Адміністратор, офіс-менеджер

Компанія IRES, провідний інтегрований постачальник послуг

у сфері комерційної нерухомості в Україні

шукає Адміністратора офісного приміщення.

Якщо ви прагнете працювати в динамічному середовищі, де цінуються професіоналізм та інновації, ця вакансія саме для вас!

Локація: БЦ (вул. Панаса Мирного 24)

Формат/графік роботи: повна зайнятість, 5/2, з 9.00 до 18.00

Основні задачі:

• Забезпечення безперебійної роботи офісного приміщення:

• Координація роботи співробітників, які виконують різного роду роботи у  офісному приміщенні Замовника.

• Забезпечення ефективної комунікації між командою IRES, Замовником та орендарями приміщень для вирішення всіх поточних питань.

• Відповідальність за відносини з підрядниками:

• Пошук та моніторинг підрядників на ринку послуг.

• Укладання договорів.

• Контроль та координація робіт підрядників (прибирання, озеленення, охорона та інші послуги).

• Комунікація з підрядниками (листування, вирішення спірних питань тощо)

• Координація процесів закупівель відповідно до внутрішньої політики та процедур:

• Збір замовлень на товари, розхідні матеріали, запчастини тощо

• Закупівлі та оформлення рахунків

• Контроль своєчасної доставки до офісу Замовника

• Звітність

• Співпраця з бухгалтерією IRES щодо актів, рахунків, податкових накладних та інших необхідних документів. У разі потреби координація та вирішення питання з бухгалтерією Замовника.
• Забезпечення отримання, відправлення, облік та реєстрацію вхідної/вихідної документації.
• Ведення необхідної звітності у встановлених формах в електронному вигляді.
• Моніторинг та управління вирішенням нестандартних ситуацій.
• Виявляти та впроваджувати ініціативи щодо покращення функціонального обслуговування офісного приміщення.

Необхідні навички та кваліфікації:

• Попередній досвід роботи адміністратором/офіс-менеджером від 2-х років.
• Досвід роботи з підрядниками (особливо цінується досвід роботи з підрядниками, які обслуговують основні системи бізнес центру).
• Впевнене володіння стандартними комп’ютерними програмами та готовність до навчання роботі з програмами Замовника.
• Стресостійкість, критичне мислення та відмінні аналітичні здібності; відповідальність у контролі виконання завдань.
• Швидкість та кмітливість у знаходженні рішень у різних ситуаціях, що вимагають координації роботи декількох підрядників для досягнення кінцевого результату.
• Відкритість до конструктивного зворотного зв’язку, що дозволяє покращувати результати, здатність бути гнучким і адаптивним.
• Відмінні комунікативні навички, вміння впливати на людей.
• Вміння визначати пріоритети та дотримуватися встановлених термінів виконання завдань.
• Грамотне усне та письмове мовлення, презентабельний зовнішній вигляд.
• Вища освіта.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування згідно КЗоТ України.
• Конкурентну заробітну плату
• Перспектива професійного та кар'єрного зростання у динамічній компанії.
• Графік роботи: з 9:00 до 18:00, п’ятиденний робочий тиждень.
• Наявність бомбосховища

Приєднуйтесь до команди IRESта станьте частиною успішної компанії, яка задає стандарти у сфері комерційної нерухомості в Україні!