Вадим

ВОЛОТКА ВАДИМ СЕРГІЙОВИЧ
Project Manager / Operations Project Manager
Харків, Україна | [open contact info](look above in the "contact info" section) (Viber, WhatsApp) | Telegram: @VadymBatR | [open contact info](look above in the "contact info" section) | English: B2

ПРОФІЛЬ
Project Manager / Operations PM з досвідом координації внутрішніх проєктів, впровадження таск-менеджменту, контролю дедлайнів,
організації командної взаємодії та підготовки управлінської звітності.
Маю сильний бекграунд в освітніх, операційних та digital-процесах: запуск і супровід навчальних проєктів, робота з командами,
підрядниками, студентами, керівництвом, документацією та процесами. Вмію структурувати хаос, переводити домовленості в
конкретні задачі, контролювати виконання та допомагати команді працювати системно.
У поточній ролі координую до 5 активних внутрішніх проєктів одночасно, взаємодію з 8+ напрямами компанії та підтримую роботу
команди через Worksection, регулярну звітність, наради, контроль дедлайнів і проєктну документацію.
Використовую AI-інструменти, Google Workspace, таск-менеджери та digital-сервіси для оптимізації роботи, підготовки звітності,
аналітики й документації.
КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
Project Management: Інструменти:
• Планування, постановка задач, контроль дедлайнів • Worksection, Trello, ClickUp
• Координація кросфункціональних команд • Google Workspace: Calendar, Sheets, Docs, Drive
• Статуси, звітність, action items після нарад • Microsoft Office, CRM SalesDrive, LMS GetCourse
• Проєктна документація, регламенти, архіви • SmartSender, WordPress, Webinar Stars
• Оптимізація процесів і робота з ризиками • Zoom, YouTube, Google Ads, Facebook Ads
• Базове розуміння Scrum / Agile-підходів • ChatGPT, Claude, OpenCode, ШІ-агент на базі Hermes

ДОСВІД РОБОТИ
Група компаній «Craft Group» 30.05.2024 – 20.07.2026
Project Manager
• Одночасно супроводжував до 5 активних внутрішніх проєктів у Worksection: контролював задачі, дедлайни, відповідальних,
статуси, ризики та наступні кроки.
• Впровадив Worksection у командну роботу компанії для 20+ співробітників: налаштував процес постановки задач, статуси,
дедлайни та контроль виконання.
• Координував взаємодію між 8+ напрямами компанії: керівництво, маркетинг, SMM, дизайн, HR, retail, онлайн-продажі,
виробництво, бухгалтерія та фінансовий блок.
• Щоденно контролював актуальність задач у Worksection: статуси, дедлайни, відповідальних, затримки та якість комунікації між
учасниками процесу.
• Організовував регулярні робочі наради: фіксував домовленості, формував action items і переводив рішення в конкретні задачі з
відповідальними та строками.
• Готував регулярну звітність для керівництва щодо прогресу задач, ризиків, проблемних зон і наступних кроків.
• Створив і впровадив до 5 внутрішніх правил / регламентів щодо постановки задач, контролю дедлайнів, звітності та ведення
проєктної документації.
• Аналізував проблемні місця в процесах, знаходжу причини затримок і пропоную практичні рішення для оптимізації роботи
команди.
• Координація та крос-функціональна взаємодія з виробництвом -
Супроводжував та координував проектну взаємодію між виробництвом парфумерії (розробка, розлив, фасування, пакування,
контроль якості) та іншими відділами — маркетингом, дизайном, майстернями та департаментом продажів
• Планування та контроль ланцюжка задач -
Оцифровував та переводив виробничі запити й графіки випуску нових лінійок/продуктів у Worksection: контролюю дедлайни
підготовки сировини, комплектуючих, етикеток і готовність товарних партій до відвантаження.

Ключові досягнення:
• Впровадив Worksection із нуля для 20+ співробітників і допоміг команді перейти від хаотичних домовленостей до системної
роботи із задачами, статусами та дедлайнами.
• Систематизував роботу з до 5 активними проєктами одночасно, що дозволило керівництву бачити реальний статус задач,
затримки та наступні кроки.
• Налаштував прозору взаємодію між 8+ відділами / напрямами компанії, що покращило контроль виконання задач і комунікацію
між командами.
• Зменшив кількість “забутих” домовленостей завдяки фіксації рішень після нарад і переведенню їх у конкретні задачі.
• Покращив дисципліну планування та звітності через регулярний контроль задач, нагадування, уточнення відповідальних і
структурування дедлайнів.

Вадим Волотка | Project Manager | [open contact info](look above in the "contact info" section) | Telegram: @VadymBatR
• Навчив внутрішнього ШІ-агента Project (Hermes), що дозволило автоматизувати рутинні процедури з обробки інформації,
підготовки звітів та регламентації процесів для команди
• Створив і підтримував базу внутрішніх правил, регламентів та проєктної документації для збереження управлінських рішень і
робочих матеріалів компанії.
• Налагодив прозорий процес комунікації та передачі задач між парфумерним виробництвом і маркетингом/дизайном, що
прискорило вихід нових позицій товарів на ринок.

