Координатор, координатор відділу взаємодії з військовими

Місія ролі

Забезпечити бездоганний супровід кожного замовлення на навчання — від першої заʼявки до повного завершення і передачі підсумкових документів. Відділ веде замовника і кожного слухача через увесь цей шлях, координатор/ка відповідає за те, щоб процес працював точно, вчасно і без накопичених боргів.

Операційні задачі

• Забезпечувати якісний наскрізний процес супроводу замовлень: від первинної обробки заявок і формування навчальних груп до поточного супроводу слухачів та підготовки підсумкових документів для замовників.
• Дотримуватися високої операційної дисципліни, гарантуючи вчасне виконання всіх етапів процесу та дотримання встановлених строків і регламентів.
• Підтримувати цифрову дисципліну, забезпечуючи повну оцифрованість процесу супроводу, оперативне оновлення статусів та ведення всієї бази даних виключно в робочій системі.
• Підтримувати ефективну комунікацію та робочі відносини з підрозділами та компаніями-замовниками, оперативно реагуючи на їхні запити з урахуванням специфіки, пріоритетів і реального контексту.
• Сприяти сталій наповнюваності навчальних груп, забезпечуючи вчасне інформування підрозділів про наявні освітні можливості та допомагаючи залучати нових партнерів до співпраці.
• Координувати оперативну взаємодію з експертами на всіх етапах супроводу навчання, зокрема під час комплектування груп, організації оперативних замін та успішного завершення курсів.
• Організовувати збір і систематизацію зворотного зв’язку від учасників після закінчення курсів, підготовлювати первинну аналітику та передавати висновки керівниці відділу.
• Дотримуватися правил інформаційної безпеки та внутрішніх політик компанії в щоденній операційній діяльності.
• Оперативно інформувати керівницю відділу про поточний стан виконання завдань, ідентифіковані ризики чи відхилення від процесів.
• Вносити пропозиції щодо покращення робочих процесів
• Готувати звіти та надавати інформацію про кількісні показники щодо навчального процесу на запит керівника

Кваліфікаційний профіль

• Досвід роботи в операційному менеджменті, академічному чи освітньому середовищі — навчальна частина, деканат, адміністрування освітніх програм чи подібне.
• Впевненість у цифровому середовищі — процеси відділу повністю оцифровані, щоденна робота відбувається в обліковій системі, і це має бути для вас природним середовищем, а не незручністю, яку терплять.
• Розвинені комунікаційні навички — інтенсивна щоденна взаємодія із замовниками навчання.
• Навички первинного аналізу даних: вміння збирати якісний та кількісний зворотний зв’язок, структурувати інформацію та готувати чіткі звіти.
• Розуміння правил інформаційної безпеки та етики роботи з конфіденційними даними.

Умови

• Формат роботи — офлайн. Дистанційна робота можлива лише епізодично.