Наталія

Вакаренко Наталія Олегівна
Мета:
Розширення своїх знань та досвіду.
Застосування свого професійного досвіду, навичок та знань.
Робота у стабільній компанії з перспективою кар’єрного зросту.
Розвиток творчих та аналітичних здібностей.

Особисті дані:
Місто проживання: м. Одеса
Дата народження: 25.05.1988 р.
Вік: 38 років
Сімейний стан: заміжня, син 4 роки (ходить у садочок), донька 11 років(ходить до школи)
Адреса: Одеса, вул. Олександра Невського 53
Телефон: [open contact info](look above in the "contact info" section)

Освіта:
2005-2011
Одеський Національний Політехнічний Університет. Факультет -менеджмент організаціїї. Спеціальність – менеджер. Ступінь – магістр.

Досвід роботи:

Березень 2024 – по теперешній час
TOTISPHARMA GROUP - Операционный администратор Департамента управления HUB
Обов’язки:
Організація робочих місць співробітників та HUB-ів. • Надання новим працівникам усім необхідним офісним обладнанням за потребою. У разі наявності меблів — організація їх переміщення до відповідного робочого місця. • У випадку нестачі меблів - ініціювання замовлення нових або б/у меблів за погодженням з фінансовим департаментом та СЕО для всіх HUB-ів • Пересадка співробітників між кабінетами: У разі необхідності зміни робочих місць або тимчасових переселень, адміністратор організовує пересадку співробітників між кабінетами, враховуючи їх потреби та зручність.
Координація кур'єрської служби ЦО. Прийом завдань від керівника департаменту: Отримання службових доручень щодо доставки, заборів документів, відправлень або логістичних завдань. • Уточнення деталей: терміни, адресати, пріоритетність. Оперативне прийняття рішень, що сприяють кур'єру ЦО та водієві-експедитору КК У своєчасному та ефективному виконанні їхніх обов'язків. Розподіл завдань кур'єром ЦО та водієм-експедитор КК: • Аналізує навантаження та маршрути. Призначати відповідального виконавця згідно з логікою оптимальної доставки. • Видавати чіткі інструкції щодо часу, місця, документів і контактних осіб. Контроль виконання: • Слідкування за дотриманням термінів виконання кожного завдання. • Перевірка фактичного виконання (через звітність, фотофіксацію або підтвердження отримання). • Забезпечення своєчасної реакції на затримки чи ускладнення. Інформування керівника про відхилення: • Повідомляти про збої, порушення строків або інші нестандартні ситуації. • Ініціювання рішень або альтернативних дій. Взаємодія з іншими підрозділами: Узгодження логістичних деталей з Адміністратором HUB, керівництвом, бухгалтерією, СБО Внутрішня Рекламна Агенція (ВРА), КК, СБО та іншими департаментами за потребою. • Забезпечення документообігу, що супроводжує виконання завдань (накладні, акти, довіреності).
Взаємодія з адміністраторами HUB-ів За дорученням керівника надавати обов'язкові до виконання завдання адміністраторам HUBів, а також оперативно передавати їм чіткі запити щодо звітності, показників та ресурсів для забезпечення ефективної роботи ЦО та HUB-ів. • Постановка завдань, делегованих безпосереднім керівником, і здійснення постійного моніторингу їх виконання. Контроль дотримання встановлених термінів і оцінка рівня якості виконаної роботи, щоб забезпечити своєчасне та ефективне виконання завдань. У разі потреби, коригування планів, вносячи зміни або перерозподіляючи ресурси, щоб досягти максимальної ефективності та уникнути затримок у виконанні завдань. Контроль своєчасності і повноти наданої інформації, систематизація даних для подальшої звітності та прийняття рішень.
Управління документацією: Організовує та контролює ведення документації, забезпечує її збереження, систематизацію й обробку, здійснює моніторинг процесів підписання та архівування важливих документів, своєчасно відстежує терміни підписання й оперативно інформує керівника про можливі затримки.
Організація чистоти та порядку: Забезпечення чистоти та порядку в HUB-ах, включаючи контроль за регулярним прибиранням, організацію графіків та надання всіх необхідних ресурсів для підтримки чистоти, а також нагляд за санітарними стандартами у всіх приміщеннях.
Охорона та безпека: • Взаємодія з службою безпеки Компанії: контроль постановки та зняття сигналізації через мобільний додаток (за необхідності). • Прийом викликів у разі спрацювання сигналізації, ідентифікація відвідувачів HUB КК та HUB. Співпраця з фахівцем з організації безпеки з питань охорони HUB КК та HUB-ів. Нагляд за дотриманням правил безпеки на робочому місці, контроль за належним функціонуванням технічного обладнання для забезпечення безпеки працівників, організація перевірок на відповідність стандартам безпеки та забезпечення заходів у разі надзвичайних ситуацій.