ВСП Харківський фаховий коледж інформаційних технологій НАУ «ХАІ» / 15.07.2024 - сьогодні
ІТ-Коледж ХАІ
Викладач
• Проводжу заняття для студентів з профільних технічних та ІТ-дисциплін.
• Готую навчальні матеріали, практичні завдання, пояснення та методичні матеріали.
• Планую навчальний процес у межах дисциплін: структура занять, контроль виконання завдань, перевірка робіт і зворотний
зв’язок.
• Комунікую зі студентами щодо дедлайнів, завдань і результатів, підтримую дисципліну та системність у навчальному процесі.
Бізнес-маркетингова агенція Matis & Mery 21.02.2024 - 06.05.2024
Помічник керівника
• Виконував задачі керівника, пов’язані з пошуком, аналізом, систематизацією та перевіркою інформації.
• Працював із задачами у Worksection: фіксував доручення, контролював статуси та строки виконання.
• Структурував дані, порівнював варіанти рішень і готував інформацію для підтримки управлінських рішень.
VSA Company 01.09.2023 - 16.01.2024
Бізнес-асистент
• Брав участь у розробці навчальних курсів і структуруванні навчальних матеріалів.
• Створював чат-боти за допомогою SmartSender і працював із вебінарами у Webinar Stars.
• Допомагав у рекрутингу: пошук кандидатів, проведення співбесід та інтерв’ю.
Онлайн-школа німецької мови «Аура» 11.10.2022 - 10.03.2023
Помічник керівника / спеціаліст відділу підтримки
• Проводив адаптацію нових викладачів: створення Google-акаунтів, доступи до Zoom, пояснення правил роботи.
• Супроводжував викладачів у технічних та організаційних питаннях.
• Аналізував якість пробних і перших уроків, надавав викладачам зворотний зв’язок і рекомендації.
• Працював із таблицями обліку, рахунками викладачів, діаграмами Ганта та задачами у Trello.
A-Psy 07.07.2022 - 09.09.2022
Організатор навчального процесу, методист
• Брав участь у запуску навчального центру та структуруванні навчального процесу.
• Працював з організаційними й методичними задачами для запуску навчального напряму.
COREWIDE 01.11.2021 - 15.03.2022
Координатор навчального центру
• Створював навчальний центр з нуля, займався пошуком і залученням курсантів.
• Рекламував курси через Google, Facebook та YouTube.
• Проводив співбесіди з кандидатами та працював із фідбеком учасників.
• Організовував відеозйомку занять і завантаження матеріалів на YouTube.
Учбовий центр NURE IT Academy 01.10.2012 - 24.02.2022
Адміністратор / менеджер; протягом 1,5 року виконував функції керівника
• Організовував навчальний процес: розклад занять, вебінари, консультації, комунікацію зі студентами та інструкторами.
• Координував роботу інструкторів, контролював перевірку домашніх завдань і якість навчання.
• Збирав та аналізував фідбек студентів, впроваджував покращення у навчальний процес.
• Проводив пошук, відбір і співбесіди з інструкторами.
• Співпрацював з роботодавцями та партнерами щодо працевлаштування випускників.
• Працював із договорами, актами, фінансовими операціями та внутрішньою документацією.
• Запускав рекламні кампанії у Google та Facebook, оновлював сайт через WordPress, організовував заходи та консультації.
Центр міжнародної ІТ-сертифікації Pearson VUE 01.10.2012 - 24.02.2022
Адміністратор
• Організовував та проводив міжнародні ІТ-сертифікації відповідно до процедур сертифікаційного центру.
• Комунікував з кандидатами, супроводжував процес проходження сертифікації та вирішував організаційні питання.
Харківський національний університет радіоелектроніки 01.09.2008 - 15.07.2024
Викладач телекомунікацій та кібербезпеки / заступник завідувача кафедри /
заступник декана / завідувач відділу

Вадим Волотка | Project Manager | [open contact info](look above in the "contact info" section) | Telegram: @VadymBatR
• Проводив заняття українською та англійською мовами у сфері телекомунікацій, мереж і кібербезпеки.
• Розробляв навчальні матеріали, методичні матеріали та пояснював складну технічну інформацію простою мовою.
• Координував профорієнтаційну роботу з абітурієнтами, студентами, коледжами та навчальними закладами.
• Брав участь в адміністративних, освітніх та організаційних процесах університету.
• Контролював успішність студентів і процеси, пов’язані з оплатою навчання.
ВОЛОНТЕРСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ
The Borderlands Foundation 18.05.2023 - 02.08.2023
Project Manager, волонтер
• Брав участь у реструктуризації відділу QA.
• Планував і координував процес тестування.
• Працював із задачами у ClickUp.
• Допомагав структурувати процеси, відповідальність і комунікацію всередині команди.
ОСВІТА, КУРСИ ТА МОВИ
Освіта Курси та додаткове навчання Мови
Харківський національний університет Project Management: Українська - рідна
радіоелектроніки • IT Project Management Англійська - B2
Магістр з відзнакою: Інформаційні мережі • Project Manager in IT
зв’язку • Основи проєктного менеджменту Сильні сторони
• Основи проєктного менеджменту: створення • Системність і відповідальність
2003 - 2008
та планування проєкту • Самоорганізація та вміння доводити задачі
• Основи проєктного менеджменту: виконання до результату
та контроль проєкту • Комунікабельність і робота з різними типами
• Сучасне керівництво проєктами - мистецтво людей
порушення правил • Аналітичне та критичне мислення
• Для менеджерів - курс Артема Бородатюка • Уважність до деталей
AI та технології: • Вміння знаходити помилки в процесах і
• Google AI Essentials пропонувати практичні рішення
• Google Prompting Essentials
• Від початківця до експерта в ШІ
• Курси Cisco з мереж та безпеки з
відповідними сертифікатами
Менеджмент та soft skills:
• Time Management
• Асертивна комунікація
• Лідерство у команді: становлення лідера
• Бізнес-аналіз
• Тестування ПЗ
Маркетинг:
• Інтернет-маркетинг
• Копірайтинг

Вадим Волотка | Project Manager | [open contact info](look above in the "contact info" section) | Telegram: @VadymBatR