Work.ua совместно с Ириной Сидорчук подготовил курс лекций на тему адаптации персонала. 

Ирина Сидорчук
Ирина Сидорчук
Ментор Case Study Akademy, founder Sydorchuk Consulting

Ирина делится своим опытом, а также общепринятыми правилам ввода в должность новичка. Этот курс не просто поможет вам понять, как адаптировать, но и зачем это нужно. Например, чтобы сэкономить бюджет компании или снизить текучесть кадров.

Все выпуски курса уже на нашем YouTube-канале. Всего курс содержит 8 уроков продолжительностью от 5 до 17 минут, а также 6 рассказов о практике онбординга в топовых компаниях: Fozzy Group, Grammarly, Kyivstar, «Кернел», ПриватБанк и 1+1 media. Таким образом вы сможете ознакомиться с темой всего за несколько дней!

В этой инструкции вы также найдете все видеоуроки, а еще конспекты к ним:

1. Понятие адаптации персонала

2. Структура и наполнение системы адаптации

3. Оценка уровня подготовленности сотрудника
4. Ориентация

5. Разновидности адаптации персонала
6. Действенная адаптация и функционирование

7. Особенности адаптации сотрудников на удаленке

8. Завершение адаптации и подведения итогов

1. Понятие адаптации персонала 

Главные задачи адаптации персонала

Их две:

  • максимально быстро ввести нового сотрудника в курс дела, чтобы он стал частью команды и полноценно выполнял свои задачи;
  • минимизировать текучесть персонала на первом этапе работы, когда новички овладевают своей новой должностью.

Плюсы наличия программы адаптации для компаний

Большая текучесть кадров в адаптационный период приводит к дополнительным затратам:

  • на рекрутинг для поиска новых специалистов;
  • на обучение: проведение welcome-тренингов, презентаций, встреч.

Растут также затраты времени всех сотрудников, участвующих в процессе адаптации: HR-а, непосредственного руководителя, наставника/ментора и других.

Если же в компании есть налаженный процесс онбординга, то:

  • новые сотрудники максимально быстро входят в должность и достигают нормального уровня производительности;
  • новички испытывают минимальный стресс и удовлетворены работой;
  • в коллективе в целом хорошая атмосфера.

Существует три основных цели онбординга:

  • снижение затрат в связи с оттоком сотрудников;
  • снижение затрат на повышение лояльности и вовлеченности персонала;
  • сокращение периода выхода нового сотрудника на нормальный уровень производительности.

К чему приводит отсутствие программы адаптации

  1. Высокий уровень стресса у новичков. В случае отсутствия программы адаптации зачастую новенькие чувствуют себя растерянными, потому как не имеют четкого плана работ и понимания, чем конкретно они будут заниматься. Коммуникация непосредственного руководителя с новыми сотрудниками не налажена. У новых работников нет наставника или ментора, которые могли бы их направлять, отвечать на вопросы и делать подсказки.
  2. Ухудшение атмосферы в коллективе. Все вышеперечисленное усиливает стресс новичка, негативно сказывается на общей атмосфере в коллективе и корпоративной культуре компании.
  3. Ослабление бренда работодателя. Сотрудники, которые уволились из компании в период адаптации, как правило, оставляют негативные отзывы и распространяют на рынке труда далеко не самую лучшую информацию о вашей организации.
  4. Торможение бизнес-процессов. Длительный выход новых работников на нормальный уровень производительности затягивает решение ими бизнес-задач.

Для минимизации всех этих рисков стоит разработать программу адаптации, если ее еще нет в вашей компании, или же пересмотреть существующую, если она не приводит к желаемым результатам.

Этапы адаптации

  1. Оценка уровня подготовленности кандидата. На этом этапе оцениваются знания и навыки кандидата. На основании результатов оценки формируется план адаптации для данного конкретного человека.
  2. Ориентация. В период ориентации сотрудник ознакомляется с документами: политиками, регламентами, положениями, процедурами, инструкциями. Ему даются первые несложные задания.
  3. Действенная адаптация. Новичок ближе знакомится с коллективом и начинает выполнять более ответственные задачи. На этом этапе можно проверить, как быстро проходит процесс адаптации.
  4. Функционирование. Сотрудник полноценно выполняет свои задачи. Он полностью вошел в должность и показывает тот результат, которого компания ожидала от него при найме на работу.

