Асистент директора зі стратегічного, організаційного розвитку

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (далі — Фонд) — це лідер сектору в захисті людей, які постраждали від війни, ветеранів, біженців та осіб без громадянства. Ми прагнемо відновлення й інтеграції для тих, кому допомагаємо. Наша команда захищає права людей і впливає на те, щоб закони й рішення в Україні й світі ставали справедливішими. Ми активно розвиваємо мережу партнерів для локалізованої підтримки тих, хто цього потребує. Фонду — 13 років. Сьогодні команда БФ «Право на захист» налічує близько 1 200 спеціалістів. Географія: 22 області України, а також представництво в Польщі. З початку повномасштабного вторгнення допомогу отримали понад 3 300 000 людей. Наша робота отримала визнання на національному рівні: у 2024 році Фонд здобув перше місце в конкурсі «Благодійна Україна» в номінації «Всеукраїнська благодійність», увійшов до топ-10 рейтингу Forbes Україна «50 найкращих благодійних організацій» та посів 9-те місце в рейтингу доброчесності благодійних фондів України.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

• Асистент/ка забезпечує організаційну, документальну, інформаційну та комунікаційну підтримку діяльності директорки зі стратегічного і організаційного розвитку. Супроводжує внутрішні та стратегічні документи, координує збір інформації, підтримує управлінські процеси і домовленості та забезпечує організаційну комунікацію в межах напряму.
• Кандидат/ка повинен/а мати високий рівень доброчесності, відповідальності та пунктуальності. Він/вона також повинен розділяти цінності та етику Фонду та керуватися ними при виконанні робочих завдань та в комунікації з колегами. Він/вона має бути хорошим командним гравцем.
• Асистент/-ка директорки зі стратегічного і організаційного розвитку звітуватиме Директорці зі стратегічного і організаційного розвитку.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Ведення протоколів/нотаток ключових робочих та управлінських зустрічей у межах напряму стратегічного й організаційного розвитку, фіксація рішень, відповідальних осіб і строків;
• Фіксація рішень, домовленостей, відповідальних осіб і строків; збір та актуалізація статусів виконання, нагадування відповідальним особам та своєчасне інформування директорки про ризики затримки або відсутність інформації;
• Організаційний і документальний супровід підготовки, редагування та оновлення внутрішніх документів, політик і процедур: підготовка пропозицій щодо змін, робота з правками та версіями, координація погодження та підготовка фінальних редакцій;
• Підтримка впровадження та розвитку внутрішніх інформаційних систем, зокрема CRM: збір, систематизація та узгодження інформації щодо функціональних потреб, робочих процесів, ролей користувачів і необхідних даних; координація комунікації зі стейкхолдерами та фіксація домовленостей;
• Координація збору та систематизації інформації від відділів, програм і відповідальних осіб для стратегічного планування, моніторингу та підготовки управлінських обговорень; зведення інформації у погоджений формат та відстеження повноти її отримання;
• Підтримка актуальності організаційної структури Фонду відповідно до підтверджених змін у командах, напрямах, посадах і підпорядкуванні; внесення змін до робочої версії структури та уточнення неповної або суперечливої інформації з відповідальними особами;
• Підготовка супровідної документації для оформлення закупівель товарів і послуг, необхідних для проведення навчальних та інших внутрішніх заходів напряму, та взаємодія з відповідальними підрозділами в межах цього процесу;
• Підготовка проєктів листів та інших матеріалів для зовнішньої комунікації відповідно до погодженої позиції Фонду; перевірка адресатів, вкладень, посилань та актуальності погодженої версії перед направленням;
• Підготовка та організаційний супровід внутрішніх опитувань для збору інформації, необхідної для організаційного розвитку та управлінських рішень; систематизація та узагальнення отриманих результатів;
• Ведення та актуалізація робочих таблиць, реєстрів, списків, трекерів та опитувальників у межах напряму;
• Організаційна підтримка зустрічей, активностей для менеджерів, навчальних та інших внутрішніх заходів: узгодження дат і часу, календарні запрошення, координація учасників, ведення списків, підготовка організаційної інформації та матеріалів, комунікація змін;
• Виконання інших організаційних, документальних, інформаційних і координаційних завдань у межах напряму за дорученням керівниці;
• Розуміти та дотримуватися Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта (соціальні науки, психологія, менеджмент неприбуткових організацій або суміжні гуманітарні напрями);
• Досвід адміністративної, асистентської, координаційної або документальної роботи від 1 року буде перевагою;
• Досвід роботи у гуманітарних організаціях буде перевагою;
• Досвід роботи з інституційною документацією: політики, внутрішні регламенти, положення, процедури (участь у розробці, оновленні або супроводі) буде перевагою;
• Здатність працювати з великою кількістю інформації: структурувати, зводити, тримати логіку та зв’язки між документами й процесами;
• Високий рівень письмової української мови; англійська — не нижче Intermediate (B1+) (для роботи з документами та робочої комунікації);
• Впевнене користування Google Workspace: Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Google Forms, Google Calendar та Gmail;
• Вміння дотримуватися дедлайнів, працювати з пріоритетами та кількома задачами одночасно;
• Розвинене критичне та аналітичне мислення: здатність бачити невідповідності, прогалини та ризики, структурувати інформацію і визначати питання, які потребують уточнення;
• Високий рівень відповідальності, надійності та конфіденційності;
• Сильні комунікативні навички;
• Культурна чутливість та дипломатичність;
• Ініціативність у межах своєї ролі, готовність своєчасно порушувати питання, які потребують уточнення або ескалації, та пропонувати покращення внутрішніх процесів;
• Стресостійкість і здатність зберігати якість роботи в умовах терміновості та зміни пріоритетів;
• Дискретність та відповідальне поводження з конфіденційною і чутливою управлінською інформацією.

МИ ПРОПОНУЄМО

• Контракт до 30 грудня 2026 року, з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• Конкурентну заробітну плату;
• Можливість працювати з однією із найсильніших українських правозахисних та гуманітарних неприбуткових організацій;
• Можливість професійного зростання;
• Психологічна підтримка та наставництво;
• Повага до балансу між роботою та особистим життям;
• Медичне страхування.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надіслати резюме на адресу [apply], зазначивши у темі листа«Асистент директора зі стратегічного і організаційного розвитку_Львів/віддалено». Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв'ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 15 жовтня 2026 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.