Яна

БАБЕНКО ЯНА
Project Manager | Operations Manager
[open contact info](look above in the "contact info" section) | [open contact info](look above in the "contact info" section) | Київ, Україна | Дистанційно / Гібрид

ПРОФІЛЬ
8 років досвіду в Project Management та Operations у міжнародних digital-компаніях. Будую операційні системи й
процеси з нуля, керую розподіленими командами (масштабувала підрозділ з 0 до 25+ людей), координую кілька
паралельних напрямів одночасно. Відповідаю за KPI-звітність, root-cause аналіз відхилень і впровадження
процесних покращень — останні впроваджені зміни знизили відтік на 30%. Веду бюджетування, перемовини із
зовнішніми партнерами й клієнтами, включно зі складними ситуаціями (перегляд умов оплати, утримання
партнерів). Активно використовую AI-інструменти (Claude) для автоматизації рутинних операційних задач — це
скоротило адміністративне навантаження команди приблизно на 30%. За освітою — журналіст, спеціаліст зі
зв'язків із громадськістю; ранній бекграунд — у сфері talent scouting (моделінг-індустрія).

ДОСВІД РОБОТИ

Project Manager & Operations Team Lead — Selected листопад 2024 – червень 2026
• Відповідала за наскрізне операційне управління підрозділом: планування, ресурсування, виконання, доведення до
результату.
• Побудувала операційну систему з нуля: Notion — для документообігу, бази знань і роадмапів; впровадила ClickUp
як основну систему постановки та контролю задач.
• Керувала розподіленою командою з 25+ людей: найм, онбординг, постановка пріоритетів, оцінка ефективності.
• Встановлювала квоти по лід-генерації та індивідуальні цілі за грейдами, щомісяця переглядала результати.
• Відстежувала KPI, проводила root-cause аналіз повторюваних вузьких місць; впроваджені процесні зміни знизили
відтік на 30%.
• Реструктуризувала операційну модель підрозділу під час масштабування, формалізувала ролі й зони
відповідальності.
• Проводила регулярні 1:1, менторинг, командні ретроспективи.
• Була операційною точкою контакту між керівництвом, командою та зовнішніми стейкхолдерами; самостійно вела
складні клієнтські перемовини (перегляд умов оплати за простроченими платежами).
• Вела календар і пріоритети керівництва.
• Проводила офбординг співробітників, включно з exit-інтерв'ю та підтримкою через рекомендації для
працевлаштування.
• Скоротила час адаптації нових співробітників завдяки структурованим навчальним матеріалам.
• Автор внутрішньої операційної документації та SOP; впроваджувала AI-інструменти (Claude, кастомні промпт-
воркфлоу й Claude Skills) для автоматизації фіксації домовленостей і рутинної звітності — скоротила
адміністративне навантаження команди приблизно на 30%.

Project Coordinator & Partnership Manager — Limerence вересень 2018 – жовтень 2024
• Головна точка контакту для мережі з 30+ міжнародних партнерських агенцій: перемовини, комунікація,
вирішення конфліктних ситуацій.
• Координувала виконання скаутингових проєктів і постачання партнерських матеріалів.
• Вела операційну координацію, бюджетування, звітність і управління ризиками одночасно по кількох паралельних
проєктах.
• Проводила внутрішні та зовнішні зустрічі, узгоджувала пріоритети між керівництвом і командою виконання.
• Вела аутріч і ринкові дослідження для пошуку нових партнерів і генерації лідів — це дало +40% приросту потоку
лідів.
• Впровадила структурований процес онбордингу партнерів, що підвищило утримання на 40%.
• Утримала партнера, який розглядав вихід через підтверджені скарги на якість лідів: запропонувала індивідуальні
знижені умови, згодом повернула стандартні.
• Agile/Kanban-планування спринтів і контроль виконання задач у Jira та Notion.

КЛЮЧОВІ НАВИЧКИ
• Побудова та оптимізація операційних процесів з нуля (SOP, регламенти, операційні моделі)
• Управління розподіленою командою: найм, онбординг, оцінка ефективності, менторинг
• Координація кількох паралельних проєктів і напрямів одночасно
• KPI-звітність, root-cause аналіз, впровадження процесних покращень

• Бюджетування, звітність, управління ризиками
• Перемовини з партнерами й клієнтами, вирішення конфліктних і кризових ситуацій
• Крос-функціональна координація між керівництвом, командою та зовнішніми стейкхолдерами
• Офбординг, exit-інтерв'ю, підтримка команди при організаційних змінах
• AI-інструменти для автоматизації операційної рутини (Claude, кастомні промпт-воркфлоу)

ІНСТРУМЕНТИ
Notion, ClickUp, Jira & Confluence, Google Workspace, PeopleForce, Fireflies.ai, Claude (Anthropic), Agile / Kanban /
Sprint Planning.

ОСВІТА ТА МОВИ
Харківський національний економічний університет ім. С. Кузнеця — бакалавр, журналістика, зв'язки з
громадськістю.
Українська/російська — рідні. Англійська — B1. Французька — A2. Іспанська — A2.