2. Структура и наполнение системы адаптации

Welcome-тренинг

Его можно проводить в разных форматах:

  • Аудиторно, в офисе компании. Плюс этого формата — легкое установление контакта с новичками, их открытость. На таких тренингах новые сотрудники, как правило, задают больше вопросов, чем на других.
  • Вебинар. Этот формат хорош для компаний, имеющих офисы на разных локациях, либо для тех, чьи сотрудники работают удаленно.
  • Электронный курс (e-learning). Плюсы курса — возможность пройти его в любое удобное время и отсутствие необходимости привлечения специалистов компании для проведения тренинга. В то же время этот формат вводного тренинга лишает новичка возможности сразу задавать уточняющие вопросы.

Можно использовать несколько форматов или даже их все.

Welcome-презентация

Она должна содержать в себе такие разделы:

  • общая информация о компании;
  • история компании;
  • миссия, ценности, правила;
  • продукт/услуги;
  • корпоративная политика в сфере управления персоналом.

В презентации стоит упомянуть о правилах коммуникации с коллегами и руководителями.

Добавление видео в презентацию оживит ее. Это может быть как мультфильм, так и фильм о вашей компании. Важно хорошо продумать его сюжет и правильно подобрать героев.

В welcome-презентации следует использовать фото, на которых видны положительные эмоции сотрудников.

Welcome-box

Практика вручения таких наборов может оказаться не такой затратной, как кажется на первый взгляд. Можно использовать для заполнения коробки брендированную канцелярию, брелоки, чашки. Вариант использования для этих целей зонтов, рюкзаков, электронных устройств обойдется дороже.

Главный принцип наполнения welcome-box — использование универсальных вещей, которые максимально подойдут любому.

План адаптации

Он должен содержать в себе четкие цели, стоящие перед сотрудником, ваши ожидания от него.

План охватывает весь период адаптации.

Детальный план поможет ответственным за адаптацию сотрудникам не забыть о важных вещах.

План первого дня может быть таким:

  • экскурсия по офису;
  • знакомство с рабочим местом;
  • инструктажи;
  • заполнение кадровых документов;
  • знакомство с отделом и руководителем, со смежными отделами;
  • рассказ об условиях, правилах, процедурах работы;
  • рассказ о местонахождении важных документов;
  • welcome-презентация;
  • вручение welcome-box.

Помимо всего вышеперечисленного, в самом начале работы необходимо обсудить с новичком план его адаптации на месяц. Задачи, которые должен будет выполнить новый сотрудник, критерии оценки работы, план встреч со всеми участниками адаптационного процесса, правила предоставления обратной связи.

Чек-листы

Чек-листы помогут HR-ам, ответственным за адаптацию, максимально хорошо подготовиться к выходу нового сотрудника.

Перед выходом работника можно сделать следующее:

  • подготовить все необходимые документы;
  • подготовить рабочее место, включая технику;
  • настроить учетную запись;
  • подготовить welcome-box;
  • сделать пропуск;
  • запланировать вводные встречи;
  • организовать парковку;
  • попросить руководителя сформулировать первое задание новичка;
  • запланировать внутренние тренинги;
  • подготовить приветственное письмо;
  • уточнить у нового сотрудника, владеет ли он всей необходимой информацией для выхода на работу.

Первый рабочий день

В первый день не стоит давать сотруднику сложных заданий. Этот день должен быть посвящен знакомствам новичка с компанией и людьми.

Важно провести его на позитивной ноте. Ведь у вас не будет второго шанса произвести первое впечатление.

Кроме того, нужно сообщить сотруднику о его графике встреч со всеми участниками адаптационного процесса: руководителем, коллегами, HR-ами, наставником и другими.

В этот день человеку нужно ознакомиться с компьютерной техникой, которой он будет пользоваться в процессе работы, а также всеми необходимыми программами, корпоративным порталом, базой знаний.

