Галина

Halyna Dmytryna
Project Managerin | Operations / Client Service
Ukraine | Telefon: [open contact info](look above in the "contact info" section) | Email: [open contact info](look above in the "contact info" section)
Ich wohne in der Ukraine und kann als Freelancerin arbeiten, da ich in der Ukraine als Einmannbetrieb
registriert bin.
Verfügbar ab Januar 2027

Profil
Projektmanagerin mit 10 Jahren Erfahrung in den Bereichen Kundenservice, operative Koordination und
Projektbetreuung in einem deutschsprachigen / schweizerischen Geschäftsumfeld. Schwerpunkt auf der
Koordination von Kundenprojekten, dem Launch neuer Kampagnen, der Organisation operativer Abläufe, der
Erstellung von Projektdokumentation sowie dem Training von Teams.
Ich verbinde Kundenkommunikation mit Prozesskoordination und operativer Teamsteuerung. Ich verfüge
über praktische Erfahrung in Outbound- und Inbound-Projekten, einschließlich technischer Supportprozesse,
Bearbeitung von Serviceanfragen, Arbeit in CRM- und Ticketing-Systemen sowie der Einhaltung von SLA /
KPI. In der Rolle als zentrale Ansprechperson für Kund:innen begleite ich Projekte von der
Vorbereitungsphase bis in den laufenden Betrieb und stelle eine stabile Zusammenarbeit zwischen
Kund:innen, Management und Agententeams sicher.

Kernkompetenzen
Koordination von Kundenprojekten und Launch neuer Kampagnen
Kundenkommunikation und laufende Projektbetreuung
Erstellung von Projekt-, Prozess- und Trainingsdokumentation
Entwicklung von Gesprächsskripten, Arbeitsanweisungen und Prozessen
Training, Onboarding und fachliche Unterstützung von Agent:innen
Koordination von Agententeams und operativen Abläufen
Erfahrung in Inbound- und Outbound-Projekten
Bearbeitung und Steuerung technischer sowie servicebezogener Anfragen
Arbeit mit CRM-, Ticketing- und Kundensystemen
Sicherstellung der Einhaltung von SLA / KPI und Qualitätsstandards
Organisation von Multichannel-Support: Telefon und schriftliche Chats
Optimierung interner Prozesse und operativer Zusammenarbeit

Berufserfahrung
Project Managerin / Outbound Projects | DMP Development Group | 09/2023 – 08/2026
Koordination des Projektstarts von Kundenprojekten – von der Vorbereitungsphase bis zur Übergabe in den
operativen Betrieb.
Kommunikation mit Kund:innen zum Projektstart, Abstimmung von Anforderungen, Prozessen und
Erwartungen.
Erstellung und Pflege von Projektdokumentation, Briefings, Prozessbeschreibungen und Launch-Unterlagen.
Entwicklung von Gesprächsskripten, Kommunikationsleitfäden und Arbeitsmaterialien für Agent:innen
entsprechend der Projektspezifik.
Durchführung von Schulungen und Onboarding für Agent:innen vor dem Start neuer Projekte.
Begleitung der Teams in der Launch-Phase, Klärung operativer Fragen und Unterstützung im Tagesgeschäft.
Koordination zwischen Kund:innen, Management und Agententeams zur Sicherstellung eines
termingerechten Projektstarts und eines stabilen Betriebs.
Mitarbeit an der Optimierung interner Prozesse, Trainingsunterlagen und Launch-Vorbereitungen.
Steuerung mehrerer Projekte parallel in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
Arbeit in CRM-Systemen der Kund:innen, u. a. HubSpot, Microsoft Dynamics sowie Zoho CRM / Zoho Projects.

