Асистент, асистентка менеджера із закупівель

БО «БФ «НАГД «ЗДОРОВІ»» запрошує до співпраці асистента/асистентку менеджера із закупівель.

Про ZDOROVI

Національна агенція ZDOROVI — українська благодійна гуманітарна організація з 12-річним досвідом роботи у сфері охорони здоров’я.

Ми системно підтримуємо медичний сектор України та реалізуємо гуманітарні й соціальні проєкти, спрямовані на посилення спроможності медичної системи та покращення доступу людей до якісної допомоги.

ZDOROVI є партнером державних інституцій — МОЗ України, НСЗУ, Мінцифри, а також міжнародних донорів і гуманітарних організацій, серед яких WHO, UNFPA, UNICEF, OCHA, GIZ, Americares, IRC, ACF та інші.

Про роль

Асистент/асистентка із закупівель забезпечуватиме організаційний та адміністративний супровід закупівель для діючих проєктів ZDOROVI.

Йдеться про закупівлю канцелярських і господарських товарів, офісної техніки, поліграфічної та брендованої продукції, а також інших товарів і послуг, які не належать до медичних закупівель.

Тип зайнятості: проєктна зайнятість.

Тривалість проєкту: до 10 місяців (з можливістю продовження договору / договорів).

Місце роботи: м. Київ

Що буде у вашій зоні відповідальності

• збирати та систематизувати заявки на адміністративні й операційні закупівлі від проєктних команд і структурних підрозділів;
• уточнювати характеристики, кількість, бюджет і строки поставки необхідних товарів та послуг;
• здійснювати пошук постачальників, надсилати запити та збирати комерційні пропозиції;
• готувати порівняльні таблиці, замовлення та інші документи для погодження закупівель;
• координувати погодження закупівель із відповідальними працівниками, фінансовим та проєктними підрозділами;
• супроводжувати замовлення та контролювати строки поставки;
• контролювати отримання товарів і належне оформлення підтвердних документів;
• вести реєстр закупівель та впорядковувати відповідну документацію;
• взаємодіяти з постачальниками щодо доставки, заміни товарів, усунення недоліків та інших поточних питань.

Кого ми шукаємо

Нам важливо знайти організовану та відповідальну людину, яка має:

• від 1 року досвіду у сфері закупівель, адміністративної, операційної або офісної підтримки;
• впевнене володіння Excel / Google та інструментами для роботи з документами;
• навички пошуку постачальників і збору та систематизації комерційних пропозицій;
• уважність до документів і деталей;
• організованість та відповідальність;
• хороші комунікаційні навички;
• здатність одночасно працювати з кількома запитами та дотримуватися встановлених строків.

Буде перевагою

• досвід роботи в громадській або благодійній організації чи в межах гуманітарних проєктів;
• розуміння основних етапів закупівельного процесу та вимог донорів;
• досвід роботи з договорами, рахунками, видатковими накладними, актами та іншими первинними документами;
• досвід закупівлі поліграфічної продукції, брендованих матеріалів, канцелярських, господарських або офісних товарів;
• базове володіння англійською мовою.

Особливості цієї ролі

Робота передбачає одночасний супровід декількох адміністративних закупівель для різних проєктів і підрозділів, які можуть мати різні бюджети та строки виконання.

Важливо бути готовим/готовою оперативно опрацьовувати термінові запити, підтримувати постійну комунікацію з внутрішніми замовниками, постачальниками та фінансовим підрозділом.

Окрему увагу потрібно приділяти дотриманню внутрішніх закупівельних процедур, вимог донорів та повноті закупівельної документації.

Що ми пропонуємо

Роботу, яка має реальний вплив. Ви долучитеся до гуманітарних проєктів, що сприяють системним змінам у сфері охорони здоров’я та соціального захисту, і матимете можливість впливати на відновлення та трансформацію медичної системи України.

Професійний розвиток.На вас чекають різнопланові професійні виклики, робота з міжнародними донорами та можливість розвивати експертизу у сфері закупівель.

Команду, яка підтримує.Ми цінуємо відкритість, взаємоповагу, готовність допомагати одне одному та спільно знаходити рішення.

Гнучкий формат роботи.Повна зайнятість, п’ятиденний робочий тиждень та можливість поєднувати роботу в офісі й дистанційно. .

Прозору оплату.Оплата послуг/робіт здійснюється щомісячно після їх надання/виконання та підписання відповідного Акта.

Як відгукнутися

Надсилайте резюме та короткий мотиваційний лист українською мовою за адресою: [apply].

У темі листа, будь ласка, зазначте: «Асистент/асистентка з закупівель».

У мотиваційному листі обов’язково вкажіть ваші фінансові очікування.

Приєднуйтесь до ZDOROVI 💙

Разом ми працюємо для того, щоб підтримувати медичний фронт України та наближати зміни, які роблять медичну допомогу якіснішою, доступнішою та ефективнішою.