Первый месяц работы

В этот период нужно придерживаться графика встреч, описанного в предыдущем пункте. HR-специалисту желательно встречаться с новым сотрудником еженедельно для подведения промежуточных итогов и ответов на вопросы в случае их возникновения.

Кроме того, можно изначально составить график выдачи необходимых документов сотруднику по мере его вникания в процесс работы.

Этот период должен быть легким и понятным для человека. Должна быть налажена коммуникация всех участников процесса.

Система наставничества или менторства

Внедрение системы наставничества имеет множество плюсов. Основные из них состоят в том, что она, с одной стороны, помогает мотивировать имеющихся сотрудников, которые хотят попробовать себя в роли наставников, а с другой — способствует более быстрой адаптации новичков.

При внедрении наставничества в компании нужно описать в соответствующей процедуре его основные принципы и правила.

Важно продумать способы контроля наставника и новичка, чтобы система действовала не только «на бумаге», но и в жизни. Можно использовать для этого разного рода тестирования, опросы, анкеты обратной связи как для новичка, так и для наставника. Виды возможных опросов:

  • Целенаправленные — опросы, касающиеся непосредственно наставничества.
  • Общие — опросы, определяющие общий уровень удовлетворенности работой.

Для наставников можно разработать отдельную систему мотивации. Она может включать в себя как доплаты, так и повышение в должности после успешного наставничества.

Наставников следует выбирать среди опытных сотрудников компании.

Итоговая встреча

Участниками финальной встречи по итогам адаптации должны быть все сотрудники, которые принимали в ней участие.

На встрече нужно обсудить все задачи, которые ставились перед сотрудником в период адаптации, и качество их решения. В случае недостижения каких-либо целей важно обсудить причины этого. Кроме того, нужно расспросить нового сотрудника, насколько хорошо он адаптировался, насколько комфортно чувствует себя. Завершить встречу нужно обсуждением плана дальнейших действий.

3. Оценка уровня подготовленности сотрудника

Цель оценки уровня подготовленности новичка

Такая оценка важна для понимания длительности адаптационного периода и составления плана адаптации. Если у человека есть релевантный опыт, то адаптировать его будет легче. План адаптации в таком случае будет довольно простым.

Если же опыт на предыдущих местах работы не в полной мере соответствует новым задачам, то адаптационный период будет длиннее.

Методы оценки сотрудников

  1. Центры оценки персонала. Полная оценка hard и soft skills сотрудника. Как правило, ее проводят внешние компании.
    Такой метод довольно ресурсозатратен, но при этом он позволяет составить максимально полное описание сотрудника и очень подробный план адаптации для каждого конкретного специалиста с учетом его уровня подготовки и личных качеств.
  2. Общие тесты способностей. Их HR-специалисты компании могут подготовить самостоятельно. Тесты будут различаться в зависимости от позиции и подразделения сотрудника.
  3. Личностные тесты. Они помогут определить личные качества сотрудника и спрогнозировать, как он будет вести себя в той или иной ситуации. Особенно актуальной будет такая оценка для людей, работа которых связана с повышенным уровнем эмоционального напряжения.
  4. Профессиональные тесты. Они помогают определить уровень профессиональной подготовки сотрудника и учесть его при составлении программы адаптации. Работникам с менее развитыми профессиональными навыками может понадобиться дополнительное обучение.

4. Ориентация

Понятие ориентации

Ориентация — это практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

На этом этапе необходима максимальная коммуникация новичка как с непосредственным руководителем, так и с сотрудни­ками служб по управлению персоналом. Сотрудник максимально погружается в рабочий процесс. По итогам этого этапа можно сделать вывод о том, насколько человек соответствует своей должности.

Существуют общая и специальная программы ориентации.

Общая программа ориентации

Она направлена на знакомство новичка с компанией в целом и включает в себя такие разделы:

  • общее представление о компании: цели, приоритеты, проблемы;
  • политика организации;
  • оплата труда и нематериальная мотивация;
  • дополнительные льготы;
  • охрана труда и соблюдение техники безопасности;
  • способы коммуникации с руководством, коллегами, смежными подразделениями;
  • бытовые вопросы;
  • экономические факторы, например, возмещение материального ущерба в случае порчи сотрудником имущества компании.

