Офіс-менеджер, асистент генерального директора

Офіс-менеджер / Асистент Генерального директора

Satguru Travel & Tours Service LLC — український підрозділ міжнародної компанії Satguru Travels, що спеціалізується на корпоративному та приватному туризмі, організації відряджень, ділових поїздок, заходів та комплексному travel management.

У зв’язку з розвитком компанії ми шукаємо Офіс-менеджера / Асистента Генерального директора — організовану, проактивну та відповідальну людину, яка любить порядок у справах, вміє працювати з людьми та доводити завдання до результату.

Це позиція з безпосередньою взаємодією з Генеральним директором, яка поєднує адміністративну підтримку, організацію роботи офісу, координацію зустрічей і відряджень, комунікацію з клієнтами та партнерами, а також участь у поточних і спеціальних бізнес-завданнях.

Ваші основні завдання

Адміністративна та організаційна підтримка

• Організація та координація щоденної роботи офісу.
• Ведення календаря Генерального директора, планування зустрічей, дзвінків та робочого графіка.
• Організація внутрішніх і зовнішніх зустрічей, підготовка необхідних матеріалів та контроль подальших домовленостей.
• Координація комунікації з колегами, клієнтами, партнерами та іншими діловими контактами.
• Підготовка та координація ділового листування, документів, звітів, презентацій та інформаційних матеріалів.
• Контроль виконання доручень, завдань та дедлайнів.
• Підтримка Генерального директора у поточних бізнес-завданнях та спеціальних проєктах.

Організація відряджень та поїздок

• Бронювання авіаквитків, готелів, трансферів та інших travel-послуг.
• Робота з онлайн-платформами та системами бронювання.
• Підготовка необхідної інформації та документів для відряджень.
• Координація деталей поїздок та оперативне вирішення організаційних питань.

Досвід роботи із системами бронювання не є обов’язковим — ми проведемо повне навчання.

Підтримка Генерального директора

• Допомога в організації робочого дня та пріоритетів.
• Підготовка коротких довідок, презентацій та інформаційних матеріалів до зустрічей.
• Проведення пошуку та підготовка інформації, необхідної для прийняття рішень.
• Контроль важливих завдань, нагадування про дедлайни та follow-up за домовленостями.
• Виконання оперативних та спеціальних доручень.
• Робота з конфіденційною інформацією з високим рівнем тактовності та професійної етики.

Офіс та взаємодія з клієнтами

• Зустріч і супровід клієнтів, партнерів та відвідувачів офісу.
• Створення професійної, комфортної та привітної атмосфери.
• Контроль наявності офісних матеріалів і витратних ресурсів.
• Організація своєчасного поповнення запасів та раціональних закупівель.
• Взаємодія з постачальниками та сервісними підрядниками.

Наш ідеальний кандидат

• Вільно володіє українською мовою — усно та письмово.
• Має англійську на рівні Intermediate (B1) або вище.
• Має досвід роботи на позиції Office Manager, Personal Assistant, Executive Assistant, Administrative Assistant або в аналогічній ролі.
• Вміє організовувати свій час, планувати роботу та розставляти пріоритети.
• Здатний/здатна ефективно працювати з кількома завданнями одночасно.
• Має високий рівень усної та письмової комунікації.
• Уважний/уважна до деталей, системний/системна та орієнтований/орієнтована на результат.
• Проявляє проактивність і здатність самостійно визначати, що потребує уваги та дій.
• Відповідальний/відповідальна, пунктуальний/пунктуальна та вміє працювати з конфіденційною інформацією.
• Орієнтований/орієнтована на якісний сервіс і професійну комунікацію.
• Впевнено користується Microsoft Office, Google Workspace, Zoom, Microsoft Teams та іншими цифровими інструментами.
• Готовий/готова швидко навчатися новим програмам і системам.

Буде перевагою

• Досвід роботи у сфері туризму, travel management, hospitality або сервісних компаніях.
• Досвід роботи в міжнародній або мультикультурній компанії.
• Досвід організації ділових поїздок та бронювання travel-послуг.
• Досвід безпосередньої роботи з Генеральним директором, CEO або топменеджментом.

Ми пропонуємо

• Повну зайнятість.
• Графік роботи: понеділок-п'ятниця, 09:00−18:00.
• Роботу в офісі.
• Роботу в міжнародній компанії та професійному мультикультурному середовищі.
• Безпосередню співпрацю з Генеральним директором та міжнародною командою.
• Можливості професійного та кар'єрного розвитку у сфері міжнародного travel management.
• Повне навчання роботі із системами бронювання.
• Знижки на подорожі та спеціальні travel-переваги.
• Медичне страхування після успішного завершення випробувального терміну.

Чому варто приєднатися до Satguru?

Ця позиція — можливість стати надійним партнером Генерального директора та важливою частиною команди, безпосередньо впливаючи на ефективність щоденних процесів і роботи офісу.

Ви отримаєте практичний досвід роботи в міжнародному бізнес-середовищі, розвинете організаційні, комунікаційні та бізнес-навички, познайомитеся зі сферою travel management та матимете можливість будувати професійну кар'єру в міжнародній компанії.

Якщо ви проактивні, організовані, відповідальні, уважні до деталей і вмієте самостійно організувати процес від початку до результату — будемо раді познайомитися з вами!

Надсилайте своє резюме та приєднуйтесь до команди Satguru Travel & Tours Service!