Офіс-менеджер (Fractal Hub)

FRACTAL Hub — це мережа сучасних коворкінгів та івент-просторів, створена в межах екосистеми FRACTAL.

Ми створюємо не просто офіси — ми формуємо середовище, де:

• народжуються ідеї та продукти;
• розвивається підприємницька культура;
• бізнеси зростають завдяки підтримці, аналітиці та системному підходу.

FRACTAL Hub — це частина нашої великої місії: «перейти з третього світу в перший — економічно та ментально».

Ми у пошуках адміністратора/адміністраторку гібридного офісу — людину, яка вміє створювати комфортний простір, підтримувати порядок і забезпечувати чудовий клієнський досвід 💙

Ти допомагатимеш створювати комфортну атмосферу в коворкінгу та забезпечувати якісний сервіс для резидентів і гостей простору.

Якщо тобі близький клієнтський сервіс, ти уважний/-а до деталей та вмієш створювати комфортну атмосферу для людей — чекаємо на твоє резюме ✨

💡 Чому це класна можливість?

1. Різноманітні задачі, які дозволять поєднувати адміністративну роботу, комунікацію з людьми та розвиток сервісу простору.
2. Можливість створювати простір, у який людям хочеться повертатися щодня — комфортний, турботливий та добре організований.
3. Вплив на якість сервісу та клієнтський досвід резидентів і гостей простору.
4. Робота в середовищі, де цінують ініціативність, уважність до деталей та здорову комунікацію.
5. Можливість розвивати навички у customer care, office management, організації подій та адмініструванні сервісів.
6. Команда, яка цінує проактивність, системність і бажання покращувати процеси 😊

📌 Ми точно знайдемо спільну мову, якщо ти вважаєш, що:

1. Посмішка — це найкращий старт будь-якої комунікації.
2. Тобі подобається допомагати людям та знаходити рішення для їхніх запитів.
3. Комфорт і порядок у просторі для тебе не «хтось зробить», а природна частина турботи про людей навколо.
4. Ти підходиш до роботи за принципом «зробити як для себе» — уважно, відповідально та з турботою до деталей.
5. Ти вмієш спокійно й доступно пояснювати речі: і резиденту, який вперше бронює переговорку, і колезі, який «випадково щось натиснув».
6. Комунікабельність, системність та уважність для тебе так само важливі, як кава зранку.
7. Ти вмієш працювати з кількома задачами одночасно та визначати пріоритети.

Твої Hard skills:

1. Ведення листування з постачальниками та підрядниками по email.
2. Kindly-нагадування у командному чаті з'їсти позавчорашній бутерброд.
3. Контроль якості послуг підрядників та офісних закупівель.
4. Робота з первинною документацією (рахунки, акти, накладні).
5. Робота з CRM, ERP або системами бронювання.
6. Базова технічна грамотність та готовність працювати з внутрішніми сервісами й обладнанням офісу.

Буде плюсом:

1. Досвід роботи в коворкінгах, сфері гостинності (HoReCa), фітнес-центрах або приватних медичних закладах.

🎯 Що ти будеш робити?

Підтримувати комфортну роботу коворкінгу:

1. Працювати із системою управління коворкінгом та системою бронювання.
2. Надавати доступи користувачам і допомагати з бронюванням переговорних кімнат та івент-простору.
3. Підтримувати актуальність внутрішніх інструкцій та сервісів для резидентів.

Координувати роботу простору:

1. Взаємодіяти з підрядниками (клінінг, рослини, вода, кава та інші постачальники).
2. Співпрацювати з керуючою компанією бізнес-центру.
3. Контролювати наявність необхідних ресурсів та якість сервісу.
4. Брати участь у покращенні простору та внутрішніх процесів.

Працювати з документами та оплатами:

1. Відстежувати запити на бронювання.
2. Формувати рахунки та супроводжувати процес оплат.
3. Вести договірну та супровідну документацію.

Піклуватися про резидентів та гостей:

1. Зустрічати гостей і знайомити їх із простором.
2. Допомагати у вирішенні поточних запитів резидентів.
3. Збирати зворотний зв’язок щодо сервісу.
4. Підтримувати комфортну атмосферу в коворкінгу.

Допомагати з організацією подій:

1. Комунікувати щодо бронювання івент-простору.
2. Допомагати в організації заходів.
3. Контролювати готовність простору до та після подій.
4. За бажанням долучатися до створення контенту для соціальних мереж 😊

Ми пропонуємо:

1. Гнучкий змінний графік у межах 09:00—21:00 з понеділка по суботу. У середньому — 3−4 робочі дні на тиждень по 12 годин.
2. Робота в офісі (Київ). Офіс автономний на випадок відключення світла.
3. Оплачувану відпустку — 18 робочих днів, 8 оплачуваних лікарняних на рік без довідок та 11 державних вихідних.
4. Компенсацію 50% професійного навчання: курси, тренінги, вебінари й т.д.
5. Додаткові оплачувані day off, які надаються при настанні певних життєвих обставин.
6. Наявність прозорої політики Sabbatical (тривала відпустка на 1−3 місяці).
7. Можливість навчання та розвитку: досвід та підтримку наших співробітників, допомогу в професійній адаптації під кураторством протягом усього випробувального терміну.
8. Внутрішні корпоративні знижки на замовлення їжі, розваги, побутові послуги, техніку, навчання, книги, здоров’я, спорт і фінансові сервіси.
9. Швидке прийняття рішень та тестування ідей — відсутність зайвої бюрократії та мікроменеджменту.
10. Профільні івенти та чати для обміну досвідом у рамках групи компаній.
11. Командні заходи, щоб навіть у складні часи підтримувати один одного.
12. Чітку позицію та конкретні дії задля наближення Перемоги. Від початку повномасштабного вторгнення ми виділили понад 4 000 000 $ на мілітарний та гуманітарний напрямок.

І вважаємо однією з найвагоміших переваг — роботу в компанії, у якій тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник та команда відкриті до діалогу та пропозицій 😉