Секретар-адміністратор

Назва ролі: Секретар-адміністратор

Кому підпорядковується: Керівниці офісу

Навіщо ця роль зараз:

Ми розширюємо команду підтримки та шукаємо секретаря-адміністратора. Місія цієї ролі — забезпечити високий рівень гостинності та стабільну підтримку офісних процесів, щоб керівники і гості могли зосередитися на роботі.

Вплив на роботу команди

Ця роль формує щоденний досвід перебування в офісі — для команди та гостей. Від якості цієї роботи залежить порядок, комфорт і те, наскільки безперебійно працюють базові процеси.

Що саме робити:

• Забезпечувати сервіс для команди та керівників: організовувати чай/каву, допомагати з обідами за потреби.
• Створювати приємний і професійний досвід для гостей офісу: зустрічати, допомагати з розміщенням, піклуватися про комфорт.
• Підтримувати порядок і гостинну атмосферу в офісі та переговорних.
• Слідкувати за наявністю необхідних речей в офісі (вода, кава, витратні матеріали тощо).
• Координувати постачання та роботу підрядників (клінінг, техпідтримка, доставка). Допомагати з адміністративними завданнями: документи (друк, копіювання, сканування), закупівлі, посилки.
• Приймати та передавати кореспонденцію і доставки.

Очікуваний результат:

• в офісі завжди порядок і все необхідне в наявності
• гості отримують приємний і зібраний досвід взаємодії
• базові адміністративні задачі виконуються вчасно і без нагадувань
• команда не витрачає час на побутові й організаційні питання

Що важливо в цій ролі:

• Сервісність і привітність у спілкуванні.
• Охайний зовнішній вигляд і уважність до деталей.
• Комунікабельність і акуратність у роботі.
• Швидке реагування на прохання та потреби команди і гостей.
• Відповідальність за результат, а не лише за процес.
• Тактовність у взаємодії та повага до приватності.

Ключові виклики ролі:

• необхідність постійно тримати порядок і увагу до деталей у щоденній рутині
• самостійно помічати, що потрібно зробити, без постійних нагадувань
• підтримувати стабільний рівень сервісу незалежно від завантаження офісу

Чого не буде в цій ролі:

• хаотичних задач без розуміння пріоритетів
• ігнорування вашої ролі як важливої частини офісу
• перевантаження складними управлінськими задачами

Умови роботи:

• Робота в центрі Києва.
• Позмінний графік; 2/2
• Приваблива система бенефітів.

Як виглядає відбір: Ми застосовуємо структурований і прозорий процес відбору, який дозволяє зрозуміти взаємну відповідність ролі, команди та кандидата.

Процес включає:

1. Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із коротким описом вашої відповідності ролі.
2. Оцінка резюме: Ми уважно розглядаємо ваш досвід і визначаємо базову відповідність вимогам.
3. HR-співбесіда (Screening): Онлайн-зустріч для обговорення досвіду, мотивації та очікувань.
4. Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч в офісі з керівником для узгодження деталей співпраці.
5. Рішення: Ми оперативно повідомимо вам результат і, у разі позитивного рішення, запропонуємо співпрацю.

Чекаємо на ваші відгуки!