Personal information hidden

СВІТЛАНА ДУБАС
Executive Assistant | Помічник члена правління | [open contact info](look above in the "contact info" section)
Керівник адміністративного напрямку [open contact info](look above in the "contact info" section)
Академмістечко, Київ, Україна

КЛЮЧОВІ ФАКТИ
15+ років досвіду адміністративного управління та підтримки топкерівників.
6 років роботи безпосередньо з членом правління та головою правління державної енергетичної компанії.
Координація взаємодії з державними органами та стратегічними штабами.
Досвід управління командою - 13 працівників.
Координація адміністративних процесів для компаній із чисельністю понад 5 000 працівників.

КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
• Підтримка керівників вищої ланки (Executive Support)
• Координація роботи правління та колегіальних органів
• Контроль виконання доручень
• Управління документообігом та діловодством
• HR-адміністрування та кадровий супровід
• Організація нарад і протокольних заходів
• Управління корпоративними проєктами
• Оптимізація та регламентація бізнес-процесів
• Архівна справа
• Бізнес-комунікації
• Бюджетування адміністративних витрат
• СЕД АСКОД, MS Office

ДОСЯГНЕННЯ
Підвищила виконавську дисципліну в дирекції: скоротила частку прострочених карток у дирекції з 67%
до прийнятного рівня (менш ніж 15%). Впровадила культуру змістовного звітування, забезпечивши
коректне надання коментарів щодо виконання доручень усіма членами команди.

Розробила та впровадила методичні матеріали для онбордингу, що пришвидшило адаптацію нових
колег та покращило взаємодію всередині компанії. Окремі напрацювання (гайд по СЕД АСКОД, Правила
оформлення вихідних листів, Поради щодо використання автовідповідача) були масштабовані та наразі
використовуються працівниками суміжних підрозділів.

Виступала наставником для нових працівників підрозділу, забезпечивши їхню швидку інтеграцію в
робочі процеси та вихід на самостійний рівень виконання завдань.

Організувала роботу Кол-центру, досягнувши зниження необроблених викликів з 85% до 14%.
Підготувала понад 120 голосових повідомлень для IVR-каналу, забезпечивши повний цикл — озвучення,
запис, редагування та форматування для інтеграції в систему;

Ініціювала та реалізувала волонтерський проєкт - сформувала команду з понад 60 співробітників для
допомоги у відновленні об’єктів після обстрілів, організувала виїзди, логістику та комунікацію.

Ініціювала та впровадила корпоративну бізнес-бібліотеку (більше 250 книжок), розробила інтерактивний
каталог професійної літератури, забезпечила створення комфортного та функціонального простору для
бібліотеки, запустила кампанію з популяризації бібліотеки серед співробітників.

Забезпечила відкриття нового офісу для представництва компанії «ChevronTexaco» з урахуванням
відповідності ергономіки офісу до міжнародних стандартів (EN ISO 9241-5: Ergonomic requirements for
office work with visual display terminals та ISO 9241-210).
ПРОФЕСІЙНИ ДОСВІД
Помічник члена правління / в.о. Начальника адміністративного відділу / Помічник Голови правління
Енергетична державна компанія| 2019 - по теперішній час
Відповідала за координацію роботи апарату управління та п’яти регіональних підрозділів загальною чисельністю понад 5 000
співробітників.
Відповідала за підвищення виконавської дисципліни та контроль виконання доручень та завдань.
Протягом 9 місяців виконувала обов’язки начальника відділу (декретна посада, 13 підлеглих), керуючи плануванням, бюджетом та
складними кадровими рішеннями без репутаційних ризиків для компанії.
Відповідала за цифровізацію сервісних каналів (IVR) та координацію волонтерського проєкту із відновлення об’єктів за участю 60+
колег.

Адміністративний менеджер / Персональний асистент СЕО
ТОВ “Валартін Фарма” | 2017 - 2019
Відповідала за комплексний адміністративний супровід СЕО та моніторинг виконання пріоритетних завдань підрозділами.
Забезпечувала безперебійну операційну діяльність офісу та оптимізацію витрат на господарське забезпечення.
Розробила та впровадила схему безготівкового забезпечення представницьких заходів, забезпечивши 100% законність та повну
фінансову прозорість операцій.

Начальник відділу секретаріату / Архіваріус / Старший секретар
ТОВ “СПЕКЛ” | 2016 - 2017

Відповідала за розробку та впровадження єдиного корпоративного стандарту архівної справи на підприємстві.
Відповідала за організацію та проведення процедури знищення підзвітних архівних документів із суворим дотриманням
законодавчих норм та оформленням відповідних актів.
Керувала роботою секретаріату, налагодивши системний облік та контроль вхідної й вихідної кореспонденції.
Відповідала за розробку та впровадження Положення про договірну роботу для штату чисельністю 168 працівників.

Секретар Голови Ради Правління/Менеджер по персоналу
ПрАТ “Альцест” | 2012 - 2015
Поєднувала функції помічника керівництва та менеджера з персоналу, відповідаючи за повний цикл кадрового адміністрування.
Відповідала за автоматизацію HR-звітності за допомогою макросів Excel, що пришвидшило облік руху кадрів та залишків
відпусток.
Впровадила правила корпоративної комунікації та уніфікувала стандарти ділового листування для всього штату.

Асистент генерального директора представництва Chevron і Texaco
ТОВ “Шеврон Лубрікантс Україна”| 2007 - 2012

ОСВІТА
Національна академія управління
Бакалавр - Маркетинг 2020 - 2023
Навчально-науковий інститут права і соціальних технологій
Національного університету «Чернігівська політехніка»
Молодший спеціаліст - Соціальна робота 1999-2002
вивчала:
КЗпП, Цивільний Кодекс, КУпАП, Етичний кодекс (професійний)

ВОЛОДІННЯ МОВАМИ
Українська - рідна
Англійська письмова - Intermediate (B1)
Англійська розмовна - Pre-Intermediate (A2)

РЕКОМЕНДАЦІЇ
Готова надати рекомендації від керівників вищої ланки державного сектору та бізнесу.