Safety and Compliance Manager

Ми — німецький виробник генераторів, портативних зарядних станцій, садової техніки та автокомпонентів під брендом Konner & Sohnen®, присутній у 30+ країнах. Компанія двічі відзначена у рейтингу Forbes Diamonds (2023, 2025).

Основне мета ролі — вибудувати системний контроль документообігу, compliance-ризиків та готовності компанії до аудитів, банківських, податкових та внутрішніх перевірок.

Це роль для системної людини, яка вміє працювати з великим масивом документів, бачити ризики наперед і наводити порядок у процесах.

Основні завдання:

Документообіг та контроль документів

• Створення та ведення єдиного реєстру ключових документів: договорів, інвойсів, специфікацій, актів, сертифікатів, ліцензій, імпортно-експортної документації та документів щодо контрагентів.
• Контроль наявності, актуальності та строків дії документів.
• Контроль зберігання фінальних версій документів у визначеному місці.
• Визначення та фіксація відповідальних за підготовку, погодження, підписання, зберігання та оновлення документів.
• Ведення статусів документів та контроль дедлайнів.

Compliance та готовність до перевірок

• Контроль compliance-ризиків за міжнародними проєктами, ринками, контрагентами та платежами.
• Контроль KYC, банківських та контрагентських документів.
• Перевірка відповідності платежів договірній базі, інвойсам та погодженим умовам.
• Забезпечення документальної готовності компаній групи до аудиту, банківських і податкових перевірок.
• Виявлення та своєчасна ескалація документальних gaps і ризиків.

Договори, сертифікати та товарна документація

• Ведення реєстру договорів, контроль строків їх дії, додаткових угод, специфікацій та актів.
• Контроль сертифікатів, ліцензій та інших дозвільних документів, необхідних для конкретних ринків, товарів і проєктів.
• Контроль процесу отримання та продовження сертифікатів.
• Координація відповідальних осіб, лабораторій, фабрик та інших учасників процесу.
• Своєчасна ескалація ризиків, які можуть заблокувати постачання, продаж або вихід продукту на ринок.

Міжнародні проєкти

• Контроль документальної готовності ключових міжнародних проєктів.
• Забезпечення прозорого розподілу відповідальності між учасниками процесу.
• Контроль того, щоб за кожним проєктом були визначені відповідальні за комерційну, продуктову, документальну/compliance та логістичну частини.

Що потрібно буде зробити на старті

• Провести аудит поточного документообігу та виявити критичні gaps.
• Побудувати єдиний реєстр ключових документів.
• Визначити обов’язковий перелік документів та відповідальних за них.
• Налаштувати контроль строків дії документів.
• Вибудувати правила зберігання фінальних версій.
• Запровадити зрозумілу звітність щодо документальних та compliance-ризиків.
• Сформувати порядок ескалації проблемних питань.

Наш кандидат

• Має досвід у compliance, legal operations, document control, audit/internal control, ВЕД/імпорті-експорті, міжнародній торгівлі, banking compliance/KYC, contract administration або project/operations administration.
• Розуміє логіку договорів, інвойсів, актів, специфікацій, сертифікатів та іншої операційної документації.
• Системний, уважний до деталей та вміє працювати з великим обсягом інформації й дедлайнів.
• Впевнено працює з Excel / Google Sheets.
• Вміє взаємодіяти з різними підрозділами, контролювати виконання домовленостей
• Уміє бачити та своєчасно ескалувати ризики.
• Англійська B2/C1
• Комфортно почувається в середовищі, де потрібно не просто підтримувати існуючі процеси, а будувати системну структуру.

Чекаємо на ваші резюме!