Господарське забезпечення: Організація постачання HUB канцелярськими та господарськими товарами. • Забезпечення HUB-ів HUB КК необхідними продуктами: чай, кава, цукор, лимони, імбир (у зимовий період). • Контроль наявності та стану аптечки, поповнення медикаментів відповідно до терміну придатності. • Контроль за чистотою HUB КК координація роботи прибиральниці, організація ремонтних робіт. Обслуговування кавомашини та побутової техніки: регулярне миття спеціальними засобами, професійне очищення кавомашини кожні 3 місяці, контроль загального технічного стану обладнання. Організація своєчасної заправки вогнегасників та технічного обслуговування згідно з чинними нормами пожежної безпеки, контроль термінів придатності, закупівля нових вогнегасників у разі вичерпання ресурсу або виявлення несправностей.
Логістика, пошта та документообіг: • Організація відправки та отримання кореспонденції (Нова Пошта, Укрпошта, TNT, DHL). • Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, розподіл між відділами. • Допомагати та за необхідності брати участь в інвентаризації техніки та меблів: здійснювати фотофіксацію, збирати й оновлювати інформацію з HUB-ів, сприяти веденню обліку матеріальних цінностей і передавати дані щодо відповідальних осіб до Фінансового департаменту.
Адміністративна підтримка переїздів та відкриттів: Надання допомоги при організації переїздів та відкритті нових HUB: участь у підборі нових приміщень (за необхідністю) відповідно до потреб підрозділів, ініціювання та супровід замовлення меблів (нової або б/у), взаємодія з транспортними компаніями щодо перевезення майна, допомога в логістиці переїзду, організація облаштування робочих зон і переговорних кімнат (за потреби - організація дрібних ремонтних робіт, закупівля необхідного оснащення).
Реалізація майна, яке не використовується в Компанії (меблів та ін.) у HUB, КК та HUB-ів: участь у процесі списання, фотофіксація стану майна, розміщення оголошень про продаж, комунікація з потенційними покупцями, організація передачі та транспортування.
Медичні огляди. Організація обов'язкових медичних оглядів для HUB КК та HUB-ів: забезпечення планової підготовки до медичних оглядів, взаємодія з медичними установами, інформування відповідальних осіб у підрозділах, формування списків працівників, координація графіку проходження та контроль своєчасності проходження оглядів.
Підтримка внутрішнього клімату, сприяння створенню позитивної атмосфери в ЦО та HUB-ах: підтримка командного духу, взаємопідтримки, відповідального ставлення, оптимізму. Здійснення контролю дрескоду та оперативно інформує Адміністраторів HUB-ів про діючі стандарти зовнішнього вигляду для підтримання єдиного корпоративного стилю.
Звітність і комунікація: Формування щоквартального бюджету в межах напрямку господарської діяльності відповідно до встановлених вимог. Підготовка щотижневих та щомісячних звітів про виконані завдання та поточний стан справ з подальшим поданням безпосередньому керівнику. • Щоденна обробка вхідної електронної пошти, системних сповіщень та завдань у Bitrix24 3 метою своєчасного реагування та ефективної комунікації.
Управління матеріально-технічними засобами (МТЗ). Облік та контроль МТЗ: • Ведення електронного обліку матеріально-технічних цінностей (облік надходжень, витрат, залишків). • Регулярне оновлення бази даних МТЗ всієї Компанії при співпраці з Фінансовим департаментом. Збір потреб МТЗ для HUB-ів: Отримання запитів від Адміністраторів щодо потреб у техніці, меблях та витратних матеріалах. • Формування зведених запитів та передача їх відповідальним підрозділам. Реєстрація інцидентів із МТЗ: Прийом звернень про несправності або поломки. • Класифікація інцидентів та передача інформації до профільних спеціалістів для вирішенням проблем. Контроль технічного стану МТЗ: 이 Проведення регулярного огляду техніки та меблів у HUB. Збір інформації по всіх HUB-ах щодо огляду техніки та меблів • Організація своєчасного ремонту або заміни обладнання при виявленні несправностей. Контроль за дотриманням стандартів зберігання та використання МТЗ • Здійснює контроль за умовами зберігання, експлуатації та переміщенням технічних засобів відповідно до внутрішніх процедур. • У разі виявлення порушень - інформує керівника та ініціює коригувальні дії. Звітність та аналітика: • Підготовка щомісячних/квартальних/річних звітів щодо наявності, обігу та потреб у МТЗ. • Надання пропозицій щодо оптимізації витрат на МТЗ. Участь у проведенні інвентаризацій та підготовка відповідних документів.
Виконання доручень керівництва в межах посадових обов'язків.
Серпень 2023 -лютий 2024
ТОВ «Альфа Фарм Одеса», асистент-помічник Менеджера відділу Тендерів
Обов’язки:
Знайомитись з проектами та вносити інформацію необхідні для данного проекту.
У межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки, виявлені у процесі виконання своїх посадових обов'язків, та вносити пропозиції щодо їх усунення.
Запитувати особисто або за дорученням керівника від постачальників та інших спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання проектів.
Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

