Секретар, офіс-менеджер

Inguar Defence — українська компанія у сфері оборонних технологій, що розробляє та виробляє рішення для посилення безпеки та обороноздатності України. Ми працюємо у швидкому темпі, цінуємо ініціативність та якісне виконання завдань.

Ми шукаємо організовану, відповідальну та проактивну людину, яка стане надійною опорою для керівника: забезпечить бездоганний документообіг, скоординує зустрічі та відрядження і зробить роботу команди злагодженою.

ОБОВ’ЯЗКИ: Діловодство та документообіг

• Підготовка, оформлення та реєстрація внутрішніх наказів, службових листів, доручень і протоколів нарад
• Ведення номенклатури справ, систематизація та архівування документів
• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, контроль термінів виконання
• Підготовка комерційних пропозицій, шаблонів документів та презентаційних матеріалів
• Відправлення та отримання поштових відправлень і посилок, координація кур'єрських служб
• Робота з офіційною поштою (оффлайн та онлайн) компанії: обробка, фільтрація та маршрутизація звернень

Підтримка керівника

• Планування та ведення календаря керівника, своєчасні нагадування про зустрічі та дедлайни
• Організація та координація зустрічей, переговорів, нарад
• Організація відряджень: бронювання квитків і готелів, подання данних у візові центри, підготовка документів, супровід логістики
• Фільтрація вхідних дзвінків і запитів, підготовка зведень та аналітичних довідок для керівника
• Зустріч гостей, партнерів та кандидатів, формування позитивного першого враження про компанію

Адміністративна підтримка офісу

• Забезпечення офісу необхідними матеріалами: канцелярія, кава, господарські товари
• Взаємодія з постачальниками та підрядниками, контроль рахунків і замовлень
• Координація клінінгу, технічного обслуговування та вирішення орендних питань
• Організація та замовлення корпоративного мерчу, подарунків для партнерів і команди
• Допомога в організації корпоративних заходів та командних активностей
• Підтримка HR-команди в організаційних та адміністративних питаннях

ВИМОГИ

Обов’язкові:

• Досвід роботи від 2-х років на адміністративній позиції (секретар / асистент / офіс-менеджер)
• Досвід у діловодстві: реєстрація документів, листування, ведення архіву
• Впевнене володіння Google Workspace та/або MS Office (Docs, Sheets, Calendar, Gmail)
• Рівень англійської мови — Intermediate+ (для ділового листування та комунікації)
• Уважність до деталей, грамотна усна та писемна мова
• Вміння розставляти пріоритети та працювати в режимі багатозадачності

Особисті якості:

• Відповідальність і пунктуальність — виконуєш у строк і попереджаєш заздалегідь
• Проактивність — не чекаєш задач, бачиш потребу та вирішуєш
• Дискретність — вмієш працювати з конфіденційною інформацією
• Сервісне мислення — розумієш, що твоя робота впливає на ефективність всіх
• Структурованість і любов до порядку в документах і процесах

БУДЕ ПЕРЕВАГОЮ

• Знання стандартів діловодства та правил оформлення ділових документів
• Досвід організації ділових відряджень (внутрішніх та міжнародних)
• Досвід роботи в IT-, tech- або product-компанії
• Досвід взаємодії з підрядниками та постачальниками
• Досвід організації офісних процесів або офісу «з нуля»

Що ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України
• Бронювання (за наявності актуальних військово-облікових документів)
• Оплачувану відпустку та лікарняні
• Для ветеранів та ветеранок з УБД — додаткова оплачувана відпустка 14 календарних днів
• Роботу в офісі по графіку: понеділок—п'ятниця, 9:00—18:00 (або 8:00—17:00)
• Стабільну роботу у компанії, що розвивається у сфері оборонних технологій
• Роботу в професійній команді, що створює технології для посилення обороноздатності України.