Олена

ХОХЛОВА ОЛЕНА ІВАНІВНА
Офіс-менеджер
[open contact info](look above in the "contact info" section) | [open contact info](look above in the "contact info" section) | Київ, Україна

Профіль
Офіс-менеджер із досвідом побудови та повного контролю офісних процесів у компанії зі штатом 50 осіб:
документообіг, підрядники, бюджет закупівель, комунікація з клієнтами. Технічна освіта (інженерна
механіка) та 15 років досвіду структурування процесів і документації. Оптимізувала витрати на підрядників на
10%, скоротила час пошуку документів з 1 години до 10 хвилин. Впевнено працюю з Google Workspace, MS
Office та AI-інструментами для автоматизації рутинних задач.

Контактна інформація
• Громадянство: Україна
• Дата народження: 21.12.1986
• Бажана заробітна плата: 35 000 грн
• Бажана посада: Офіс-менеджер

Ключові навички
• Організація та адміністрування офісних процесів
• Внутрішній документообіг, діловодство, архівація документів
• Пошук, відбір та контроль підрядників і постачальників; ведення переговорів
• Бюджетування закупівель та оптимізація витрат
• Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail), MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Організація заходів та зустрічей, координація команди
• Підбір персоналу, взаємодія з рекрутинговими агентствами
• Прийом вхідних дзвінків, консультування клієнтів, комунікативні навички
• Багатозадачність, тайм-менеджмент, робота на випередження
• AI-інструменти для автоматизації документообігу та аналітики (ChatGPT, Claude, Gemini)

Досвід роботи

Офіс-менеджер, помічник керівника | Охоронна компанія (назва не розголошується за умовами
угоди)
06.2025 — теперішній час
• Забезпечувала організацію та порядок в офісі компанії зі штатом 50 співробітників.
• Знаходила та контролювала 8 категорій підрядників (клінінг, доставка води, ремонт приміщень,
канцелярія, рекрутингова компанія, ремонт принтерів, поліграфія, лазерне гравіювання), покращивши
якість виконаних робіт та заощадивши компанії близько 10%.
• Проводила регулярний аналіз 12 конкурентів за ціновою політикою та переліком послуг.
• Здійснювала моніторинг репутації компанії на 4 платформах (Google, Google Maps, соцмережі, сайт
компанії); оперативно опрацювала конфліктну скаргу клієнта, запобігши її ескалації.
• Вела Instagram-акаунт компанії з публікацією 3 постів на тиждень, збільшивши охоплення публікацій у 2
рази.
• Закрила вакансію через самостійний підбір кандидатів; координувала розстановку персоналу на 5
об'єктах.
• Обробляла до 20 вхідних дзвінків щодня, включно з консультуванням клієнтів щодо послуг компанії.
• Структурувала архів договорів компанії (близько 10 договорів), скоротивши час пошуку документа з 1
години до 10 хвилин.
• Організувала 2 внутрішні заходи на рік для команди до 15 осіб, самостійно відповідаючи за логістику та
проведення.
Викладач технічних дисциплін | Краматорське ВПУ
08.2009 — 07.2026 (паралельно з посадою офіс-менеджера з 06.2025)
• Координувала організаційні та адміністративні процеси для груп 30+ осіб щороку: розклад, документація,
логістика заходів.
• Розробила систему навчальних матеріалів і документообігу, що скоротила час підготовки на 40%.
• Використовувала MS Office та Google Workspace для ведення документації, планувала та пріоритизувала
кілька задач одночасно.

Освіта
Донбаська державна машинобудівна академія, м. Краматорськ
2009 | Спеціальність: Технологія машинобудування. Кваліфікація: інженерна механіка

Додаткові навички
Figma, Canva, робота з AI-інструментами (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek) для автоматизації
документообігу та аналітики — прикладне застосування для складання аналітичних звітів.

Мій принцип роботи: керівник не повинен думати про офіс — лише про бізнес.