене володіння MS Office та іншими необхідними програмними продуктами.
• Навички проведення презентацій та навчальних заходів.
• Здатність застосовувати нормативні вимоги та процедури на практиці.

• Вільне володіння українською мовою (усно та письмово).
• Англійська мова — не нижче рівня B2.

Ми пропонуємо

• Конкурентну заробітну плату залежно від результатів роботи.
• Щорічну 13-ту заробітну плату.
• Медичне страхування.

• 29 календарних днів щорічної оплачуваної відпустки.

Як подати заявку? Надсилайте резюме та мотиваційний лист англійською мовою до 20жовтня 2026 року на електронну адресу [apply].

Help — це організація, що цінує різноманіття та рівні можливості. Відбір кандидатів здійснюється лише за професійними критеріями.

Лише відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.