Если сотрудник будет знать всю вышеперечисленную информацию, он сможет лучше ориентироваться в процессах компании и уровень его стресса на первом этапе работы будет невысоким.

Специальная программа ориентации

Эта программа направлена на ознакомление сотрудника с его функциональными обязанностями. Она состоит из таких разделов:

  • функции, задачи, структура подразделения;
  • рабочие обязанности и их приоритетность, ответственность;
  • требуемая отчетность;
  • процедуры, правила, предписания;
  • уникальные правила вашего подразделения;
  • знакомство с сотрудниками подразделения.

5. Разновидности адаптации персонала

Отрицание

Новый сотрудник не принимает правила и ценности организации, его ожидания целиком не совпадают с реальностью. Таким сотрудникам очень тяжело адаптироваться. В большинстве случаев они увольняются в первые месяцы работы.

Отрицание часто возникает, если сотрудник на протяжении длительного времени работал в другой структуре, по другим правилам.

Стоит обращать внимание на таких работников и пресекать распространение ими негатива в коллективе.

Приспособленчество

Приспосабливающимся сотрудникам нравится работать в компании, они принимают ее правила и положительно реагируют на инновации. Такие работники лояльны, поэтому даже если с ними возникают сложные ситуации, они легко разрешаются.

Маскировка

Такая категория работников не принимает основные правила игры, одобряя при этом какие-то второстепенные вещи. Например, им могут нравиться корпоративы или определенные традиции компании, но не основные рабочие задачи или график.

Эти сотрудники находятся в группе риска, так как в любой момент могут покинуть компанию.

Адаптивный индивидуализм

Такие работники хорошо понимают и принимают основные правила работы. При этом могут быть несогласны с какими-то второстепенными правилами. Они хорошо справляются со своими обязанностями.

6. Действенная адаптация и функционирование

Действенная адаптация

Действенная адаптация — период деятельности работника, в течение которого он осваивает все особенности деятельности, налаживает коммуникативные связи с коллегами. В этот период важно оценивать как в целом обстановку в коллективе, куда принят новый сотрудник, так и состояние самого новичка.

Методики оценки

  • eNPS (Employee Net Promoter Score) — метод оценки, который позволяет организациям измерить лояльность сотрудников. Он помогает выявить сотрудников-деструкторов и работать с ними.
  • Q12 — набор из двенадцати вопросов, позволяющих определить, насколько счастливы ваши сотрудники и на что стоит обратить внимание.
  • Метод 360 градусов — оценка деловых качеств сотрудника со стороны коллег/руководителей/подчиненных/клиентов и сравнение этих данных с его самооценкой. Этот метод стоит использовать выборочно, по необходимости.
  • Матричный метод — сравнение качеств конкретного человека с идеальной моделью сотрудника. Большую помощь при применении этой методики могут оказать должностные инструкции.
  • Оценка эффективности коммуникации. Она помогает понять, как коммуницируют сотрудники внутри отдела. В случае выявления каких-либо сложностей нужно разработать план по их устранению и реализовать его.
  • Оценка выполнения задач/достижения поставленных целей — сопоставление полученных результатов и сроков выполнения задач с плановыми. Эта оценка помогает своевременно выявлять трудности и несоответствия и устранять их.
  • Метод стимулирующих оценок — определение основного фактора мотивации сотрудника. По итогам оценки необходимо сообщить руководителю новичка, как правильно влиять на него и мотивировать.
  • Методика DISC. Согласно типологии DISС все люди по темпераменту делятся на 4 основных типа. Каждая буква в названии типологии (аббревиатуре) — это начальная буква названия типа по темпераменту: доминирование, влияние, постоянство, соответствие.
    Такая оценка поможет вам понять, что мотивирует/демотивирует сотрудника, и соответствующим образом влиять на него.
  • Методика HOGAN — тест для оценки компетенций. Он помогает оценить соответствие личностных и профессиональных компетенций сотрудника с требуемыми на его должности.

Функционирование

Длительность этого этапа зависит от предыдущего опыта сотрудника. Он будет длиться около месяца, если у человека есть релевантный опыт работы. Если опыта нет, то он может быть очень продолжительным.

