Спеціаліст загального відділу управління документального забезпечення

Вакансія: Спеціаліст загально відділу управління документального забезпечення

Місце роботи: Головне управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області, місто Івано-Франківськ.

Обов’язки:

• Створення документаційного фонду, забезпечення функціонування та збереження архіву Головного управління. Складання графіків передачі та приймання від структурних підрозділів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу, забезпечення їх зберігання. Здійснення підготовки документів до передачі на державне архівне зберігання.
• Складання зведеної номенклатури справ. Здійснення приймання, попередній розгляд та своєчасне відправлення вихідної кореспонденції засобами поштового зв’язку, територіальної відправки, через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ), через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України та електронною поштою.
• Здійснення моніторингу виконання управлінських рішень шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами (накладення електронної резолюції, створення проєкту документа, погодження документа, підписання та реєстрація документа, відправлення документа тощо) на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки та аналізу відповідних даних за допомогою системи електронного документообігу, за результатами якого, готує довідки щодо аналізу виконавської дисципліни та про невиконані контрольні доручення.
• Здійснення отримання, реєстрації та підготовки для розгляду керівництвом документів з грифом «Для службового користування», доведення їх до виконавців; здійснення реєстрації та відправки фельд'єгерською службою вихідних документів з грифом «Для службового користування»; зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації з грифом «Для службового користування».
• Здійснення приймання, первинне опрацювання та попередній розгляд кореспонденції, що надійшла до Головного управління через систему електронного документообігу та в паперовому вигляді (з використанням засобів поштового зв’язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою, а також доставлену особисто), сортування кореспонденції за групами кореспондентів та передавання на опрацювання іншим працівникам загального відділу, передавання звернення громадян по реєстру до відділу звернень громадян.
• Організація діловодства та здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів у структурному підрозділі: формування електронних та паперових справ структурного підрозділу відповідно до номенклатури справ; складання описів справ структурного підрозділу; формування справ підрозділу за номенклатурою та своєчасне передавання їх до архіву.
• Надання консультацій щодо подання та оформлення документів, їх розгляду, надання відповідей та надання довідкової інформації (засобами телефонного зв’язку) про надходження і безпосередніх виконавців кореспонденції за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу.
• Засвідчення копій документів, що створюються у Головному управлінні, за винятком копій документів з кадрових питань та тих документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Вимоги:

• Вища освіта за освітнім ступенем не нижче молодшого бакалавра або бакалавра.
• Знання законодавства: ЗУ «Про державну службу».

Умови:

• Можливість професійного зростання та розвитку кар'єри

• Дружний колектив

• Стабільна заробітна плата

Запрошуємо Вас долучитися до нашої команди.

Зразок резюме розміщено за посиланням:

• https://docs.google.com/document/d/18JUpB3NbNGFJKB8DBbP1PFJYN5XvxWSn/edit?usp=sharing&ouid=111786795010668162639&rtpof=true&sd=true