Contact information

You can get this candidate's contact information from https://www.work.ua/resumes/4992460/

Work experience

Головний адміністратор

from 09.2022 to now (4 years 2 months)
Mydent, стоматологічний центр (Київ), Київ (Медицина, охорона здоров'я, аптеки)

Фінансовий менеджмент та оптимізація витрат:
- Управління P&L та Cash Flow: підготовка, аналіз та презентація фінансової звітності керівництву; звірка банківських рахунків і фіксація витрат у системі внутрішнього обліку.
- Бюджетування та оптимізація: контроль операційних (OPEX) та виробничих витрат; мінімізація витрат шляхом перегляду договорів із постачальниками та оптимізації логістики.
- Взаємодія з бухгалтерією: координація кадрового обліку (оформлення, відпустки, лікарняні, звільнення), списання матеріалів та бюджетування.
- Запуск фінансових проєктів: відкриття корпоративних рахунків, підключення еквайрингу, успішне впровадження послуги «Оплата частинами» (ПриватБанк, Monobank).
- Касова дисципліна: контроль інкасації, облік готівкових коштів, інтеграція POS-терміналів та налаштування ПРРО (CheckBox).
- Налаштування та контроль зарплатних нарахувань в системі внутрішнього обліку, виплата заробітної плати.

Адміністративна діяльність та системне управління:
- Стандартизація процесів: розробка та впровадження операційних стандартів клініки (чек-листи, скрипти, посадові інструкції, протоколи роботи рецепції).
- Керування інфраструктурою: організація безперебійного технічного обслуговування клініки (генератори/ДБЖ, системи фільтрації води/повітря, опалення, пожежна безпека Ajax).
- Взаємодія з контрагентами: подання показників та контроль оплати комунальних та інших послуг/сервісів (світло, вода, ОСББ, зовнішня реклама, інтернет та зв'язок, Google Workspace, Asana, корпоративне таксі, послуги доставки).
- Закупівлі та постачання: управління процесом закупівлі, обліку та списання стоматологічних матеріалів та основних засобів; забезпечення життєдіяльності офісу.
- Проєктний менеджмент: автоматизація процесів, впровадження та адміністрування таск-менеджерів (Asana/Trello).
- Маркетингова підтримка: розробка та замовлення брендованої продукції (мерч, поліграфія, пакування) для підвищення сервісного рівня.
- Документообіг: робота в програмі "ВЧАСНО", ведення КЕП/ЕЦП, видання адміністративних наказів, реєстрація кореспонденції, робота з касовими документами.

HR та управління командою:
- Рекрутинг та адаптація: побудова воронки найму, підбір, навчання та онбординг нових співробітників; складання графіків роботи підрозділів.
- Масштабування команди (Проєкт): створення з нуля підрозділу Контакт-центру та успішне впровадження посади менеджера КЦ.
- Корпоративна культура: організація тімбілдінгів, масштабних корпоративних заходів, розробка системи привітань та лояльності для команди.

Клієнтський сервіс та координація пацієнтів:
- Робота з CRM: адміністрування медичної CRM-системи DentaPro; контроль ведення фізичних та електронних медичних карт.
- Сервісна комунікація: організація клієнтської підтримки в чатах (Telegram, WhatsApp, Viber, Meta) та IP-телефонії (Binotel).
- Управління лояльністю: вимірювання та аналіз індексу задоволеності клієнтів (NPS); оперативна робота зі скаргами та рекламаціями, покращення клієнтського досвіду.

Старший адміністратор

from 08.2021 to 09.2022 (1 year 2 months)
Репролайф, Київ (Медицина, охорона здоров'я, аптеки)

Операційне управління та координація процесів:
- Менеджмент персоналу: розробка, впровадження та контроль дотримання графіків роботи лікарів та адміністративного підрозділу клініки.
- Адміністрування рецепції: координація, контроль та оперативне управління роботою команди адміністраторів.
- Забезпечення життєдіяльності: організація закупівель канцелярії, господарчих та витратних матеріалів для безперебійного функціонування клініки.
- Управлінська підтримка: оперативне та ефективне виконання бізнес-доручень керівництва клініки, підготовка регулярної звітності щодо діяльності підрозділу.

HR, навчання та контроль якості (QA):
- Рекрутинг: самостійний пошук, первинний відбір та підбір кандидатів на вакантні посади клініки.
- Адаптація та розвиток: розробка програм навчання, онбординг та систематичне підвищення кваліфікації адміністраторів.
- Оцінка ефективності (KPI): аудит та аналіз вхідних/вихідних дзвінків, оцінка якості роботи персоналу відповідно до внутрішніх сервісних стандартів.
- Тімбілдінг: організація та проведення корпоративних заходів для зміцнення командного духу.

Клієнтський сервіс та продуктовий менеджмент:
- VIP-сервіс: повний супровід, побудова довгострокових відносин та комунікація з преміум-пацієнтами (VIP) клініки.
- Розробка послуг: прорахунок собівартості, формування та впровадження нових пакетних пропозицій і комплексних програм лікування.
Юридичний супровід: ведення документообігу, оформлення та укладання договорів про надання медичних послуг із пацієнтами.
- Урегулювання конфліктів: ефективне вирішення спірних та рекламаційних питань, нівелювання конфліктних ситуацій на етапі їх виникнення, збереження лояльності клієнтів.

Адміністратор

from 07.2020 to 08.2021 (1 year 2 months)
Репролайф, Київ (Медицина, охорона здоров'я, аптеки)

Клієнтський сервіс та координація пацієнтів:
- Зустріч та сервіс: зустріч пацієнтів у клініці, організація високого рівня сервісу та комфорту.
- Управління дзвінками: прийом та обробка вхідних дзвінків, надання консультацій щодо послуг клініки згідно стандартів.
- Менеджмент запису: організація та координація графіку прийому пацієнтів.

Операційна діяльність та адміністрування
- Робота в МІС: ведення бази даних та реєстрація пацієнтів у програмі «Медоблік».
- Фінансовий розрахунок: проведення готівкових та безготівкових розрахунків із пацієнтами.
- Ділове листування: обробка, сортування та робота з електронною поштою клініки.

Education

МФ КНУКіМ

Туризм, Миколаїв
Higher, from 2018 to 2020 (2 years)

Херсонський політехнічний коледж

Туризм, Херсон
Specialized secondary, from 2014 to 2018 (4 years)

Additional education and certificates

Адміністратор медичного центру від Professional trainings

2021, 2 дні
Certificate

Школа для адміністраторів (модуль 1) від Академії Заблоцького

2023 рік, 2 дні
Certificate

Курс молодого CEO від Сергія Петренко

2024, 4 дні

Співбесіда не просто бесіда від Наталії Бардачової

2024, 1 день
Certificate

Управління командою в бізнесі від LABA

2025 рік, 7 тижнів
Certificate

Стратегія керованого зростання від Конс на Бі$

2025, 7 тижнів

Knowledge and skills

• Відповідальність
• Адаптивність
• Уміння аналізувати
• Чесність
• Дисциплінованість
• Робота в команді
• Asana
• Адміністрування CRM
• Microsoft.Office.Tools
• РРО CheckBox
• Користувач ПК
• Організаторські здібності
• Уміння користуватись оргтехнікою
• Користувач Internet
• Користувач ChatGPT
• Уміння працювати в режимі багатозадачності
• Стресостійкість

Language proficiencies

• Ukrainian — fluent
• English — average