Офіс-менеджер

Локація: Львів (з координацією офісів у Дніпрі, Харкові та Києві)

Формат роботи: офлайн + гібридна координація з іншими офісами.

Мета посади

Офіс-менеджер забезпечує безперебійну адміністративну, організаційну та сервісну підтримку роботи компанії VEC-UA, створюючи комфортне, безпечне та продуктивне робоче середовище для команди. Вона координує всі побутові та логістичні процеси в офісах компанії, бере участь у розвитку корпоративної культури, оптимізації процесів і впровадженні внутрішніх ініціатив.

Основні обов’язки

Адміністративна та організаційна підтримка:

• Організація відряджень (бронювання житла й транспорту, квитки, документи, компенсації).
• Закупівля офісних товарів, контроль наявності, ведення співпраці з постачальниками.
• Взаємодія з комунальними сервісами, інтернет-провайдерами, клінінговими компаніями та охороною.
• Менеджмент офісного простору: забезпечення безпеки та комфорту, організація переїздів або оновлень.
• Підтримка HR менеджерів у побутових запитах (оренда, доставка, логістика тощо).
• Координація взаємодії з іншими офісами компанії (Львів, Дніпро), узгодження спільних процесів.

Івенти, корпоративна культура та комунікація:

• Організація свят, подій і внутрішніх корпоративних ініціатив.
• Збір та відправлення подарункових наборів поштою, замовлення й доставка сувенірів, пошук нових постачальників.
• Участь у розробці та впровадженні внутрішніх програм заохочення, ініціатив і заходів для підвищення комфорту та залученості команди.
• Допомога маркетинг-відділу в організаційних завданнях.
• Підготовка рекомендацій щодо покращення внутрішніх процесів і участь в обговоренні HR-ініціатив.

Оптимізація процесів та стратегічні ініціативи:

• Внесення пропозицій щодо оптимізації адміністративних процесів і покращення офісної інфраструктури.
• Побудова партнерських відносин із зовнішніми підрядниками та пошук нових можливостей для покращення сервісу.
• Участь у плануванні та реалізації проектів, спрямованих на підвищення ефективності роботи офісів.

Бюджетування та звітність:

• Робота з бюджетами: планування витрат на закупівлі, івенти, відрядження, адміністративні потреби
• Підготовка регулярних звітів щодо адміністративних витрат, відряджень, замовлень, корпоративних подій і взаємодії з постачальниками.

Необхідні компетенції та навички:

• Досвід роботи офіс-менеджером буде перевагою. Також розглядаємо кандидатів із досвідом роботи адміністратором, менеджером або на іншій організаційній посаді, що передбачає координацію процесів, комунікацію з людьми та вирішення адміністративних завдань.

• Високі організаційні здібності, увага до деталей, здатність працювати в режимі багатозадачності.
• Розвинені комунікаційні навички, вміння ефективно взаємодіяти з постачальниками та внутрішніми командами.
• Володіння Google Workspace, Excel, ClickUp.
• Базові знання бюджетування та навички ведення звітності.
• Ініціативність, проактивність і здатність самостійно приймати рішення.
• Англійська мова на рівні від Pre-Intermediate.