Офіс-менеджер

Компанія «Неформа» — проєктно-будівельна компанія, яка працює у сфері архітектури, проєктування, будівництва та супроводу об'єктів.

Ми шукаємо уважного та організованого офіс-менеджера, який допоможе підтримувати порядок в офісі, документах, комунікації та внутрішніх адміністративних процесах компанії.

Що потрібно буде робити:

Документообіг

• приймати, реєструвати та відправляти вхідну і вихідну кореспонденцію;
• сканувати, друкувати, копіювати та архівувати документи;
• завантажувати документи в електронний архів / Google Drive;
• контролювати наявність необхідних документів;
• вести реєстри документів;
• готувати документи до відправки Новою поштою, кур'єром або іншим способом.

Оформлення документів

• готувати прості листи, запити, повідомлення, супровідні листи;
• оформлювати документи на фірмових бланках компанії;
• перевіряти наявність реквізитів, дати, номера документа, підпису, печатки, логотипу;
• слідкувати, щоб комерційні пропозиції, листи, довідки, запити та інші документи були оформлені охайно і коректно;
• готувати внутрішні документи.

Робота з первинними документами

• приймати рахунки, акти, видаткові накладні та інші документи від постачальників і контрагентів;
• передавати документи бухгалтерії у встановленому порядку;
• допомагати у пошуку відсутніх документів;
• комунікувати з контрагентами щодо отримання, уточнення або повернення документів;

Адміністративна підтримка офісу

• забезпечувати офіс водою, кавою, чаєм, канцтоварами та побутовими товарами;
• комунікувати з орендодавцем офісу з поточних питань;
• контролювати роботу оргтехніки;
• організовувати дрібні офісні процеси;
• отримувати рахунки за офісні витрати та передавати їх відповідальним особам.

Кадрово-адміністративні задачі

• збирати документи для працевлаштування працівників;
• передавати документи кадровому спеціалісту;
• організовувати підписання документів;
• допомагати з адміністративним супроводом працівників.

Тендери та проєктні процеси

• допомагати з адміністративною частиною тендерів;
• завантажувати, сортувати та готувати документи;
• контролювати наявність необхідних файлів;
• допомагати команді з оформленням документів для проєктів.

Наші очікування:

• уважність до деталей;
• грамотна українська мова;
• вміння працювати з документами;
• базове володіння Word, Excel, Google Drive;
• відповідальність та організованість;
• вміння доводити задачі до кінця;
• охайність у документах і комунікації;
• бажання розібратися у внутрішніх процесах компанії.

Досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором або помічником керівника буде перевагою.

Досвід у будівельній, проєктній або архітектурній сфері буде плюсом, але не є обов’язковим.

Ми пропонуємо:

• роботу в проєктно-будівельній компанії;
• офісний формат роботи;
• графік: понеділок-п'ятниця з 09:00 до 18:00;
• офіс за адресою: м. Київ, Західний провулок, 3-Д;
• стабільну зайнятість;
• зрозумілі задачі та внутрішні процеси;
• роботу в команді, де цінується порядок, уважність і відповідальність.

Важливо:

Ми шукаємо людину, яка не просто «сидить на офісі», а допомагає тримати в порядку документи, комунікацію та адміністративні процеси компанії.

Якщо ви уважні до деталей і любите, коли все структуровано — будемо раді познайомитися.