Паніка і хаос довго не забудуться, навіть після епідемії. Послідовна і впевнена комунікація та взаємодія з працівниками — ось що може зміцнити організацію, посилити її культуру. Після будь-якої кризи настає відновлення, тож варто завжди думати про майбутні наслідки. Work.ua наводить поради директорки з корпоративних комунікацій «Нової Пошти», що робити компаніям в умовах хаосу.

Олена Плахова
Олена Плахова
Директорка з корпоративних комунікацій компанії «Нова Пошта»

2014 року я вже була з командою у подібній ситуації. Наш хед-офіс і 4 підприємства були розташовані в Донецькій області. Із початком війни нам довелося евакуювати тисячі людей. У нас забрали три заводи. Клієнти були в напрузі. Роботи було багато.

Через півроку після початку MMR запитали мене про те, як зберегти працездатність і продажі компанії на тлі тотальної «перехресної» пропаганди і військового хаосу. Я відповіла.

Відповіді нижче. Вони сто відсотків актуальні зараз.

До речі, саме за роботу в тому, 2014 році, я стала PRD #1 в Україні.

1. Комунікації — must have і їх повинно бути багато

Під час військових дій, у першу чергу — внутрішні. Якось, коли я в черговий раз на оперативці звітувала про роботу ДКК, директор із безпеки сказав: «Плахова, та годі вже. Таке враження, що в компанії працюєш тільки ти». І це було якось так.

Нас, які не кількісно, ​​але якісно, ​​було настільки багато, що здавалося, ми заполонили все: дайджести, «бойові» листки, оголошення, електронні листи, у тому числі з адреси Генерального директора, зустрічі по вертикалі, зустрічі по горизонталі, телефон...

Одного разу у мене була ситуація, коли я, як остання інстанція, дзвонила співробітниці ДГМ і переконувала її виїхати разом із сім’єю з Донецька до Харкова. Дивно було, що вона довго і вперто відмовлялася, не дивлячись на те, що її будинок розбомбили...

2. Вся інформація важлива і повинна бути озвучена. Інформаційний вакуум під забороною

Будь-яка інформація навіть якщо вам здається, що вона не варта уваги, повинна бути озвучена. Коли озвучуєте факт, обов’язково скажіть навіщо, ким, коли і як швидко буде реалізовуватися той чи інший план/проєкт і назвіть відповідального. Кожен раз, коли ми готуємо інформування, ми прописуємо комунікаційну платформу, де вказуємо: подію, цільову аудиторію, її емоційну складову, основне повідомлення, ризики, інструменти нівелювання ризиків, тези спікера і QA.

Моя вимога до хлопців завжди одна: у повідомленні ви повинні дати стільки інформації, щоб у співробітників взагалі не виникло жодного питання!

3. Немає часу працювати на репутацію. Потрібно просто працювати

КСВ, ПСП, благодійність ... Все це, звичайно, важливо, але якщо ви не зосередитеся на продажах і витратах — грошей на фінансування всіх цих речей у вас не буде.

PR — це допоміжна функція. Стратегічна і вкрай важлива, але сервісна. Основне її завдання — допомагати заробляти гроші. Конвертувати інформацію в грошові знаки.

4. Ставте себе на місце клієнта/ постачальника/ кредитора. Дайте йому інформацію і впевненість у виконанні зобов’язань

Говоріть із ними телефоном, підписуйте додаткові угоди, пишіть офіційні інформаційні листи зі статусом замовлення, клієнтський дайджест, насичуйте регіональну, національну, міжнародну пресу інформацією про свою діяльність. Говоріть про все, що демонструє той факт, що ви не труп:

  • реорганізація;
  • трансформація бізнесу;
  • зміна бізнес-моделі;
  • скорочення постійних витрат;
  • переміщення виробництва;
  • наповнення складів;
  • відкриття нових майданчиків;
  • відвантаження обладнання;
  • нові контракти.

Якщо нема про що говорити — стимулюйте до публічності своїх топів, причому всіх: конференції, інтерв’ю, прес-вечері, зустрічі EBA, ACC тощо. Розповідайте про бачення, тренди, прогнози, зміни. Говоріть!

Відкиньте всі свої умовності і страхи. Не бійтеся. Не той час. У вас є шанс бути почутим, не провтикайте його. Головне, щоб вас було багато (по-розумному багато :)). Це створює відчуття динаміки. Стабільність зараз — смерть.