Project Managerin / Inbound Projects, Technical Support & Service Operations | DMP Development
Group | 02/2023 – 08/2026
Koordination und Betreuung von Inbound-Projekten im Bereich technischer Support und Bearbeitung von
Serviceanfragen.
Eigenständige Kommunikation mit Kund:innen zu Projektorganisation, Prozessen, Änderungen und
operativen Themen.
Koordination der Inbound-Agent:innen, Informationsweitergabe, Unterstützung des Teams und
Sicherstellung der Einhaltung definierter Prozesse.
Arbeit in Kundensystemen, CRM- und Ticketing-Tools zur Bearbeitung von Anfragen, Statuspflege und
Nachverfolgung.
Organisation der Bearbeitung technischer Anfragen über Telefon und schriftliche Chats.
Sicherstellung der Einhaltung von Service Levels / KPI, u. a. Bearbeitung eines Anliegens innerhalb von bis zu
6 Minuten.
Erstellung von Arbeits- und Trainingsdokumentation, Prozessanweisungen und Guidelines für Agent:innen.
Schulung und Onboarding von Agent:innen in Bezug auf technische Anfragen, CRM / Ticketing-Systeme und
Servicestandards.
Monitoring der Bearbeitungsqualität sowie der korrekten Nutzung von Kundensystemen.
Weiterentwicklung interner Inbound-Prozesse entsprechend den Kundenanforderungen.
Lead Generation Managerin / Call Agent (Outbound) | DMP Development Group | 08/2016 – 08/2023 (Karenz:
08/2017 – 06/2019)
Telefonische Kundenkommunikation entsprechend Projektzielen, Gesprächsskripten und Qualitätsstandards.
Outbound-Tätigkeit im Rahmen verschiedener Kundenkampagnen.
Gesprächsführung auf Deutsch gemäß Projektvorgaben und Kommunikationsstandards.
Dokumentation von Gesprächsergebnissen, interne Berichterstattung und Datenerfassung in den
Arbeitssystemen.
Einhaltung von Zielvorgaben und Qualitätsstandards.
Schnelle Einarbeitung in neue Projekte, Zielgruppen und Kommunikationsszenarien.
Au-pair Programm | Dachau, Deutschland / Vorarlberg, Österreich | 02/2015 – 07/2016
Teilnahme am Au-pair-Programm mit Fokus auf Spracherwerb und Vertiefung der Deutschkenntnisse.
Betreuung von Kindern, Organisation des Alltags und Unterstützung im Familienhaushalt.
Begleitend Besuch von Deutschkursen im Gasteig München.
Vertriebsmitarbeiterin | Showroom / Einzelhandel (Name ergänzbar) | 09/2012 – 12/2014
Beratung von Kund:innen im Showroom und telefonisch zu Produkten und Leistungen.
Begleitung des gesamten Verkaufsprozesses – vom Erstkontakt bis zur Lieferung und Montagekoordination.
Pflege der Kundendatenbank und Dokumentation von Verkäufen im CRM-System.
Erstellung von Angeboten sowie Abstimmung von Aufträgen mit internen Schnittstellen.
Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen und Sicherstellung eines hohen Serviceniveaus.
Stellvertretende Leiterin Bestellabteilung | Epicentr K | 07/2012 – 08/2012
Erstellung von Bestellungen an Lieferanten und Überwachung der termingerechten Ausführung.
Abstimmung mit Lieferanten zu Verfügbarkeit, Lieferungen und Anpassungen von Bestellungen.
Analyse der Warenbestände nach Gruppen und Untergruppen sowie Identifikation von Langsamdrehern.
Erstellung von Plan- und Standardberichten für das Management.
Organisation der Abteilungsabläufe, Koordination des Personals und Bereitstellung operativer Informationen
für Kund:innen.
Logistikmanagerin / stellvertretende Filialleiterin | Supermarkt „Torba“ | 05/2011 – 06/2012
Mitarbeit bei der Eröffnung des ersten Marktes und Organisation der operativen Startprozesse.
Sicherstellung ausreichender Warenbestände, Analyse von Verkaufsdaten und Planung von
Nachbestellungen.
Pflege von Artikeldaten im System 1C sowie Kontrolle der Datenqualität.
Koordination von Warenbestellungen, Abstimmung mit Lieferanten und Sicherstellung der
Warenverfügbarkeit.
Organisation und Kontrolle von Inventuren sowie Analyse von Bestandsabweichungen.

Ausbildung
2008 – 2011 — Kolomyja Polytechnisches College, Fachrichtung Rechnungswesen
2011 – 2013 — Institut für Unternehmertum und Zukunftstechnologien der Nationalen Universität „Lvivska
Polytechnika“, Fachrichtung Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung

Sprachen
Ukrainisch — Muttersprache
Deutsch — C1
Englisch — A2 (gutes Lese- und Hörverständnis)

Systeme & Tools
1C, Zoho CRM, Zoho Projects, HubSpot, Jira, Linkus, Microsoft Dynamics, Google Workspace, Microsoft Office,
Excel, Word, Google Sheets