Вадим Чумаченко
Вадим Чумаченко
HRD KIDDISVIT

DONE WORK KIDDISVIT — асистент-бот для управління ефективністю персоналу

Після повномасштабного вторгнення 100% наших співробітників знаходилися в режимі віддаленої роботи — працювали та волонтерили по Україні та за кордоном. Почали відбуватися трансформаційні процеси в структурі компанії, оскільки для забезпечення волонтерських напрямків діяльності треба було задіяти нові функції. Співробітники поєднували професійну та волонтерську діяльність, також були виокремлені підрозділи всередині компанії. Нам потрібне було розуміння, де знаходиться персонал.

Стрімко змінювалися бізнес-процеси, й для оперативного ухвалення рішень ми потребували швидкого доступу до інформації. Разом з IT-спеціалістами винятково внутрішніми ресурсами створили асистент-бота DONE WORK KIDDISVIT. Це дозволило автоматизувати робочі процеси та покрити ряд HR-функцій.

Лише за місяць ми розробили повноцінний продукт. Досягли цього завдяки відмові від довгих ланцюжків узгоджень та гнучкому формату розробки з використанням підходів Agile та Scrum. Це дозволило розбити процес на блоки з проміжними результатами, одразу їх впроваджувати й отримувати фідбек від співробітників.

Ми розробили омніканальну систему взаємозв'язку — для співробітників через чат-бот у Telegram, для керівників через web-інтерфейс. Керування та налаштування бота також відбувається через сайт. Окрему систему асистент-бота зінтегрували з основною обліковою системою. Всі переміщення даних будувалися за допомогою технології API. Це дозволило значно прискорити саму розробку та швидко додавати в систему нові функції.

Зв'язок з командою та аналітика ефективності

Спілкуватися з сотнями працівників, які фактично знаходяться по всьому світу, досить складно. Щотижня через асистент-бота ми збираємо дані про місцезнаходження команди. Так ми бачимо динаміку за місцеперебуванням співробітників — переїзди Україною, переміщення між країнами, повернення з-за кордону. Це не контроль команди. Це можливість розуміти, що зараз відбувається з персоналом.

Асистент-бот дозволяє топам керувати ефективністю персоналу та залучати його до виконання оперативних завдань за фактичним місцем перебування. Наприклад, ми знали, що продакт-тренерка компанії перебуває у Варшаві. Тож вона змогла провести в шоурумі партнерів онлайн-презентацію нових іграшок для клієнтів зі всієї України.

Автоматичне нарахування оплати

Ми вирішили, що працівникам-волонтерам, крім зарплати, будемо надавати грошову підтримку за волонтерство. Для цього потрібно було розраховувати заробітну плату за кількома коефіцієнтами. Тобто раніше ми робили розрахунок місячної зарплати за одним табелем, а тепер за трьома — прямі обов'язки, волонтерство в компанії, інше волонтерство.

За допомогою асистент-бота працівники легко фіксують відпрацьовані години та виконані завдання. Звітна інформація автоматично спрямовується до управлінських баз відділу кадрів, що прискорює та полегшує процес нарахування оплати праці.

Адаптація працівників

З початком війни рекрутинг, розвиток, навчання команди тимчасово відійшли на другий план. Але вже у квітні почали з'являтися перші вакансії, й тут дуже допоміг асистент-бот.

Коли керівники були зайняті іншими питаннями, зокрема волонтерством, DONE WORK KIDDISVIT «взяв на себе» більшість їхніх завдань.

За допомогою асистент-бота топи економили на місяць до 50 годин робочого часу на контролі процесу адаптації працівників. Система автоматично нагадує новим співробітникам про зустрічі, ознайомлення з документами, комунікацію з HR тощо.

Це дозволяє їм легко стати частиною команди, попри онлайн-формат роботи.

За допомогою асистент-бота працівники заощаджують робочий час при підготовці звітності та можуть швидко узгоджувати відпрацьовані години з керівником підрозділу. Також у співробітників є можливість отримати інформацію щодо кількості відпрацьованих годин та вже нарахованої оплати.

Оптимізація фонду оплати праці на 28,57%: в чому користь асистент-бота на рівні компанії

Впровадження асистент-бота дозволило:

  • своєчасно та автоматично закривати фонд оплати праці на місяць;
  • чітко розуміти бюджет на оплату праці за трьома напрямками: робочий час, волонтерство, волонтерство в компанії;
  • економити фонд оплати праці — 1,35 штатної одиниці в підрозділі HR;
  • економити час на заповнення звітності всіма керівниками та співробітниками — 1% до 5% робочого часу на місяць;
  • отримувати інформацію щодо місцезнаходження та переміщення команди;
  • швидко ухвалювати рішення в рамках компанії; оцінювати та покращувати процес адаптації нових співробітників;
  • збільшити відсоток співробітників, що вдало завершили випробувальний період;
  • впливати на емоційну складову співробітників, через розуміння їхнього стану.

Загалом впровадження асистент-бота дозволило скоротити робочий час на 17% без втрати ефективності. У планах активно розвивати асистент-бот за іншими напрямками та зробити його внутрішньою HRM-системою.


Покращити та полегшити роботу HR-фахівців можна також за допомогою системи управління наймом від Work.ua — вона заощаджує час, зберігає кандидатів у єдиній базі та містить актуальна інформація про кожного.

Читайте також