Офіс-менеджер

Конкурс на посаду Офіс-менеджер. Дедлайн — 20 серпня

Назва проекту: «Підтримка механізму швидкого реагування (МШР) в Херсонській, Миколаївській, Запорізькій, Дніпропетровській, Харківській, Чернігівській, Донецькій та Сумській областях»

Виконується: ГО «Десяте квітня» у партнерстві з міжнародною гуманітарною організацією Mercy Corps

Посада: Офіс менеджер / Office manager. Повна зайнятість (7 місяців, серпень 2025 — лютий 2026)

Місце роботи: Миколаївська область, м. Миколаїв

Термін подачі заявки: до 20 серпня 2025 року включно

Початок роботи: 25 серпня 2025 року.

«Десяте квітня» — громадська організація, яка працює в напрямку покращення захисту населення, що постраждало від конфлікту, шляхом надання правової, соціальної, психологічної та гуманітарної допомоги, сприяє змінам законодавства, залучення громад до реагування на надзвичайні ситуації та пошуку довгострокових рішень, у співпраці з органами влади та за підтримки їх потенціалу, з особливим акцентом на найбільш вразливих групах.

Метою проєкту у партнерстві з Mercy Corps є забезпечення функціонування Механізму швидкого реагування. Ця діяльність охоплюватиме проведення швидких оцінок потреб, надання психосоціальної допомоги постраждалому населенню, видачу натуральної гуманітарної допомоги, реєстрацію та видачу багатоцільової грошової допомоги.

Громадська організація «Десяте квітня» у своїй кадровій політиці застосовує принципи рівних можливостей та різноманіття. Будь-яка особа, незалежно від раси, кольору, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, стану здоров’я, або будь-якої іншої характеристики мають рівні можливості на працевлаштування в нашій організації. Ми заохочуємо людей, які мають інвалідність, молодих спеціалістів та/або представників інших меншин та вразливих груп надсилати свої заявки!

Ми шукаємо динамічного та ініціативного командного гравця, який зацікавлений у спілкуванні, встановленні ефективних комунікацій та саморозвитку з метою захисту осіб, постраждалих від конфлікту.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

• Організаційна та адміністративна підтримка роботи центрального офісу проєкту в м. Миколаїв
• Ведення вхідної та вихідної документації (електронної та паперової), контроль документообігу
• Сканування, друк, копіювання та архівація внутрішньої документації (HR, фінанси, MEAL, закупівлі)
• Підтримка у підготовці контрактів з ФОП, оновлення шаблонів, контроль за наявністю підписаних версій
• Забезпечення належного зберігання закупівельної, фінансової та адміністративної документації згідно з вимогами організації
• Координація та логістичне забезпечення внутрішніх зустрічей (бронювання приміщення, підготовка матеріалів, канцтовари тощо)
• Адміністрування канцелярських запасів офісу, контроль залишків, формування замовлень
• Підтримка підготовки до візитів донорів, моніторингових місій та аудиторських перевірок (збір документів, логістика, супровід)
• Забезпечення ефективної комунікації між адміністративною командою (фінанси, HR, MEAL, закупівлі) та регіональними офісами
• Підтримка порядку в офісі, контроль за роботою офісного обладнання (принтер, сканер, інтернет)
• Ведення обліку майна/активів у межах відповідного офісу, участь в інвентаризації, актуалізація облікових таблиць та форм
• Ведення та регулярне оновлення списку працівників офісу: відстеження змін, контактних даних, статусу присутності, співпраця з HR-відділом
• Участь у внутрішніх зустрічах та комунікація з логістами, бухгалтерами, HR-спеціалістами щодо оперативних питань
• Виконання інших адміністративних доручень за запитом керівника проєкту або адміністративного менеджера

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

• Вільне володіння українською мовою, грамотність в усному та письмовому діловому спілкуванні
• Впевнене володіння ПК, зокрема пакетом MS Office (Word, Excel, Outlook), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive)
• Вміння працювати з офісною технікою (принтери, сканери, копіювальні пристрої)
• Відмінні організаційні навички: вміння працювати з великою кількістю документів, дотримуватись дедлайнів і підтримувати порядок в офісних процесах
• Уважність до деталей, відповідальність, пунктуальність
• Здатність ефективно взаємодіяти з різними відділами (фінанси, HR, логістика, MEAL), комунікабельність
• Готовність швидко навчатись та працювати в динамічному середовищі
• Досвід роботи в громадській або гуманітарній організації буде перевагою

Ми пропонуємо працевлаштування відповідно до договору (ФОП 3 група), роботу в дружньому і вмотивованому середовищі.

Процедура звернення:

Резюме і мотивувальний лист необхідно надіслати на адресу [откликнуться]. В темі листа обов’язково вкажіть «Офіс-менеджер у Миколаївській області».

Термін подачі заявки: до 20 серпня 2025 р. Заявки подані пізніше — не приймаються.

Якщо у вас виникнуть додаткові питання по вакансії, зв’яжіться з нами через електронну пошту: [откликнуться]