Executive Assistant

Привіт! Ми — команда рекрутингової агенції talanovyti — завжди в пошуку талановитих людей!

Шукаємо Executive Assistant / Chief of Staff до проректора з адміністративно-фінансових питань провідної організації у сфері освіти, людину, яка допоможе систематизувати масштабні процеси, тримати фокус на стратегічних завданнях, забезпечити надійну підтримку керівника та перетворювати складні виклики на чіткі рішення. Організація є одним із флагманів освітнього сектору України, де поєднуються сучасні підходи, етичні орієнтири, культура служіння та сила спільноти. Вона будує довіру, розвиває людей і творить довгострокові партнерства з тими, хто працює на благо країни

Що робить цю позицію особливою: 1. Масштаб та реальний вплив: участь у стратегічних проєктах національного та міжнародного рівня — від розбудови кампусу й угод із DFC до залучення міжнародних грантів. Можливість долучатись до рішень, які формують майбутнє вищої освіти в Україні.

2. Нетворкінг: пряма співпраця та комунікація з топлідерами бізнесу, дипломатами, фаундерами, міжнародними донорами та меценатами.

3. Сучасне технологічне середовище: заохочення та повсякденне використання AI-інструментів, no-code рішень і системної автоматизації процесів.

Що для нас важливо:

Hard Skills:

1. Досвід: від 3 років у бізнесі, IT, консалтингу, аудиті (Big4) чи PMO на позиціях EA, Business Assistant, Project Manager або Operations Coordinator.
2. Англійська мова на рівні не нижче B2.
3. Робота з цифрами: комфорт із бюджетами, кошторисами, таблицями Excel / Google Sheets та розуміння базової фінансової логіки (cash flow, витрати, P&L як плюс).
4. AI та цифрові інструменти: системне повсякденне використання AI-інструментів (ChatGPT, Claude, Perplexity тощо) для research, аналізу, систематизації інформації та швидкого створення текстів.
5. Project Management: навичка ведення та утримання в порядку project dashboards, таблиць завдань і дедлайнів.

Soft Skills:

1. Автономність та Ownership: вміння самостійно вести проєкт, не очікуючи покрокових інструкцій, і доводити задачі до результату;
2. Зрілість та дипломатичність: уміння конструктивно комунікувати зі стейкхолдерами різного рівня (від архітекторів до топ-менеджерів та міжнародних партнерів).
3. Абсолютна конфіденційність: висока етичність та надійність у роботі з чутливою фінансовою, юридичною та стратегічною інформацією.

Буде перевагою:

1. Розуміння сфер фандрайзингу, девелопменту, корпоративного врядування або інвестицій;
2. Досвід роботи з фінансовою звітністю, розуміння фінансових моделей, управлінського обліку, бюджетування та робота з таблицями;
3. Досвід роботи з no-code інструментами автоматизації;

Що буде потрібно робити:

1. Збір, аналіз та структурування інформації з різних напрямків (фінанси, девелопмент, фандрайзинг, юридичні питання);
2. Ведення домовленостей, дедлайнів, підготовка follow-up за підсумками зустрічей та контроль їх виконання;
3. Аналіз складних і нестандартних задач: вміння розібратися з нуля, оцінити ризики та запропонувати готові рішення;
4. Взаємодія та координація роботи з різними департаментами університету й зовнішніми партнерами;
5. Ведення ділового листування та підготовка документів/презентацій українською та англійською мовами;
6. Поступове перебирання на себе ширших кросфункціональних та стратегічних задач проректора.

Що ми пропонуємо:

1. Офіційне працевлаштування та всі соціальні гарантії;
2. Повна зайнятість з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 18:00, офлайн-формат роботи у Львові;
3. Простір для швидкого професійного та кар'єрного зростання;

І вважаємо одна з найвагоміших переваг — роботу в середовищі, у якому тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник та команда відкриті до діалогу та пропозицій

Якщо це про тебе — надсилай резюме. Будемо раді познайомитись!