Personal information hidden

ІРИНА ШЕЛЕСТЮК
Event Project Manager | Операційний менеджмент та управління процесами
📧 [open contact info](look above in the "contact info" section)📞 [open contact info](look above in the "contact info" section)📍 Вроцлав, Польща 🔗 [open contact info](look above in the "contact info" section)
ПРОФІЛЬ
Event Project Manager із 7+ роками досвіду в управлінні проєктами повного циклу, координації міжфункціональних команд та операційному вдосконаленні процесів. Координувала міжфункціональні команди (Legal, Finance, Design, Logistics) через Bitrix24: постановка завдань, контроль виконання, ескалація у разі зриву дедлайнів. Реалізувала 100+ заходів в Україні та ЄС, включаючи події на 500+ учасників.
КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
• Координація між підрозділами — взаємодія між Event, Marketing, Design, Legal, Finance командами
• Документування процесів — розробка внутрішніх регламентів, чек-листів, брифів.
• Операційний менеджмент — управління паралельними проєктами та багатьма стейкхолдерами
• Інструменти управління проєктами — Jira, Notion, Bitrix24, Google Workspace
• Бюджетний контроль та звітність — бюджети, тендерна діяльність, управління постачальниками
• Оптимізація процесів — впровадження стандартизованих процедур та покращення ефективності команди
• Структурування документації — брифи, шаблони, звіти, внутрішні бази знань
• AI та дизайн-інструменти — Canva, Gamma.app, Cloude AI
ДОСВІД РОБОТИ
Event Project Manager | TOTISPHARMAлипень 2020 — теперішній час
Керувала івент-проєктами в Україні та ЄС, виступаючи операційною ланкою між івент-командою та суміжними відділами (Marketing, Legal, Finance, Design, Logistics). Розробляла та підтримувала внутрішні процеси, стандарти та документацію для забезпечення стабільної якості виконання проєктів.
• Реалізувала 100+ бізнес-заходів за повним циклом (end-to-end), включаючи події на 500+ учасників
• Розробляла та впроваджувала внутрішню документацію: чеклісти, шаблони брифів та процедури для івент-команди
• Координувала роботи міжфункціональних команд - Marketing, Legal, Finance, Design, Logistics за допомогою Bitrix24. Керувала пулом із 20+ одночасних задач у Bitrix24, відстеження виконання та ескалація у разі недотримання термінів
• Розробила стандартний шаблон runsheet для заходів; готувала та розсилала повний операційний runsheet під кожен івент — таймінги, вимоги та інструкції для кожної команди
• Підготовка звітів після заходу, що містять аналітичні дані, висновки та рекомендації для майбутніх проектів
• Провела 6 церемоній відкриття філій на національному рівні з координацією декількох команд одночасно
• Управляла повним циклом виробництва виставкових стендів — від технічної документації до контролю виробництва
• Оптимізувала процеси бюджетного контролю та звітності; вела тендерну діяльність та договори з постачальниками
Event Manager | MIRS Corporationлипень 2018 — травень 2020
Керувала участю компанії у 24 галузевих виставках, самітах та конференціях в Україні. Відповідала за стратегію присутності бренду та операційну координацію всіх заходів.
• Координувала паралельне проведення масштабних заходів у різних локаціях, повний контроль усіх процесів
• Управляла міжфункціональними командами через Jira; структурувала командні процеси та проєктну документацію
• Формувала внутрішні брифи, пост-івент звіти та рекомендації щодо вдосконалення процесів
• Вела тендерну діяльність та управління підрядниками з виробництва та логістики
• Повний цикл розробки виставкових стендів: від концепції та техдокументації до нагляду за виробництвом
Production Manager | Ресторани Savva Libkinсічень 2017 — липень 2018
Забезпечувала візуальну комунікацію та операційну підтримку маркетингових стратегій для мережі з 9 ресторанів. Координувала виробничі процеси та впроваджувала єдині стандарти бренду.
• Координувала повний виробничий цикл промо-мерчу та елементів декору для 9 локацій
• Організувала 2 Grand Opening церемонії з повним циклом івент-менеджменту
• Впровадила єдині стандарти брендових матеріалів та процеси постачання на всіх локаціях
• Брала участь у реалізації маркетингових активацій для підвищення залученості клієнтів
Production Manager / Team Lead B2B продажів | ТОВ ТЕХНОЮГчервень 2016 — грудень 2016 → вересень 2011 — червень 2016
Управляла стратегічною співпрацею з постачальниками, виробничими циклами промо-продукції та командою B2B-продажів.
• Побудувала довгострокову мережу постачальників; узгодила вигідні умови співпраці
• Перевиконала план виробництва рекламно-сувенірної продукції у 2 рази
• Підвищила рівень повернення втрачених клієнтів на 20%; управляла VIP-портфелем
• Керувала командою продажів; проводила тренінги для персоналу щодо використання промо-інструментів
ІНСТРУМЕНТИ ТА ТЕХНОЛОГІЇ
Управління проєктами
Jira, Bitrix24
Документація та бази знань
Notion, Google Docs
Комунікація та співпраця
Zoom, Google Workspace (Docs, Sheets)
Дизайн та візуалізація
Canva, Gamma.app, Claude AI
Аналітика та звітність
Power BI, Google Sheets
ОСВІТА ТА СЕРТИФІКАТИ
Спеціаліст з юриспруденції | Одеська Національна Юридична Академія2002
Professional Certificate: Google Digital Marketing & E-CommerceCoursera, січень 2025
Google Project Management Coursera, березень 2026

МОВИ
Українська — рідна Англійська — Intermediate (B1, активно вдосконалюю) Польська — Початковий (A1)