Ukraine's #1 job service
- · Viewed by 3 job seekers
Координатор, координаторка із закупівель
- Kyiv
- Full-time
About the job
Конкурс на позицію координатора (-ки)із закупівель
Фонд Східна Європа оголошує конкурс на позицію координатора (-ки) із закупівель для забезпечення належної організації та документального супроводу закупівельних процедур відповідно до внутрішніх політик, процедур і вимог донорських організацій.
Місцерозташування: Київ, Україна.
Термін подання заявок: до 9 листопада 2026 року.
Формат роботи: гібридний.
Основні завдання й обов’язки:
- Самостійна підготовка повного пакета тендерної документації та визначення необхідного складу документів відповідно до процедур Фонду.
- Координація розроблення та підготовка технічних завдань у співпраці з менеджерами програм і проєктів.
- Внесення та актуалізація даних у реєстрах тендерів і експертів.
- Проведення аналізу ринку товарів і послуг, потенційних постачальників та доступних закупівельних рішень для визначення найбільш доцільного способу закупівлі.
- Визначення та пропонування оптимального формату закупівельної процедури відповідно до внутрішніх політик і вимог донорів.
- Проведення первинної оцінки отриманих пропозицій та перевірка їх відповідності вимогам закупівельної документації.
- Підготовка порівняльних таблиць, аналітичних висновків і рекомендацій щодо результатів проведених закупівель.
- Консультування працівників програм щодо відповідних форматів і шаблонів, а також політик закупівель Фонду.
- Здійснення документального супроводу закупівель програм і проєктів відповідно до політик та процедур Фонду.
- Підготовка різних типів договорів і контрактів, зокрема з постачальниками послуг, експертами та консультантами.
- Перевірка первинних документів бухгалтерського обліку в межах закупівельних процесів.
- Формування замовлень на оплату та забезпечення передавання повного комплекту підтвердних документів до бухгалтерії й фінансового департаменту.
- Виконання інших завдань у межах своєї компетенції за запитом керівництва.
- Вища освіта у сфері менеджменту, економіки, права, фінансів, адміністрування або суміжній сфері буде перевагою.
- Досвід роботи у сфері закупівель, тендерних процедур, договірної роботи або адміністративного супроводу.
- Практичні навички підготовки та перевірки закупівельної документації.
- Знання процедур закупівель, тендерного процесу та вимог внутрішніх політик і донорських організацій.
- Навички підготовки тендерної документації та технічних завдань.
- Уміння аналізувати комерційні пропозиції, перевіряти комплектність документів і відповідність установленим вимогам.
- Навички дослідження ринку товарів і послуг, аналізу постачальників та оцінювання тендерних пропозицій.
- Навички підготовки договорів, контрактів і супровідної документації.
- Уміння працювати з реєстрами, електронними таблицями, корпоративними цифровими інструментами для спільної роботи та системами електронного документообігу.
- Розуміння принципів вибору й обґрунтування закупівельних процедур відповідно до внутрішніх політик і вимог донорів.
- Грамотне усне й письмове спілкування українською мовою.
- Уважність до деталей, організованість і вміння координувати кілька процесів одночасно.
- Аналітичне мислення, комунікабельність і здатність надавати зрозумілі консультації колегам.
- резюме українською (або англійською) мовою;
- мотиваційний лист українською (або англійською) мовою.
Пропозиції, будь ласка, надсилайте до 23:00 години 9 листопада 2026 року. Ми залишаємо за собою право зв’язуватись лише із кандидатами / кандидатками, які викликали зацікавленість.
Call for Applications: Procurement Coordinator
The Eastern Europe Foundation invites applications for the position of Procurement Coordinator to ensure the proper organization and documentation of procurement procedures in accordance with the Foundation’s internal policies and procedures and donor requirements.
Location: Kyiv, Ukraine.
Application deadline: 9 November 2026.
Work format: Hybrid.
Key Responsibilities:
- Independently prepare complete tender documentation packages and determine the required set of documents in accordance with the Foundation’s procedures.
- Coordinate the development and preparation of terms of reference in collaboration with programme and project managers.
- Enter and update data in tender and expert registers.
- Conduct market research on goods and services, potential suppliers, and available procurement solutions to identify the most appropriate procurement method.
- Identify and recommend the optimal procurement procedure format in accordance with internal policies and donor requirements.
- Conduct an initial assessment of submitted offers and verify their compliance with the requirements set out in the procurement documentation.
- Prepare comparison tables, analytical conclusions, and recommendations on the results of procurement processes.
- Advise programme staff on relevant formats and templates, as well as the Foundation’s procurement policies.
- Provide documentary support for programme and project procurement in accordance with the Foundation’s policies and procedures.
- Prepare various types of agreements and contracts, including those with service providers, experts, and consultants.
- Review primary accounting documents as part of procurement processes.
- Prepare payment requests and ensure that a complete set of supporting documents is submitted to the Accounting and Finance Department.
- Perform other duties within the scope of competence at the request of management.
Qualifications and Experience:
- A university degree in management, economics, law, finance, administration, or a related field will be an advantage.
- Experience in procurement, tendering procedures, contract management, or administrative support.
- Practical skills in preparing and reviewing procurement documentation.
- Knowledge of procurement procedures, tendering processes, and the requirements of internal policies and donor organizations.
- Skills in preparing tender documentation and terms of reference.
- Ability to analyze commercial offers, check the completeness of documentation, and verify compliance with established requirements.
- Skills in researching markets for goods and services, analyzing suppliers, and evaluating tender offers.
- Skills in preparing agreements, contracts, and supporting documentation.
- Ability to work with registers, spreadsheets, corporate digital collaboration tools, and electronic document management systems.
- Understanding of the principles for selecting and justifying procurement procedures in accordance with internal policies and donor requirements.
- Strong spoken and written communication skills in Ukrainian.
- Attention to detail, organizational skills, and the ability to coordinate several processes simultaneously.
- Analytical thinking, strong interpersonal skills, and the ability to provide clear guidance to colleagues.
A CV in Ukrainian (or English);
A cover letter in Ukrainian (or English).
How to Apply:
Please submit your application by 23:00 on 9 November 2026. We reserve the right to contact only shortlisted candidates.
Key requirements and skills
- Work experience more than 2 years.
- Higher education.
- Ведення бухгалтерського обліку
- Комунікабельність
- Відповідальність
- Організаторські здібності
- Організованість
- Маркетинг
- Адміністративна робота
- Контроль документообігу
- Уважність
- Управління проєктами
- Ведення первинної бухгалтерської документації
- Ведення технічної документації
- Грамотна усна та письмова мова
- Уміння аналізувати
- Аналітичне мислення
- Аналіз ринку
- Закупівля товарів
- Компетентність
- Ведення договірної роботи
Similar jobs
-
Координатор, координаторка закупівель та операцій
79 000 UAH, Camino, Kyiv -
Warehouse Operations Manager, Stock Coordinator (Obolon)
Giftmall, Kyiv -
Координатор сервісу та експлуатації
Змістобуд, Kyiv -
Координатор проєктів
45 000 – 90 000 UAH, FractalCore Systems, Kyiv, Hybrid work format -
Адміністратор, Office manager, Coordinator (English B2)
Integrated Real Estate Service Provider, Kyiv, Hybrid work format
Salary statistics
Apply for this job at: www.work.ua/jobs/8651134/