Липень 2021 – червень 2023

ТОВ ТД «АВІС», ТОВ «Бембікс», асистент-помічник КАМа фарм напрямку
Обов’язки:
- контроль залишку на філіалах погоджених СКЮ на ввід
- підготовка специфікацції у форматі клієнта
- створення специфікації у системі 1С
- контроль за присвоєнням типу ціни в договорах
- завантаження сканів підписаних протоколів на ресурс Public (G)
- систематична перевірка цін при відгрузці клієнтам
- систематична перевірка встановлених скидок та націнок по контрагентам
- своєчасне надання нових специфікацій клієнтам
- своєчасна зміна специфікації в системі 1с
- своєчасне погодження компенсацій по РБ, Активностей та Лістингів
- перевірка залишку товару по позиціях, які плануються на акцію по кожному філіалу, погодження дати старту збільшених заказів
- подання всієї звітності по компенсаціях виробнику
- опрацювання запитів від мережі (накладні,поверненя, ел.документообіг і т.д)
- вигрузки накладних ММО
- отримання накладної на повернення від мережі
- створення заявки на повернення
- спілкування з мережею по всіх проблемних моментах при проведенні повернення (ціна, ТТ, кількостя)
- отримання зворотного звязку від мережі по проблематиці в розхідній накладній
- відправка сканів перероблених накладних клієнту
- робота зі зведеними таблицями
- робота з Exel таблицями

З жовтня 2020-червень 2021

ТОВ«Бембікс», КАМ продуктових мереж
Обов’язки:
- виконання планів продажів;
- введення та розвиток нових контрактів у мережі;
- ведення звітної документації;
- контроль замовлень;
- контроль дебіторської заборгованості по клієнтам;
- надання та проведення акцій;
- аналіз обертовості;
- постійна комунікація з клієнтами;
- складання та узгодження матриць згідно категорій;
- підготовка комерційних умов;
- постановка задач для мерчендайзерів.

Липень 2020-
Жовтень 2020
Грудень 2019-червень2020
ТОВ «Бембікс», менеджер із збуту

ТОВ «Діаман», менеджер із збуту
Обов’язки:
- здійснення продажу;
- мерчендайзинг;
- контроль дебіторської заборгованості;
- розширення клієнтської бази;
- проведення презентацій;
- визначення потреб та можливостей клієнтів та їх аналіз;
- здійснення розширення асортименту;
- забезпечення присутності максимального асортименту продукції у ТТ;
- ведення перемов з клієнтами про збільшення об’ємів продажів;
- розробка комерційних умов, угод, укладення договорів.

Ліцензії та сертифікати
 водійське посвідчення категорії «В» (стаж водіння з 2011 року)

Особисті якості:
Комунікабельність, відповідальність за доручену справу, орієнтація на результат, уміння працювати у команді, здібності до швидкого навчання, висока роботоспроможність.

Досягнення:
• стабільно виконувала поставлені задачі;
• розширила знання у 1С;
• вміння вести ділове листування;
• Досвід роботи з документообігом;
• маю досвід праці з продуктовими та фарм мережами.

Очікувана заробітна плата 50 000 грн

Рекомендація:
[open contact info](look above in the "contact info" section) Крапивна Юлія Генадіївна керівник КАМ відділу фарм
[open contact info](look above in the "contact info" section) Викторія Доценко керівник КАМ відділу