Менеджер з організації бізнес-поїздок, travel manager

«VIATEC» — лідер ринку інноваційних продуктів відеоспостереження, систем безпеки та енергетичного напрямку.

Ми є офіційним представником продукції брендів № 1 у світі — Dahua та Hikvision… і нас не зупинити, тому наш портфель постійно розширюється.

Ми забезпечуємо нашому суспільству спокій, комфорт, інноваційність та ефективність. Основною цінністю для нас є співробітник, який є опорою нашому клієнту при кожній взаємодії. Ми створюємо рішення у системах технічної безпеки, забезпечуємо сучасним навчанням і якісним сервісом, що дозволяє бути максимально ефективними на ринку безпеки України.

Зараз ми в пошуку менеджера з організації бізнес-поїздок, який/яка візьме на себе повний супровід відряджень наших співробітників — від оформлення документів і планування бюджету до організації квитків, проживання та корпоративного таксі.

У твоїй зоні відповідальності:

• організація та повний супровід службових відряджень співробітників;
• оформлення та облік наказів на відрядження;
• прийом і опрацювання заявок на відрядження;
• планування та контроль бюджету на відрядження;
• підготовка заявок на оплату витрат, пов’язаних із відрядженнями;
• замовлення авіа-, залізничних та автобусних квитків;
• бронювання готелів та інших варіантів проживання;
• контроль документів та витрат за відрядженнями;
• комунікація з працівниками, підрядниками та постачальниками послуг;
• робота з контрагентами: внесення та актуалізація даних, взаємодія щодо оплат і документів;
• організація та адміністрування корпоративного таксі;
• підключення та супровід контрагентів у сервісі корпоративного таксі;
• контроль витрат на корпоративне таксі та підготовка інформації щодо використання;
• участь у розробці та вдосконаленні внутрішніх процесів, пов’язаних із відрядженнями та бізнес-поїздками;
• підготовка звітності щодо відряджень і пов’язаних витрат.

Нам важливо, щоб ти:

• мав/мала досвід організації відряджень, travel management, адміністративної або фінансово-операційної роботи;
• був/була уважним (-ою) до деталей та документів;
• вмів/вміла працювати з великим обсягом інформації та одночасно тримати в голові багато задач;
• добре володів/володіла Excel / Google Sheets;
• був/була організованим (-ою), відповідальним (-ою) та самостійним (-ою);
• легко комунікував/комунікувала з людьми та сервісними компаніями;
• вмів/вміла швидко знаходити рішення у нестандартних ситуаціях;
• мав/мала фінансову уважність — вмів/вміла контролювати бюджети, платежі та витрати.

Буде великою перевагою: досвід роботи з системами бронювання, корпоративними travel-сервісами, сервісами таксі, ERP або іншими внутрішніми обліковими системами.

Тебе чекають:

• світлий, сонячний офіс біля метро Голосіївська;
• ароматна кава, яку радо запропонують приготувати Тобі кожен з команди;
• смачна і здорова їжа від компанії;
• спортзона в офісі;
• курси англійської мови;
• постійний розвиток та великі амбіції;
• команда, яка цінує ініціативність, відповідальність та бажання робити процеси кращими.

Якщо тобі подобається, коли все організовано, квитки куплені вчасно, готель заброньований, документи в порядку, а цифри сходяться до копійки — будемо раді познайомитися! 🚀