Особенность этого этапа — самостоятельность сотрудника, низкий уровень тревоги, выполнение задач в срок и небольшое количество ошибок. По этим признакам можно определить, что новичок перешел на этап функционирования. Кроме того, на данном этапе ощущается интеграция сотрудника в коллектив: он свободно общается с коллегами, ходит с ними на кофе или обед, может обратиться за помощью.

Формально убедиться в том, что сотрудник находится на этапе функционирования, можно пересмотрев его должностную инструкцию. Если он самостоятельно, в срок и без существенных ошибок выполняет все ее пункты, значит адаптация проходит успешно и новичок уже «функционирует».

Еще один показатель успешной адаптации — положительная обратная связь от его коллег.

Как правило, на завершающем этапе адаптации новички начинают проявлять интерес к возможностям карьерного роста — как вертикального, так и горизонтального.

7. Особенности адаптации сотрудников на удаленке

Знакомство с компанией

Если ваш новичок выходит на работу удаленно, то знакомство с компанией, как и все другие встречи, проходит на той платформе, которой у вас принято пользоваться. Во время знакомства HR-специалист демонстрирует ту же welcome-презентацию, что и при офлайн-знакомстве. Нужно учесть тот момент, что в онлайн-формате сложнее наладить дружественный диалог, поэтому новый сотрудник может быть несколько скован.

Знакомство с командой

Как и знакомство с компанией, знакомство с командой онлайн сложно сделать таким же душевным и интересным, как при личной встрече. Поэтому чтобы оно прошло на позитивной ноте, нужно заранее подготовить коллектив и настроить на поддержку нового сотрудника, проявление инициативы в общении. Если коллеги смогут найти общие интересы и увлечения как в рамках рабочих задач, так и за ними, новичку будет легче почувствовать себя частью команды.

Подписание документов

В удаленном формате подписание документов сотрудником может происходить с использованием электронной цифровой подписи. Помогите ему разобраться, как правильно это сделать. Сообщите контакты лица, которое сможет ответить на вопросы при подписании документов, если они возникнут.

Корпоративы и тимбилдинги

Важно вовлекать новичка во все активности, которые проходят в компании, даже онлайн. Обращайте внимание на то, подключается ли он к таким встречам, насколько активно участвует в них.

Можно организовать для нового сотрудника random coffee break — пригласить его на кофе с коллегой, который будет выбран рандомно. Это станет дополнительным поводом для общения и интеграции в команду.

Выполнение задач

Для того чтобы новичок выполнял задачи качественно и в срок, нужно составить четкий график их выполнения, разбить большие проекты на мини-задачи и определить контрольные точки. Для отслеживания статуса реализации проектов можно использовать соответствующее программное обеспечение, если оно есть в вашей компании.

8. Завершение адаптации. Закрытие процесса адаптации и подведение итогов

Критерии оценки завершения адаптационного периода

Их три:

  • Психофизическая сторона. Оценить ее можно, наблюдая за тем, как сотрудник влился в коллектив, как он балансирует между работой и отдыхом, какое у него настроение.
  • Профессиональная сторона. Нужно обратить внимание на то, насколько успешно сотрудник выполняет свои задачи, как он преодолел возникшие барьеры, как выстраивает коммуникации с руководством и коллегами.
  • Социально-психологическая сторона. Показывает, насколько хорошо человек «прижился» в компании. Привык ли он к установленным правилам, разделяет ли ценности, насколько его устраивают условия работы.

Обратная связь по итогам адаптации

Если специалист принят в компанию, нужно:

  1. Взять фидбек. Его можно запросить как в устном, так и письменном виде. Нужно спросить у сотрудника, как проходила его адаптация, какие были сложности, насколько он доволен работой наставника, есть ли у него замечания касательно программы адаптации.
  2. Установить критерии оценки работы. Сообщите сотруднику, как будет оцениваться его дальнейшая работа. Скажите о том, с чем он хорошо справился в период адаптации, а что нужно улучшить.
  3. Указать на его слабые места. Если вы знаете, что в работе сотрудника были какие-то недочеты, то нужно об этом сказать. Важно делать это в корректной форме, не ругая и не обижая человека. Следует подчеркнуть, что разбор ошибок важен для того, чтобы не допускать их в будущем.
  4. Обозначить перспективы на данной позиции. Приведите примеры коллег, которые выросли на этой позиции. Расскажите подробно о том, как им это удалось. Сообщите, что нужно делать, чтобы получить повышение.

