На тему сопроводительного письма сказано много. Но, как показывает практика, украинцы либо не пользуются этим полезным инструментом вовсе, либо делают это себе во вред. Чтобы разобраться как силу сопроводительного письма направить в нужное русло, Work.ua связался с генеральным директором международной рекрутинговой компании WORLD STAFF Дмитрием Толмачёвым.

Ответы Дмитрия на часто задаваемые вопросы относительно сопроводительного письма помогут вам поставить запятую во фразе «Сопроводительное письмо: помочь нельзя навредить» в нужном месте.

Зачем работодатели просят присылать сопроводительное письмо

Случаи, когда помимо самого резюме работодатель просит направить еще и сопроводительное письмо, продиктованы его желанием разглядеть среди потока входящих резюме кандидатов с высокой мотивацией к предлагаемой работе, умеющих «продать» свою кандидатуру. Кроме того не помешает оценить наличие следующих качеств у кандидатов:

  • навыки деловой переписки, умение выражать мысли кратко и по делу, способности к самоанализу;
  • уровень владения языком (особенно в случаях, где само резюме и сопроводительное письмо нужно писать на иностранном языке);
  • способность креативно подавать информацию.

Существует ли идеальное сопроводительное письмо, и как оно выглядит

По мнению Дмитрия Толмачёва, нет такой формы письма, которое бы соответствовало всем компаниям на все времена. Однако существуют несколько важных правил, которые следует учитывать тем, кто решил представить себя в наилучшем свете:

1. Прежде всего, сопроводительное письмо должно быть индивидуальным. Очень полезно обращаться с просьбой к конкретному человеку, если вам известно его имя. Зачастую на сайтах по трудоустройству указано от чьего имени размещена вакансия. Также можно попробовать позвонить в компанию и выяснить заранее, кто ведет данную вакансию, а возможно, предварительно, обсудить требования по вакансии с данным сотрудником для того, чтобы сделать свое письмо еще более адресным.

2. Вступление должно быть убедительным: нужно подобрать тот «магический» порядок слов, который заставит получателя дочитать ваше письмо до конца и самое главное — побудит лицо принимающее решение к встрече с вами. По большому счету, целью сопроводительного письма является напроситься на личную встречу, где вы уже во всей красе сможете представить себя будущему работодателю.

3. Письмо должно быть кратким, ёмким и структурным. Информацию необходимо подавать блоками, разделяя ее абзацами, иначе текст сольется в нечто целое, что довольно трудно для восприятия и запоминания ключевой информации.

«Скучно читать очень большие тексты писем. В таких случаях читаешь, как правило начало, один-два абзаца, а затем терпению приходит конец, и рекрутер просто открывает резюме кандидата, чтобы быстрее определить стоит ли дальше тратить время на этого кандидата», — делится опытом Дмитрий Толмачёв.

4. Если вы откликаетесь на конкретную вакансию, то в письме нужно подчеркивать ваши конкурентные преимущества как кандидата на упомянутую должность:

  • Если у вас более глубокие знания предмета, чем указано в требованиях, — подчеркните это, если больший стаж — укажите обязательно.
  • Если вы не соответствуете на 100% какому-то конкретному требованию, но у вас есть другие конкурентные преимущества, то имеет смысл подчеркнуть такие преимущества и побудить ответственное лицо к личной встрече с вами.
  • Если в описании вакансии речь шла о каких-либо конкретных навыках, которые обязаны быть у соискателя — укажите их и приведите конкретные примеры, где эти навыки с успехом применялись вами.
  • Укажите свои 1-2 достижения на прошлых местах работы — то, что позволило вашему прошлому работодателю существенно заработать или сэкономить с вашей помощью. Ведь это может пригодиться и на новом месте!

5. Смотрите на письмо глазами работодателя. Если речь идет о вакансии, где не требуется большой опыт работы, но требуется человек способный и мотивированный, продемонстрируйте эти ваши качества:

  • сошлитесь на примеры, где ваши способности помогли вам добиться лучших результатов;
  • упомяните конкретную информацию, которую вы почерпнули о работодателе из открытых источников (сайт комапании, СМИ);
  • сделайте заявление о том, что вы мечтали работать именно в данной конкретной компании, в данной команде профессионалов или под руководством авторитетного руководителя.

