Координатор відділу закупівель

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (далі — Фонд) — це лідер сектору в захисті людей, які постраждали від війни, ветеранів, біженців та осіб без громадянства. Ми прагнемо відновлення й інтеграції для тих, кому допомагаємо. Наша команда захищає права людей і впливає на те, щоб закони й рішення в Україні й світі ставали справедливішими. Ми активно розвиваємо мережу партнерів для локалізованої підтримки тих, хто цього потребує. Фонду — 13 років. Сьогодні команда БФ «Право на захист» налічує близько 1 200 спеціалістів. Географія: 22 області України, а також представництво в Польщі. З початку повномасштабного вторгнення допомогу отримали понад 3 300 000 людей. Наша робота отримала визнання на національному рівні: у 2024 році Фонд здобув перше місце в конкурсі «Благодійна Україна» в номінації «Всеукраїнська благодійність», увійшов до топ-10 рейтингу Forbes Україна «50 найкращих благодійних організацій» та посів 9-те місце в рейтингу доброчесності благодійних фондів України.

Обов’язки та відповідальність

• Здійснення безперервного контролю за перебігом тендерів;
• Прогнозування об'ємів та справедливе розподілення навантаження між закупівельниками;
• Контроль за дотриманням вимог донора щодо закупівельного процесу (відповідність полісі) та своєчасне оновлення інформації для закупівельників про такі вимоги;
• Контроль за дотриманням Procurement Policy іншими співробітниками, та забезпечення правильного оформлення документації;
• Аналіз діяльності роботи закупівель та подальше удосконалення процесів;
• Присутність на тендерному комітеті;
• Перевірка кінцевої тендерної документації;
• Координація роботи закупівельників;
• Контроль за своєчасним веденням загальної таблиці якою користуються всі дотичні співробітники, де оновлюється статус замовлення, доставки товару, вартість, рахунок, порядковий номер тендеру, і т.д.);
• Ведення контролю в Excel файлі про взяття в роботу закупівельниками того чи іншого запиту, що надійшов у відділ;
• Для донорів, що вимагають звітності по процесам тендеру — закріплення ведучого закупівельника, який буде проводити тендери під їх контролем;
• Контроль за виконанням завдань в Asana;
• Удосконалення процесу закупівель та автоматизація роботи;
• Модерація заявок на закупівлю які надійшли без попереднього погодження та відсутні в плані закупівель;
• Визначення пріоритетності заявок.

Робота з внутрішньою командою:

• Консультування щодо специфіки роботи в проєктній діяльності та оформлення тендерів, що мають відхилення від правил політики;
• Прийняття активної участі у підборі нових працівників;
• Забезпечення навчання та підтримки персоналу у підвищенні їх професійних навичок;
• Назначення певної заявки конкретному закупівельнику;
• Узгодження термінів виконання заявок згідно правил;
• Вирішення проблемних питань, що виникають на процесах закупівлі: обрання методу закупівлі, обмежений бюджет проєкту, відсутність траншу від донора, підготовка ТЗ, відсутність учасників, не вкладання в дедлайни, прийняття рішення про переможця, перевірка контрагентів, доставка та прийом товару, закриття проєкту, виникнення економії і т.д.);
• Підготовка звітності донорам по проведеним тендерам (щомісячні, щоквартальні, річні);
• Підготовка та оформлення документації для аудиту (аудит від донора, внутрішній, незалежний зовнішній аудит);
• Розробка procurement plan проєктів з проєктними менеджерами, в разі випадків роздачі товару + з відділом in-kind;
• контроль за дотриманням плану як зі сторони заявника (проєктний, фін.менеджери, відділом in-kind), так і виконавця (закупівельник).

Взаємодія з іншим структурними підрозділами

• фінансовий менеджер (для узгодження витрат на закупівлю);
• in-kind (для отримання заявки на закупівлю згідно затвердженого proc.plan та планування дистрибуції; вирішення питань щодо доставки товару та терміни виконання заявки);
• проєктний менеджер (для узгодження деталей щодо своєчасного зібрання потреб та передачі заявки на закупівлю);
• адміністративний відділ (для закупівлі товарів для потреб офісу, обслуговування офісів та інші супутні потреби).

Професійні вимоги

• навички управління командою, кількість яких перевищує 10 осіб;
• щонайменше 5 років досвіду роботи у відповідному секторі, в тому числі досвід роботи у сфері закупівель на керівній посаді, бажано з міжнародними організаціями, що фінансуються донорами;
• здатність вирішувати складні технічні, управлінські або операційні проблеми та оцінювати варіанти на основі відповідної інформації;
• сильне стратегічне мислення та здатність бачити загальну картину, узгоджуючи зусилля команди із загальними цілями організації та довгостроковими стратегіями;
• досвід роботи в проєктній діяльності;
• хороші навички роботи в Microsoft Excel та знання формул (вся звітність, ведення обліку ведеться вручну в Excel);
• вміння розподіляти ролі в колективі і делегувати повноваження;
• стійкі навички планування власної роботи і роботи колективу;
• вміння працювати оперативно та швидко вирішувати проблемні питання;
• вільне володіння англійською мовою (мінімум В2);
• розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

МИ ПРОПОНУЄМО

• Контракт до 30 грудня 2026 року, з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• Конкурентну заробітну плату;
• Можливість працювати з однією із найсильніших українських правозахисних та гуманітарних неприбуткових організацій;
• Можливість професійного зростання;
• Психологічна підтримка та наставництво;
• Повага до балансу між роботою та особистим життям;
• Медичне страхування.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надіслати резюме на адресу [apply], зазначивши у темі листа»Координатор відділу закупівель_Київ». Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв'ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 07 вересня 2026 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.