Olha

Татарова Ольга
Executive Assistant / Personal & Business Assistant
Телефон: [open contact info](look above in the "contact info" section)
Telegram: @zhu01k
Локация: Киев, Украина
Возраст: 30 лет
Формат работы: Удаленно / Гибрид / Полная занятость
Желаемая оплата: от $1 500

О СЕБЕ
Executive / Personal Assistant с суммарным опытом работы более 3.5 лет в сфере бизнес-администрирования, личной поддержки руководителей и Lifestyle Management.
Обладаю редким сочетанием навыков: от классического управления офисами, документами и финансами до полностью удаленного сопровождения международных процессов (управление ремонтом виллы на Бали, координация зарубежных медицинских операций, визовое сопровождение и SMM).
Отличаюсь высокой автономностью, умением вести переговоры с иностранными подрядчиками, оперативностью, стрессоустойчивостью и умением находить решения для задач любой сложности в условиях неопределенности.
КЛЮЧЕВЫЕ НАВЫКИ
Hard Skills
• Property & Renovation Management: удаленный контроль строительства и ремонта виллы на Бали, согласование смет, закупка материалов, управление строительными бригадами.
• Lifestyle Management: полный контроль быта семьи, подбор домашнего персонала, учет семейного бюджета, организация мероприятий.
• Travel & Relocation: разработка сложной логистики, визовое сопровождение, подбор недвижимости за рубежом, таможенные декларации.
• Medical & Insurance Management: поиск клиник по всему миру, организация операций, проведение процедур медицинского возврата (reimbursement).
• Business & Creative Support: SMM (Instagram, контент-план), базовый монтаж фото/видео (Adobe Photoshop), исследование Open Calls и подача заявок на международные арт-выставки.
• Администрирование & Финансы: ведение финансового и операционного учета, заполнение зарплатных ведомостей, оплата счетов, делопроизводство и документооборот.
• AI-инструменты: активное использование ChatGPT, Claude и других AI-инструментов для оптимизации рабочих процессов, подготовки документов, деловой переписки и решения повседневных задач.
Soft Skills
• Высокий уровень автономности и самоорганизации
• Стрессоустойчивость и работа в режиме многозадачности
• Кросс-культурная и деловая коммуникация
• Высокая грамотность, этика и соблюдение полной конфиденциальности
ОПЫТ РАБОТЫ
Executive / Personal Assistant (Lifestyle & Property Management) — 5.5 месяцев (последнее место работы)
Удаленно (Киев, Украина ➔ Бали, Индонезия)
Языки коммуникации: русский (руководитель и семья); английский / индонезийский (переговоры с подрядчиками через переписку/переводчик)
Суть роли: комплексное жизнеобеспечение руководителя, его семьи и объектов недвижимости (80%), а также административно-творческое сопровождение арт- и бизнес-проектов семьи (20%).
Управление недвижимостью, ремонтом и строительством:
◦ Удаленный менеджмент строительства и ремонта виллы на Бали: переговоры со строителями на английском/индонезийском, согласование смет, закупка материалов, контроль сроков и качества.
◦ Поиск, координация и контроль подрядчиков по обслуживанию дома (сантехники, строители, садовники, специалисты по бассейнам, мастера по видеонаблюдению).
Личное сопровождение и быт семьи:
◦ Координация домашнего персонала (домработницы, личный повар), контроль качества уборки, составление и адаптация меню под запросы семьи.
◦ Бытовое снабжение: еженедельная закупка продуктов, заказ медикаментов, спортивного питания, предметов интерьера, гардероба, цветов и подарков.
◦ Подбор частных школ для детей руководителя за рубежом.
◦ Организация частных мероприятий и дней рождения «под ключ» (локации, меню, список гостей и подарков).
◦ Эффективное решение нестандартных и срочных персональных задач (sourcing & special requests).
Travel-поддержка, релокация и медицинский менеджмент:
◦ Составление сложных маршрутов поездок (билеты, отели, логистика, досуг).
◦ Визовое сопровождение семьи и заполнение деклараций при перелетах.
◦ Поиск и подбор недвижимости для аренды в других странах.
◦ Поиск узкопрофильных врачей и клиник по миру; организация сложных хирургических операций.
◦ Ведение страховых случаев и оформление компенсаций по медицинским расходам.
Business & Creative Support:
◦ Разработка контент-плана и полное ведение личного Instagram-аккаунта супруги руководителя.
◦ Обработка и монтаж фото/видео по ТЗ (Adobe Photoshop).
◦ Исследование международных Open Calls для художников, подготовка и подача заявок на всемирные выставки.
Executive / Administrative Assistant
3 года · Киев (офис / гибрид)
Суть роли: полное операционное и административное сопровождение руководителя, бизнес-процессов и жизнедеятельности нескольких офисов.
Административное управление:
◦ Полное операционное обеспечение одновременно нескольких офисов и предприятий руководителя.
◦ Ведение делопроизводства, работа с входящей/исходящей документацией любой сложности.
◦ Организация и протоколирование деловых встреч, переговоров, прием гостей и партнеров руководителя.
Финансовый учет и аналитика:
◦ Ведение первичного финансового учета и аналитических таблиц.
◦ Контроль и своевременная оплата счетов предприятий и личных счетов руководителя.
◦ Формирование и заполнение зарплатных файлов/ведомостей для сотрудников.
Travel & Personal Support:
◦ Полноценная travel-поддержка: бронирование авиабилетов, отелей, трансферов, ресторанов.
◦ Выполнение личных и домашних поручений шефа и членов его семьи.
◦ Организация и проведение корпоративных и семейных праздников/дней рождения.
ЗНАНИЕ ЯЗЫКОВ
• Украинский — родной
• Русский — свободно
• Английский — B1–B2 (рабочая переписка, переговоры с зарубежными подрядчиками)