Если специалист не прошел испытательный срок, нужно:

  1. Обсудить причины прекращения сотрудничества. Обязательно обговорите все моменты, почему человек не прошел испытательный срок. Узнайте, были ли недоработки с вашей стороны. Обратите его внимание на ошибки, чтобы человек не допускал их на следующем месте работы.
  2. Смягчить острые углы. Во время такой беседы кандидат испытывает стресс, поэтому важно говорить с ним доброжелательно. Ваша задача — снизить напряженность.
  3. Оставить положительное впечатление о компании. Для этого нужно аргументировать ваше решение: детально разобрать каждую задачу, с которой не справился человек. При этом обязательно нужно сказать о его сильных сторонах. После этого в корректной форме сообщить, что, возможно, в другой компании или на другой позиции он сможет лучше реализоваться с учетом его сильных и слабых сторон.

Виды закрытия процесса адаптации

  • Встреча 1:1. Ее должен проводить руководитель новичка. Нужно обсудить все задачи, которые были поставлены в течение адаптационного периода. Важно уделить внимание интеграции в коллектив. Обязательно нужно сказать о полученных результатах и поздравить человека с успешным прохождением испытательного срока.
  • Официальное письмо. Его можно выслать не только новичку, но и его коллегам. В письме нужно сообщить о том, что сотрудник успешно прошел испытательный срок, поздравить его и дать напутствие для последующей работы.
  • Аттестация. Этот вид закрытия адаптации используется, как правило, в государственных учреждениях или крупных компаниях, где строго регламентирован процесс прохождения испытательного срока. В аттестации могут принимать участие руководитель новичка, HR-специалист, наставник и другие сотрудники. После успешного прохождения аттестации нужно сообщить сотруднику, что он принят на постоянную работу, и поздравить его.
  • Игровой кейс. Можно сделать небольшое «испытание», пройдя которое сотрудник получит приз и сообщение о том, что он принят в компанию. Это не формальная задача, а скорее фановый квест.

Способы оценки результативности программы адаптации

Наиболее распространенными методами оценки системы адаптации являются:

  • Интервьюирование сотрудников через один-два-три месяца работы. Можно спросить сотрудника о том, как он оценивает себя, своего наставника и коллег, процесс адаптации в целом.
  • Анкетирование сотрудников по завершении адаптационного периода. Это очень распространенный метод. Удобно его проводить в онлайн-формате. Анкета должна содержать вопросы о том, как проходила адаптация сотрудника, как с ним взаимодействовали руководитель и наставник, как часто ему давали обратную связь, насколько он доволен взаимодействием со службой HR.
  • Проведение пульс-опросов среди сотрудников, проработавших в компании менее года. Именно эти сотрудники составляют группу риска, так как могут уволиться. Пульс-опросы — это точечные опросы, касающиеся какой-то одной темы. Следует опрашивать людей по итогам проведения мероприятий, узнавая, что им понравилось, а что нет.
  • Включение вопросов о системе адаптации и адаптационных мероприятиях в ежегодные комплексные исследования удовлетворенности. Новички могут увидеть в процессах компании те моменты, которые «старожилы» воспринимают как должное. Они могут натолкнуть вас на интересные мысли и идеи.

Оценка эффективности системы адаптации в целом

Основными критериями эффективности системы адаптации являются:

  • снижение издержек на поиск нового персонала;
  • сокращение текучести кадров в первый-второй месяц и в первый год работы;
  • формирование кадрового резерва;
  • сокращение времени выхода на точку рентабельности для новых сотрудников;
  • развитие позитивного отношения новичка к работе и организации;
  • снижение количества конфликтных ситуаций в коллективах.

Поздравляем! Вы закончили учебный курс «Как адаптировать персонал». Пожалуйста, поделитесь вашими впечатлениями, это поможет нам понять пользу и эффективность наших уроков.

Получать новости в Telegram