6. Резюмируя, укажите свою готовность подойти на личную встречу в удобное для работодателя время, и то, что вы с нетерпением ожидаете обратной связи на свое письмо. Как вариант, можете оговорить в письме то, что вы перезвоните спустя один-два дня для получения обратной связи.

Читайте также: Советы директора по персоналу Work.ua по составлению сопроводительного письма. 

Что категорически запрещено освещать в сопроводительном письме

Помните — все сказанное вами может быть использовано против вас. Избыток информации так же вреден, как и ее недостаток, поэтому:

  • Не повторяйте банальных вещей, например того, что и так указано в прилагаемом резюме.
  • Не стоит раньше времени называть свои ожидания по зарплате — это следует оговаривать позже, на заключительном этапе интервью.
  • Ни в коем случае не ругайте своих предыдущих работодателей. Это относится как к самому письму, так и к последующему возможному интервью. Вообще старайтесь использовать больше позитива в общении — такие собеседники нравятся окружающим.
  • Не следует заранее предоставлять имена и контакты ваших рекомендателей — об этом вас попросят в своё время.
  • Не стоит употреблять какие-либо шутки или иронизировать над чем-либо в своем письме. Это может быть неправильно понято.
  • Соблюдайте меру в восхвалении своих преимуществ и не переходите за ту незримую черту, за которой начинается «тщеславие». Амбиции — полезны для карьеры, бахвальство — раздражает.
  • Не стоит подробно расписывать свои предпочтения по типу «нравится/не нравится». Сопроводительное письмо — это не анкета на сайте знакомств.
  • Избегайте шаблонов — такие письма очень часто приходят в компанию и в них не видно индивидуальности и искренности. Зачастую письма-шаблоны вообще не сообщают никакой информации, кроме как «вот он я и вот мое резюме». Вы можете взять шаблон и переделать его по своему, внести свою индивидуальность.
  • Перед тем, как отправлять письмо, перечитайте его еще несколько раз, проверьте на ошибки.

Статья по теме: Главные ошибки при составлении сопроводительного письма.

Случаются и курьезные ситуации с сопроводительными письмами. К примеру:

«Одно время я частенько получал письма от одного кандидата, который решил попробовать себя на должность руководителя филиала одной розничной компании. В своем письме кандидат чётко определил свои пожелания по зарплате, цитирую:

«… если Вы наймете меня на должность генерального директора ожидаю 3000 USD в месяц. На должности коммерческого директора жду не менее 2000 USD, а на должности менеджера по продажам — от 1500 USD…»

Продолжая логическую цепочку я предположил, что за 100 USD в месяц данный кандидат готов поработать курьером, а, возможно, и уборщиком помещений».

Сопроводительное письмо — единственная возможность привлечь внимание к своей кандидатуре?

Рекрутеры отмечают, что случаи, когда кандидаты являются чрезмерно настойчивыми и даже настырными в своих попытках в очередной раз обратить на себя внимание, неприятны. Если вы уже в пятый раз отправляете свое резюме с сопроводительным письмом, то будьте уверены: вашу кандидатуру рассмотрели и либо отклонили, либо отложили ваше резюме на будущее до появления подходящих вакансий. Как действовать в таком случае советует Дмитрий Толмачёв:

«В такой ситуации лучшая стратегия — установить личный контакт с ответственным лицом и понравиться ему лично. Так вы оставите себе возможность в будущем, как бы невзначай, общаться в тех же социальных сетях, чтобы запомниться и выделиться на фоне остальных кандидатов. Здесь действует правило «оказаться в нужный момент в нужном месте», — так что готовьте почву для этого заблаговременно».

Стоит ли отправлять сопроводительное письмо, если такое требование не описано в вакансии

Выбор исключительно за вами. Нужно понимать, что сопроводительное письмо дает кандидату возможность выделиться на фоне множества остальных кандидатов, тем более, что с 2008 года на рынке труда царит рынок работодателя и соискателям нужно быть проворнее. Главное, использовать этот инструмент самопрезентации с умом. Как именно — вы уже знаете. Work.ua желает вам только рассудительности в том, как правильно откликнуться на вакансию.