Дмитро

Дмитро Вакуленко
Chief Operating Officer (COO) | Head of Operations
Київ, Україна | [open contact info](look above in the "contact info" section) | [open contact info](look above in the "contact info" section) | https://t.me/dmytro_vakulenko

EXECUTIVE PROFILE
Chief Operating Officer / Head of Operations із понад 6-річним досвідом побудови, систематизації та масштабування операційних систем у B2C EdTech, освітніх та соціальних проєктах. Спеціалізуюся на трансформації хаотичних бізнес-процесів у керовані операційні моделі, які забезпечують прогнозоване масштабування бізнесу, підвищення маржинальності та чистого прибутку.
Маю практичний досвід побудови операційної функції “з нуля”: від аудиту бізнесу, проєктування процесів, SOP та KPI до фінансової моделі (P&L, Cash Flow, Unit Economics), автоматизації, управлінської звітності та розвитку управлінських команд.
Працював із командами до 150 співробітників, маркетинговими бюджетами до $15 000/день, операційними бюджетами понад 1 млн грн/місяць та кросфункціональними командами Marketing, Product, Sales, Finance, Customer Success та Operations.
Фокус роботи — створення операційних систем, які забезпечують швидке прийняття рішень, фінансову прозорість, високу швидкість delivery та масштабування бізнесу без пропорційного збільшення команди й операційних витрат.

BUSINESS IMPACT
• Побудував операційні системи для EdTech-компаній із командами до 150 співробітників.
• Збільшив швидкість виконання операційних процесів у 2 рази без збільшення штату.
• Побудував систему фінансового управління (P&L, Cash Flow, Unit Economics, Budgeting), що забезпечила прозоре управління прибутком та грошовими потоками.
• Скоротив витрати окремих операційних процесів до 80% та оптимізував загальні витрати приблизно на 3% обороту компанії.
• Керував маркетинговими процесами з рекламними бюджетами до $15 000 на день.
• Побудував систему операційної звітності та управлінської аналітики для Marketing, Sales, Product та Finance.
• Особисто найняв понад 50+ співробітників, впровадив системи адаптації, Performance Review та регулярних One-to-One.
• Масштабував благодійний проєкт до 6 міст України, забезпечивши понад 2000 сімей комплексною психологічною допомогою.

CORE COMPETENCIES
Operations Management • Business Operations • Operational Excellence • Business Process Design • Process Optimization • Organizational Design • Cross-functional Leadership • Change Management • P&L Management • Cash Flow Management • Unit Economics • Budget Planning • Cost Optimization • Financial Reporting • KPI Systems • OKR • SOP Development • Workflow Automation • CRM Implementation • Risk Management • Project Portfolio Management • People Management • Hiring • Performance Management • Agile • Scrum • Kanban • Lean

PROFESSIONAL EXPERIENCE
Chief Operating Officer (COO)
Преміальний B2C EdTech-проєкт (Україна) | 03.2026 — Present
Команда: до 25 співробітників та підрядників
Scope
• Побудова операційної моделі компанії.
• Управління Operations, Finance, Sales Operations, Product Operations та Marketing Operations.
• Побудова фінансової системи компанії.
• Управління операційною ефективністю запусків.
• Розробка SOP, регламентів та систем автоматизації.
• Побудова систем управлінської звітності.
• Побудова процесів найму, адаптації та розвитку команди.
Key Results
• Побудував операційну систему компанії практично з нуля, стандартизувавши взаємодію між усіма ключовими департаментами.
• Впровадив систему фінансового управління (P&L, Cash Flow, Unit Economics, платіжний календар), забезпечивши повну прозорість доходів, витрат та прогнозування прибутку.
• Скоротив витрати окремих операційних процесів до 80% та оптимізував загальні витрати приблизно на 3% обороту компанії.
• Збільшив швидкість виконання міжфункціональних задач приблизно у 2 рази завдяки автоматизації та стандартизації процесів.
• Побудував систему регулярного операційного менеджменту: планування, Weekly, Daily, Retrospective, KPI Review.
• Впровадив централізовану систему управління задачами через Asana, що забезпечила прозорість роботи всіх команд.
• Побудував CRM-процес збору та аналізу клієнтського зворотного зв’язку для розвитку продукту та підвищення LTV.
• Найняв та адаптував ключових спеціалістів (Product Manager, Accountant, Designers, Video Editors та ін.).
• Розробив та впровадив SOP, Work Instructions та внутрішні політики для ключових бізнес-процесів.

