Office Manager

Fintech Harbor Consulting is a trusted British international consulting company. We provide the full spectrum of consulting support to fintech and digital businesses, including company registration, crypto licensing, business bank and merchant account opening, obtaining EMI licenses, IP protection, and trademark registration.

JOB DESCRIPTION:

We are looking for a proactive, highly organised, and detail-oriented Office Manager to become the heart of our growing international team. In this role, you will ensure the smooth day-to-day operation of the office while supporting management, coordinating administrative processes, and creating a comfortable working environment for employees and visitors.

Key Responsibilities

• Ensure the efficient day-to-day operation of the office.
• Manage office supplies, equipment, and relationships with vendors and service providers.
• Coordinate incoming and outgoing correspondence, courier services, and document flow.
• Organise business meetings, conference rooms, company events, and team activities.
• Support travel arrangements, including flights, accommodation, transfers, and business trips.
• Welcome guests and maintain a professional office environment.
• Provide administrative support to the management team.
• Assist HR with onboarding and offboarding processes, preparing workplaces for new employees.
• Coordinate office maintenance, repairs, cleaning services, and facility management.
• Monitor office expenses and assist with procurement and invoice processing.
• Support internal communication and help improve office processes.
• Handle ad hoc administrative tasks and projects.

Requirements

• 1+ years of experience as an Office Manager, Office Administrator, Executive Assistant, or in a similar administrative role.
• Excellent organisational and multitasking skills.
• Strong communication and interpersonal abilities.
• Ability to work independently and prioritise tasks in a fast-paced international environment.
• Attention to detail and a proactive, solution-oriented mindset.
• Upper-Intermediate or higher English (both written and spoken).
• Proficiency in Google Workspace and Microsoft Office.
• Experience working in international, fintech, legal, consulting, or technology companies will be an advantage.
• This is a fully office-based position.

We Offer

• Competitive salary.
• Professional and career development.
• Friendly, supportive, and international team.
• Modern office and comfortable working environment.
• Regular team-building activities, including PlayStation tournaments, escape rooms, board games, and other social events that strengthen teamwork and create a fun workplace culture.

ОПИС ПОСАДИ:

Ми шукаємо організованого, відповідального та проактивного Офіс-менеджера, який забезпечуватиме безперебійну роботу офісу, підтримуватиме адміністративні процеси компанії та допомагатиме міжнародній команді у щоденній роботі.

Основні обов’язки

• Організація та забезпечення ефективної роботи офісу.
• Закупівля канцелярії, офісних матеріалів, контроль запасів та взаємодія з постачальниками.
• Організація документообігу, робота з поштовими та кур'єрськими службами.
• Координація зустрічей, переговорів, бронювання переговорних кімнат.
• Організація відряджень: бронювання квитків, готелів, трансферів.
• Зустріч гостей компанії та підтримання високого рівня сервісу в офісі.
• Адміністративна підтримка керівництва та співробітників.
• Допомога HR-команді в організації онбордингу нових співробітників.
• Координація роботи клінінгових служб, технічного обслуговування офісу та взаємодія з орендодавцем.
• Контроль адміністративних витрат, підготовка рахунків та взаємодія з бухгалтерією.
• Організація корпоративних заходів, свят та внутрішніх активностей.
• Виконання інших адміністративних завдань відповідно до потреб бізнесу.

Наші очікування

• Досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором офісу або асистентом керівника від 1 року.
• Високий рівень організованості та відповідальності.
• Уміння працювати в режимі багатозадачності.
• Відмінні комунікаційні навички та клієнтоорієнтованість.
• Проактивність, уважність до деталей та вміння швидко знаходити рішення.
• Англійська мова — рівень Upper-Intermediate або вище.
• Впевнене володіння Google Workspace та Microsoft Office.
• Досвід роботи в міжнародних, fintech, юридичних або консалтингових компаніях буде перевагою.
• Вакансія передбачає офлайн-формат роботи з обов’язковим відвідуванням офісу.

Ми пропонуємо

• Конкурентну заробітну плату.
• Можливість професійного та кар'єрного розвитку.
• Дружню міжнародну команду та комфортну атмосферу.
• Сучасний офіс.
• Регулярні командні активності, зокрема турніри з PlayStation, квести (escape rooms), командні ігри та інші заходи, що сприяють згуртованості команди й створюють позитивну атмосферу на роботі.