5. Слідкуйте за інформаційним простором. Виміряйте температуру по палаті щогодини

Зараз оточення недружнє. Раніше у нас були недоброзичливці. Зараз все більше ворогів. Навіть якщо вас не замовили, у когось все одно виникне бажання як мінімум зіграти роль блохи на вашій вовні: вбити не вб’ють, але почухатися змусять.

Я для себе визначила 3 ​​категорії ризиків:

  • Правдиві. Працюємо системно. Карта ризиків із цільовою аудиторією, інструментами, тезовим поруч, спікером і бюджетом. А взагалі, краще ризик «зливати». Не в сенсі «зливати наклепницьку інфу», а в сенсі нівелювати. Немає нічого більш контрольованого, ніж чесна і прозоро запущена програма, яка ризики попереджає і відпрацьовує: інформування ДО дії, а не після; аргументація необхідності; формування думок через «адвокатів» подій і т.д.
  • Не варті уваги. Забуваємо про них: собака гавкає — караван йде.
  • Замовні. Теж працюємо системно. Відмінність від правдивих у тому, що вам потрібно випереджати замовника як min на один крок.

Пам’ятайте про важливість моніторингу, як Отче наш — два рази на день. Слідкуйте за ризиковими ключовими словами, соцмережі включити обов’язково.

6. Виводьте співробітників із коми

За моїми особистими спостереженнями, останній рік вони там знаходяться перманентно/постійно. Я в цьому відношенні безапеляційна: у нас культура досягнень, заснована на п’яти цінностях: ми націлені на результат, і нам важливо досягати його максимально ефективно, а це значить — домагатися його мінімальною кількістю рухів тіла. При цьому, нам не все одно якою ціною — ми справедливі стововно інших, і чесні щодо себе. І всі ми — згуртована команда однодумців.

Якщо ти не мислиш нашими цінностями, не нашої культури, ти спиш, плачеш, депресуєш і не хочеш із цього вибиратися — спасибі, друг, що був із нами, до побачення. Якщо тобі складно, але ти готовий і хочеш вибратися — ми створимо для тебе всі умови:

  • клуб особистої ефективності;
  • клуб психологічної допомоги;
  • «терапевтичні групи»;
  • функціональні конференції;
  • корпоративні сімейні вихідні;
  • програми адаптації у нових містах проживання;
  • коучі;
  • наставники.

Вам може здатися, що корпоративна культура не важлива, але я тут категорично не згодна: навчити професійної компетенції можна будь-кого, а ось бути чесними — нікого. Це або є в людині, або ні.

7. Завжди шукайте можливість зробити свою роботу ще більш ефективною

Є таке поняття як процес безперервного поліпшення, який має на увазі постійне особисте вдосконалення. Ходіть на зустрічі, тусовки, конференції, майстер-класи. У своїй дирекції ми робимо функціональні конференції, де кожен готує виступ із невластивої для себе теми. Розвиток важливий. Його не можна недооцінювати.

Тільки вихоплюючи з простору нові ідеї, можливості, інструменти — ви можете випереджати сьогодення і прогнозувати майбутнє.

8. Вилазьте з операційки

Якщо ви не хочете бути начинкою пирога, яку одного разу хтось з’їсть, станьте тим, хто його готує. Тільки піднявшись над ситуацією і розуміючи процеси глобально, ви зможете управляти ними. А інакше ви цілком можете запустити реліз із назвою «Завод N захоплений сепаратистами» і абсолютно не згадати про те, що зараз всі клієнти надішлють вам лист про розірвання контракту. І помилкою буде не те, що реліз випущений, а те, що ви не нівелювали в ньому ризики клієнта.

9. Залишайтеся людьми

За будь-яких обставинах, у будь-яких історіях, із різними цільовими аудиторіями. Коли я виїжджала з Донецька, а це було вже в кінці липня і військові дії йшли повним ходом, у Запорізькій області мене обшукував «щирий українець». Не буду описувати всієї ситуації, але меседж мій такий: не давайте людям приводу ненавидіти один одного. Не розпалюйте міжрегіональних конфліктів. Зберігайте чистоту розуму. Можливо є нахабні водії з донецькими номерами, але після 10 років життя в Києві я то точно знаю — тут вони теж є.

Інформація із Facebook-сторінки Олени Плахової.

Читайте також