Асистент, Administrative Manager

Наш партнер — українська Defense Tech компанія, яка розробляє та виробляє сучасні технологічні рішення для оборонної сфери. Команда створює продукти, що проходять випробування та використовуються в реальних бойових умовах.

У зв’язку з розвитком напрямку шукаємо асистента\адміністративного менеджера, який забезпечуватиме адміністративну та організаційну підтримку керівництва й команди, координуватиме виконання поточних доручень і допомагатиме підтримувати ефективність внутрішніх процесів компанії.

Основні обов’язки:

• Організація щотижневих внутрішніх нарад: підготовка порядку денного, збір необхідних матеріалів і фіксація домовленостей.
• Контроль виконання доручень керівника: ведення реєстру завдань, відстеження статусів, нагадування відповідальним і своєчасна ескалація прострочених задач.
• Створення заявок на пошук нових співробітників та координація пов’язаних адміністративних процесів.
• Контроль заповнення табелів обліку робочого часу та таблиць із даними щодо понаднормових годин.
• Організація робочих місць для нових співробітників: координація забезпечення меблями, технікою та необхідним обладнанням.
• Контроль розсадки команди на локаціях і ведення обліку робочих місць.
• Оформлення заявок на відрядження та координація процесу погодження запропонованих варіантів.
• Організація відправлення й отримання посилок через внутрішню та зовнішню логістику.
• Супровід адміністративних питань з охорони праці та безпеки: збір потреб команди, комунікація з відповідальними підрозділами й оформлення заявок на закупівлі.
• Взаємодія з адміністративним відділом щодо організації доступу співробітників до локацій.
• Комунікація з іншими підрозділами компанії для оперативного вирішення організаційних та адміністративних питань.
• Виконання інших адміністративних доручень керівництва.

Наші очікування:

• Упевнене володіння MS Office: Word, Outlook, PowerPoint, Teams та Excel (таблиці, фільтри, базові формули).
• Грамотна усна та письмова українська мова, знання правил ділового листування.
• Навички ведення календаря, організації нарад і підготовки протоколів зустрічей.
• Уважність до деталей, відповідальність і системний підхід до роботи з інформацією та завданнями.
• Уміння працювати з кількома задачами одночасно, контролювати строки та дотримуватися домовленостей.
• Розвинені комунікативні навички й готовність взаємодіяти з різними підрозділами компанії.
• Готовність до можливої релокації в межах України.
• Буде перевагою досвід роботи на позиціях асистента керівника, офіс-менеджера, адміністративного асистента або координатора команди.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату відповідно до досвіду та компетенцій.
• Офісний формат роботи та повну зайнятість.
• Бронювання від перших робочих днів.
• Доступ до корпоративного навчання та можливість професійного зростання.
• Роботу над продуктами, що мають реальний вплив.
• Співпрацю із сильною командою та відкриту комунікацію.