Contact information

The job seeker has entered a phone number and email.

You can get this candidate's contact information from https://www.work.ua/resumes/5412516/

Work experience

Executive assistant/operations manager

from 10.2023 to now (2 years 10 months)
GOATS, Дистанційно (Маркетинг, реклама, PR)

-Owned daily operations and cross-functional coordination across the company.
-Acted as an operational partner to the CEO, managing priorities, calendar structure, follow-ups, and execution flow.
-Prepared meetings, structured agendas, tracked decisions, and ensured follow-through on action items and deadlines.
-Coordinated communication between leadership and teams (marketing, recruiting, finance, operations), maintaining alignment and accountability.
-Identified operational bottlenecks, resolved blockers, and acted as a company-wide troubleshooter when escalation was needed.
-Built and optimized operational processes (OPEX), workflows, and internal structures to improve execution efficiency.
-Created process documentation, ownership structures, and clear operational flows to reduce chaos and increase transparency.
-Led process automation initiatives to streamline repetitive tasks and improve scalability.
-Maintained centralized operational systems in Notion, including dashboards, trackers, meeting notes, and documentation hubs.
-Built lightweight reporting systems for priorities, blockers, progress tracking, and leadership visibility.
-Conducted regular one-on-one communication audits to assess team health, identify risks, and improve internal communication flow.
-Supported leadership in quarterly planning, operational prioritization, and company-wide coordination.
-Managed hiring pipelines, onboarding/offboarding processes, access management, and knowledge transfer.
-Administered PeopleForce, including employee data management, status updates, and operational HR support.
-Maintained people and operations databases, role tracking, and organizational records.
-Coordinated operational payments, subscriptions, ad account expenses, and reimbursement workflows with finance.
-Prepared NDAs, service agreements, and managed document/signature processes.
-Coordinated logistics and scheduling for international affiliate conferences and company-related events.
-Worked daily with Notion, Google Workspace, Telegram, and operational collaboration tools.

Personal assistant/ Business development manager

from 09.2022 to 04.2024 (1 year 8 months)
Mission Critical, Дистанційно (IT)

Executive Support & Coordination

-Managed calendar, scheduled meetings, and ensured time-efficient planning for the CEO.
-Categorized and prioritized incoming emails and correspondence for effective response flow.
-Took and structured meeting notes; followed up on key action points across departments.

Cross-Department Task Management

-Coordinated internal tasks between development, marketing, and product teams.
-Monitored deadlines, followed up on task progress, and ensured alignment across functions.

Market & Competitor Research

-Conducted in-depth industry and competitor analysis to support decision-making.
-Prepared strategic briefs and presentations based on findings.

Sales Support & CRM Management

-Maintained client database in Pipedrive CRM; tracked deal stages and updated pipelines.
-Identified and qualified potential B2B leads based on ICP (ideal customer profile).
-Created personalized outreach messages and sales templates to improve conversion via email.

Conference & Event Preparation

Led planning for company participation in tech conferences, including logistics and promo materials.
-Prepared background research and talking points for executive networking.

Documentation & Analysis

-Compiled and analyzed data in Excel to support business reports and operational planning.
-Prepared documents and materials needed for client projects and internal initiatives.

Помічник керівника

from 05.2022 to 08.2022 (4 months)
Arait Multimedia, Удаленно (ЗМІ, медіа)

-ведення календаря керівника,
-вирішення особистих питань,
- пошук інформації,
-структурування інформації,
-розсилка повідомлень,
-ведення онлайн зустрічей з клієнтами,
-протоколювання зустрічей,
- пошук та найм працівників.

Помічник керівника, Адміністратор офісів

from 06.2021 to now (5 years 2 months)
Cashberry, Киев (Фінанси, банки, страхування)

-Прийом кореспонденції,
-Організація життєдіяльності офісу(закупки канцтоварів/побутових товарів, оснащення офісів, вирішення побутових питань),
-Створення презентацій,
-Переклади інформації з іноземної мови,
-Організація зустрічей,
-Робота з Google Calendar,
-Оформлення документів для відпусток/бізнес-подорожей.

Помічник режисера

from 04.2020 to 05.2021 (1 year 2 months)
«ITV»., Київ (Телекомунікації, зв'язок)

-допомога в організації знімальних процесів;
-Курування роботи знімальної групи;
-Пошук локацій;
-Підбір реквізиту.

Помічник керівника

from 09.2019 to 04.2020 (8 months)
«ТАКАШО»., Киев (Маркетинг, реклама, PR)

-Робота з кореспонденцією;
-Ведення сторінки організації;
-Допомога в організації проектів;
-Написання постів для клієнтів;
-Організація роботи офісу;
-Пошук інформації та її обробка

Помічник керівника / Ком'юніті менеджер

from 06.2019 to 09.2019 (4 months)
«Porokh&Co»., Киев (Криптовалюты)

-Прийом кореспонденції;
-Ведення сторінок організації;
-Пошук клієнтів;
-Розсилка листів / пропозицій;
-Складання комерційних пропозицій;
-Ведення переговорів із клієнтами;
-Створення постів.

Помічник керівника

from 10.2018 to 06.2019 (9 months)
Україна без тортур, Київ (Превенція катування в місцях несвободи)

-ведення документації
-написання протоколів
-прийом вхідної/вихідної кореспонденції
-організація відряджень
-бронювання квитків та готелів
-планування робочого дня (ведення календаря)
-спілкування з іноземними партнерами
-переклад документації з української на англійську
-ведення протоколів зустрічей правління

Менеджер з міжнародних іспитів

from 04.2018 to 09.2018 (6 months)
ILAC, Київ (міжнародні іспити)

-комунікація з іноземними партнерами
-укладання договорів з партнерами
-ведення таблиці звітності центрів тестувань
-підготовка інформації для супроводу під час іспитів ( центрів тестувань)
-проведення іспитів
-логістика іспитів

Офіс-менеджер

from 12.2017 to 09.2018 (10 months)
Dinternal Education, Київ (Освіта, наука)

-прийом кореспонденції
-курування вхідних дзвінків
-забезпечення життєдіяльності офісу
-виповнення адміністративної функції
-допомога у організації освітніх заходів

Education

Університет імені Бориса Грінченка

Англійська філологія, Київ
Higher, from 2014 to 2019 (5 years)

Knowledge and skills

• Peopleforce
• Claude AI
• AI-інструменти
• Notion
• Slack
• Gemini
• Perplexity
• Pipedrive
• Комунікабельність
• Відповідальність
• Організованість
• Адаптивність
• Чесність
• Ведення документації
• Дисциплінованість
• MS Excel
• MS Word
• Неконфліктність
• MS Office
• Ведення CRM

Language proficiencies

• English — advanced
• Ukrainian — fluent
• Spanish — beginner