Ксенія

БИКОВА КСЕНІЯ
Операційний директор | Операційний менеджер | Директор з розвитку | Проєктний менеджер
📍 Польща (Катовіце) / Київ · 📞 [open contact info](look above in the "contact info" section) (номер не приймає дзвінки — зв'язок через Telegram, WhatsApp) · ✉ [open contact info](look above in the "contact info" section)
Про мене
Директор з розвитку та маркетингу з 11+ роками досвіду управління операційною діяльністю приватної установи (Київський медичний університет) та супутніми структурами — від розрізнених, хаотичних процесів та структур до одного з провідних гравців галузі в Україні. Здійснювала комплексний аналіз усіх існуючих систем, структур, процесів та операційної діяльності; на основі аналізу розробляла й впроваджувала SOP, прописувала повноваження, функції та зони відповідальності структурних підрозділів, налагоджувала координацію між ними. Керувала повним циклом маркетингу організації: брендинг, digital-реклама, SMM, SEO, PR. У складі команди відкрили кілька підрозділів «під ключ» (2 в Україні, 1 у Польщі) та нові напрями (стоматологічна клініка, коледж). Керувала мультифункціональними, крос-функціональними командами 10+ осіб, відповідала за KPI. Впровадила телефонію з елементами CRM, що скоротила час обробки заявки клієнта з 36 до 2 годин; 11 років поспіль забезпечувала виконання плану залучення клієнтів на рівні 100%. Маю розвинені навички антикризового менеджменту — підтверджені досвідом стабільної роботи в умовах пандемії COVID-19 та повномасштабного вторгнення. Комфортно почуваюся в ролі людини, що бере ключові процеси на себе і будує операційну систему практично з нуля.
Ключові результати
11+
років в операційному менеджменті та маркетингу
100%
виконання плану залучення клієнтів щороку, 11 років поспіль
×18
прискорення обробки заявки клієнта (телефонія з CRM-елементами)
3 підрозділи
відкрито «під ключ», зокрема 1 за кордоном
×2
зростання команди та кількості клієнтів
Ключові компетенції
• Аналіз, побудова та оптимізація бізнес-процесів з нуля
• Управління щоденною операційною діяльністю
• Управління командами 10+ осіб, у т.ч. керівниками напрямків
• Наймання, адаптація та розвиток співробітників
• Координація роботи між відділами (маркетинг, продакшн, підтримка)
• Контроль виконання планів, дедлайнів і KPI
• Антикризовий менеджмент: ухвалення рішень і забезпечення безперебійної роботи в умовах невизначеності (COVID-19, повномасштабне вторгнення)
• Впровадження телефонії з CRM-елементами та інструментів управління (Trello та аналоги)
• Управління воронкою залучення клієнтів, побудова маркетингових воронок
• Розробка та впровадження SOP і регламентів
• Управління ризиками
• Управління репутацією бренду
• Проєктна діяльність: від ідеї до повноцінної реалізації
Професійний досвід
Директор з маркетингу та розвитку / Директор з розвитку та маркетингу
Київський медичний університет
березень 2023 — серпень 2026 — Топ-менеджмент (Директор з розвитку та маркетингу)
червень 2015 — березень 2023 — Директор з маркетингу
Аналіз, оптимізація та побудова операційної системи
• Здійснила комплексний аналіз усіх існуючих систем, структур, процесів та операційної діяльності організації; на основі аналізу розробила та впровадила SOP і операційні політики, що забезпечили злагоджену роботу підрозділів без ручного мікроменеджменту.
• Прописала повноваження, функції та зони відповідальності структурних підрозділів, налагодила координацію між ними.
• У складі команди на початку повномасштабного вторгнення відкрила польський підрозділ університету «під ключ» — перше закордонне представництво в ЄС: набір та навчання персоналу, пошук і оренда приміщення, облаштування гуртожитку та ремонтні роботи, розробка операційних процедур, залучення клієнтів, побудова міжнародних зв'язків та взаємодія з місцевою громадою, узгодження юридичних і регуляторних питань із юристами, розробка дизайну та брендингу підрозділу.
• Запустила новий напрям — стоматологічну клініку — як окрему прибуткову структуру університету.
• У складі команди запустила ще один підрозділ університету (коледж) із власним операційним бюджетом.
• Окремо, для власника бізнесу, перезапустила збитковий пансіонат сімейного типу (проєкт поза структурою університету), вивівши його на прибутковість.
Маркетинг та вивід нових продуктів на ринок
• Керувала повним циклом маркетингу організації: брендинг та позиціонування, digital-реклама (Google Ads, Meta Ads), SMM та контент для соціальних мереж, SEO-копірайтинг для сайту, email-розсилки, PR та зовнішні комунікації.
• Виводила на ринок нові напрями/продукти — повний цикл від визначення цільової аудиторії та сегментації до укладення контракту (маркетингова воронка).
• Подвоїла кількість клієнтів організації, незважаючи на несприятливу ринкову та соціальну динаміку.
• Збільшила частку іноземних клієнтів на 300% через вихід на нові ринки та побудову партнерської мережі.
Операційна ефективність та KPI
• Впровадила телефонію з елементами CRM, що скоротила час обробки заявки клієнта з 36 до 2 годин і суттєво знизила відтік на етапі воронки.
• 11 років поспіль забезпечувала виконання річного плану залучення клієнтів на рівні 100% — незалежно від зовнішніх умов (демографічні хвилі, пандемія, воєнний стан).
• Щорічно управляла воронкою з 400+ звернень — від першого контакту до укладення угоди, з командою 10+ осіб.
• Розвинені навички антикризового управління: забезпечувала стабільну роботу організації та виконання показників під час пандемії COVID-19 та повномасштабного вторгнення — швидка адаптація процесів, ухвалення рішень в умовах високої невизначеності.
Управління командою, найм та кросфункційна координація
• Сформувала та керувала мультифункціональними командами: маркетинг, адміністрація, операційна частина, підтримка клієнтів.
• Відповідала за повний цикл найму та адаптації співробітників і керівників напрямків.
• Координувала роботу між відділами для злагодженого виконання спільних цілей і дедлайнів.
• Керувала відкриттям і операційним запуском закордонного підрозділу: реєстрація юрособи, найм, побудова процесів за місцевим законодавством і стандартами ЄС.
Міжнародна діяльність та партнерства
• Керувала виходом на нові іноземні ринки та комунікацією з іноземними партнерами.
• Брала участь у розбудові мережі міжнародних партнерів (клінічні, корпоративні, освітні).
• Забезпечувала участь організації в міжнародних проєктах — європейських та зі США.
• Супроводжувала грантові заявки та документацію для міжнародних фінансових структур (ЄБРР).
• Відповідала за міжнародну комунікацію та позиціонування організації (Польща, Україна, Близький Схід, Азія).
Освіта та мови
🎓 Освіта
Магістр маркетингу
Магістр філології
Магістр публічного управління та адміністрування у сфері охорони здоров'я
🌐 Мови
Українська — вільно (рідна)
Польська — B2
Французька — B1