Менеджер, менеджерка офісу

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі:

Area Manager відповідає за комплексну організацію та координацію роботи офісу Mission Kharkiv у м. Суми. Роль передбачає представництво організації на місцевому рівні, побудову та впровадження зрозумілих робочих процесів, контроль дотримання внутрішніх політик і процедур, синхронізацію адміністративної, операційної та програмної команд і забезпечення ефективного планування щоденної роботи офісу. Area Manager не підміняє функціональних керівників або Project Managers, а забезпечує узгодженість їхньої роботи, вирішення операційних питань та зовнішнє представлення організації.

Основні обов’язки:

Управління офісом і представництво

• Забезпечувати щоденну організацію роботи офісу в Сумах, підтримувати належну робочу дисципліну, узгодженість і передбачуваність процесів.
• Представляти Mission Kharkiv на місцевому рівні в межах делегованих повноважень; підтримувати робочі контакти з органами місцевого самоврядування, медичними закладами, громадами, партнерами та іншими релевантними сторонами.
• Інформувати керівництво про важливі локальні зміни, потреби, можливості та ризики.

Побудова та моніторинг процесів

• Описувати, узгоджувати та впроваджувати процеси офісу: планування, погодження завдань, проведення зустрічей, документообіг, передача інформації та ескалація проблем.
• Забезпечувати практичне застосування політик, SOP, інструкцій і процедур; виявляти прогалини та ініціювати їх уточнення.
• Моніторити виконання погоджених процедур, фіксувати невідповідності, узгоджувати коригувальні дії та відстежувати їх виконання.
• Вибудовувати робочий календар офісу: зустрічі, планування, дедлайни, виїзди, координації та ключові адміністративні цикли.

Синхронізація команд і планування

• Забезпечувати координацію адміністративної, операційної та програмної команд і своєчасний обмін інформацією.
• Організовувати регулярні координаційні зустрічі, готувати порядок денний, фіксувати рішення, відповідальних і строки виконання.
• Відстежувати виконання домовленостей, планів і дедлайнів; завчасно виявляти затримки та сприяти їх усуненню.
• Узгоджувати програмні потреби з адміністративними, закупівельними, фінансовими, логістичними й кадровими процесами.

Операційне та адміністративне забезпечення

• Координувати офісні потреби, робочі місця, обладнання, запаси, транспортні та логістичні питання у взаємодії з відповідальними фахівцями.
• Контролювати належне ведення й зберігання офісної документації, актуальність реєстрів і доступність робочих інструментів.
• Взаємодіяти з HR щодо потреб у персоналі, адаптації нових працівників, розподілу відповідальності та внутрішньої комунікації.
• Забезпечувати своєчасну передачу фінансовій, закупівельній і логістичній командам інформації про потреби та плановані активності.

Програмна координація та якість реалізації

• Підтримувати синхронізацію графіків і ресурсів між проєктами, що реалізуються з офісу в Сумах, не перебираючи відповідальність Project Managers за зміст і результати проєктів.
• Відстежувати операційну готовність до активностей, своєчасне вирішення блокерів і наявність необхідних ресурсів.
• Сприяти дотриманню внутрішніх стандартів, вимог донорів і процедур організації у взаємодії з відповідальними менеджерами.
• Готувати регулярні оновлення керівництву щодо стану офісу, ключових ризиків, відкритих питань і рішень, які необхідні.
• Координувати імплементацію проєктів разом з проєктними менеджерами.

Безпека, ризики та робоче середовище

• Дотримуватися та контролювати в межах ролі виконання безпекових процедур офісу й робочих виїздів у координації із Security Manager.
• Своєчасно повідомляти про операційні, кадрові, безпекові та репутаційні ризики, забезпечувати їх документування та подальший супровід.
• Сприяти професійному робочому середовищу, конструктивному вирішенню непорозумінь і чіткому розподілу ролей та відповідальності.

Виконання інших завдань у межах ролі, необхідних для належного функціонування офісу, за погодженням із безпосереднім керівником.

Вимоги:

• Вища освіта; освіта у сфері менеджменту, управління, міжнародних відносин, соціальних наук або суміжних напрямів буде перевагою.
• Не менше 3 років досвіду роботи в міжнародних або локальних організаціях, в гуманітарному секторі Практичний досвід управління командою, офісом, операційними процесами, проєктами.
• Досвід на керівній/координаційній посаді: Area/Office Manager, Operations Manager, Project Manager або аналогічній.
• Досвід розробки, впровадження чи моніторингу внутрішніх процедур, політик, SOP або робочих процесів.
• Навички планування, пріоритизації, контролю виконання завдань, управління дедлайнами та ризиками.
• Розуміння донорських вимог, циклу проєктного менеджменту та принципів гуманітарної діяльності.
• Досвід роботи з SOP, реєстрами ризиків, трекерами завдань, протоколами зустрічей та іншими управлінськими інструментами.
• Досвід міжфункціональної координації програмних, адміністративних, фінансових, закупівельних і логістичних команд.
• Впевнене користування MS Office та/або Google Workspace, зокрема Excel/Google Sheets.
• Високі організаційні, комунікаційні й аналітичні навички; здатність систематизувати процеси та доводити домовленості до виконання.
• Вільне володіння українською мовою; знання англійської, здатність працювати з конфіденційною інформацією та ескалювати питання вчасно.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в міжнародній гуманітарній організації або в організації з кількома донорами та паралельними проєктами.
• Досвід управління регіональним/польовим офісом або координації діяльності в кількох громадах.
• Досвід представництва організації та взаємодії з місцевою владою, медичними установами й громадськими організаціями.

Ми пропонуємо:

• Роботу в динамічній команді, що створює позитивні зміни для вразливих спільнот.
• Можливість реалізовувати стратегічні рішення на національному рівні.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.