Project Management
B2C Crypto EdTech | 2024 — 2026
Пряме управління: до 25 співробітників та підрядників
Scope
• Управління операційною діяльністю департаменту автоворонок.
• Координація Marketing, Design, Development, QA, Analytics та Production.
• Побудова операційних процесів між командами.
• Управління ресурсним плануванням.
• Побудова систем аналітики та автоматизації.
Key Results
• Повністю перебудував систему управління операційною діяльністю департаменту автоворонок, стандартизувавши процеси через Asana, SOP, RACI та автоматизовані Workflow.
• Збільшив пропускну здатність команд приблизно у 2 рази без збільшення чисельності персоналу.
• Побудував систему контролю якості поставок маркетингових матеріалів та процесів QA.
• Автоматизував ключові операційні процеси, що дозволило суттєво скоротити ручну роботу та зменшити кількість операційних помилок.
• Побудував систему операційної аналітики та управлінських дашбордів для Marketing Operations.
• Брав участь у створенні нової вебінарної платформи спільно з командою розробки для підвищення ефективності маркетингових воронок.
• Розробив SOP та регламенти для Marketing, Traffic, Analytics, QA, Technical Department та Creative Production.
• Координував запуск масштабних маркетингових кампаній, включаючи вихід в офлайн-рекламу.
• Компанія двічі оновила історичний рекорд за доходом протягом періоду моєї роботи.

Project Management
Благодійний фонд психологічної допомоги | 2022 — 2024
Команда: понад 50 співробітників
Scope
• Заснування та масштабування проєкту.
• Побудова операційної моделі.
• Управління бюджетом понад 1 млн грн/місяць.
• Побудова партнерств із міжнародними донорами.
• Найм та розвиток команди.
• Контроль фінансової дисципліни та відповідності вимогам грантодавців.
Key Results
• Ініціював створення проєкту та побудував операційну модель благодійної організації з нуля.
• Масштабував діяльність із онлайн-формату до мережі у 6 містах України.
• Сформував команду понад 50 профільних спеціалістів та побудував систему їхньої координації.
• Забезпечив понад 2000 українських сімей комплексною психологічною допомогою.
• Організував проведення близько 500 консультацій щотижня.
• Побудував операційну систему управління проєктами, фінансами та документообігом відповідно до міжнародних стандартів донорських програм.
• Забезпечив реалізацію програм на десятки мільйонів гривень, включаючи міжнародне фінансування.
• Організував проведення освітніх заходів для професійного розвитку тисяч українських спеціалістів.

MANAGEMENT EXPERIENCE
• Побудова операційних систем компанії “з нуля”.
• Побудова Finance Operations.
• Побудова Sales Operations.
• Побудова Product Operations.
• Побудова Marketing Operations.
• Побудова управлінської звітності.
• Побудова P&L, Cash Flow та Unit Economics.
• Побудова KPI та OKR.
• Побудова SOP, Work Instructions та внутрішніх політик.
• Організаційний дизайн та оптимізація структури компанії.
• Побудова систем найму, адаптації та оцінки персоналу.
• Проведення One-to-One та Performance Review.
• Побудова систем автоматизації бізнес-процесів.
• Управління змінами (Change Management).

TOOLS
Operations: Asana, Google Workspace, Notion
Analytics: Microsoft Excel (Advanced), Google Sheets
Finance: P&L, Cash Flow, Unit Economics, Budget Planning
Management: KPI, OKR, SOP, RACI, RICE
AI: AI Assistants, AI Workflow Automation, Meeting Summaries

EDUCATION
• Управління інформаційною безпекою (06.2016)
Науково-дослідницький інститут інформаційної безпеки НА СБУ
• Медична психологія (12.2018)
Міжнародна академія управління персоналом
• Курс Becoming a COO - (04.2026)
від Projector

LANGUAGES
• Англійська — A2 Елементарний
• Українська — Носій мови