Human Resources & Administrative Coordinator

ПРИЙМАЄМО РЕЗЮМЕ ЛИШЕ АНГЛІЙСЬКОЮ МОВОЮ

Фонд Ященко — українська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу та підтримку довгострокового відновлення громадам по всій Україні. Наша діяльність охоплює постачання медичного обладнання, медикаментів, продуктів харчування, засобів гігієни, евакуаційні послуги, а також підтримку інфраструктури у громадах, що постраждали від конфлікту.

Ми шукаємо відповідального та високоорганізованого Координатора з людських ресурсів та адміністративних питань (HR & Admin Coordinator), який буде відповідати за набір, адаптацію, розподіл та підтримку персоналу й волонтерів у всіх програмах Фонду Ященко. Посада передбачає координацію всіх функцій у сфері людських ресурсів та адміністративного забезпечення для забезпечення ефективної та злагодженої роботи організації. У коло обов’язків входить впровадження політик та процедур з HR, управління процесами найму, ведення персональних справ працівників, оцінка ефективності, а також підтримка адміністративної діяльності офісу. Ця посада є ключовою для забезпечення дотримання трудового законодавства України та внутрішніх політик організації, водночас сприяючи формуванню професійного, безпечного та позитивного робочого середовища.

Ця роль знаходиться на перетині HR і програмної діяльності, забезпечуючи належну укомплектованість кожної програми персоналом і волонтерами, правильне оформлення трудових відносин і активну участь у реалізації програм.

Основні обов’язки:

• Керівництво процесом найму та адаптації всіх нових працівників і волонтерів Фонду Ященко, включаючи, але не обмежуючись: підготовкою та публікацією вакансій, комунікацією з кандидатами, переглядом резюме, проведенням співбесід, оформленням пропозицій про роботу, а також продовженням, внесенням змін і припиненням трудових договорів.
• Розробка та підтримка системи планування графіків волонтерів, забезпечення належного покриття по всіх активних програмах і регіонах.
• Забезпечення ведення контрактів, особистої інформації та документації працівників і волонтерів відповідно до політик Фонду Ященко та вимог законодавства України.
• Координація та відстеження навчання для всіх працівників і волонтерів, забезпечення проходження інструктажів за напрямком роботи, з безпеки та захисту.
• Виконання функцій основної контактної особи з питань HR для всіх працівників і волонтерів, відповідь на запити та підтримання регулярної комунікації.
• Співпраця з керівниками програм та польових офісів для прогнозування потреб у персоналі та волонтерах.
• Проведення оцінювання ефективності праці працівників і волонтерів, вчасне інформування керівництва про проблемні питання.
• Підтримка добробуту й утримання персоналу та волонтерів, ініціювання заходів з визнання заслуг і професійного розвитку.
• Ведення актуальної бази даних працівників і волонтерів, підготовка звітних даних для донорів і програм.
• Забезпечення дотримання внутрішніх політик HR і законодавства України у сфері праці та волонтерської діяльності.
• Участь у плануванні HR-бюджету, навчанні та розвитку персоналу.
• Реалізація політик і процедур щодо конфіденційності персональних даних працівників.
• Виконання адміністративних функцій в офісі у разі потреби.

Кваліфікаційні вимоги:

• Мінімум 3 роки досвіду у сфері управління волонтерами, HR або суміжних координаторських посадах.
• Відмінні організаційні та міжособистісні навички, досвід управління різноманітними командами.
• Вільне володіння українською та англійською мовами (усно та письмово).
• Досвід ведення документації та роботи з конфіденційною інформацією.
• Досвід розробки та впровадження політик, процедур та навчальних програм є перевагою.
• Досвід роботи у гуманітарному, розвитку або неприбутковому секторі є бажаним.
• Знання трудового законодавства України та нормативно-правового поля щодо волонтерства буде перевагою.
• Вміння працювати з багатьма завданнями одночасно, діяти в умовах стресу та адаптуватися до змінних обставин.

__________

CVs ARE ACCEPTED IN ENGLISH ONLY The Yashchenko Foundation is a Ukrainian-led humanitarian organisation committed to delivering life-saving assistance and long-term recovery support to communities across Ukraine. Our work spans the provision of medical equipment, medications, food, WASH supplies and evacuation services while supporting community infrastructure in areas impacted by conflict. We are seeking a dedicated and highly organised Human Resources & Administrative (HR & Admin) Coordinator to oversee the recruitment, onboarding, deployment, and support of staff and volunteers across all Yashchenko Foundation programmes. The HR & Admin Coordinator will be responsible for coordinating all human resources and administrative functions to ensure efficient and effective operations across the organisation. The role involves implementing HR policies and procedures, managing recruitment, staff records, performance evaluations, and supporting general office administration. This position is key to ensuring compliance with local labor laws and organisational policies while promoting a positive, professional, and safe working environment. This role sits at the intersection of HR and programmes, ensuring that every programme is properly staffed and volunteered, appropriately contracted, and meaningfully engaged in programme delivery.

Key Responsibilities:

• Lead the recruitment and onboarding process for all new staff and volunteers at Yashchenko Foundation including but not limited to preparation and publication of job vacancies; correspondence with candidates;
• CV screening, interviews, job offers; and extension, amendment, and termination of employment contracts.
• Develop and maintain a volunteer scheduling system, ensuring appropriate coverage across all active programmes and geographic areas.
• Ensure that staff and volunteer contracts, personal information, and documentation are maintained in line with Yashchenko Foundation policies and national requirements.
• Coordinate and track training for all staff and volunteers, ensuring role-specific induction, safeguarding, and safety briefings are completed.
• Serve as the main point of contact for all staff and volunteer human resource inquiries, responding to queries and concerns and maintaining regular communication.
• Work with programme and field managers to anticipate and fill staffing and volunteer needs.
• Spearhead staff and volunteer performance appraisal process and flag any issues of concern to the relevant senior leader.
• Support the wellbeing and retention of staff and volunteers, identifying opportunities for recognition and professional development.
• Maintain up-to-date staff and volunteer records and provide data for donor and programme reporting as needed.
• Ensure compliance with all internal HR policies and procedures and Ukrainian labour and volunteer legislation.
• Participation in HR budget planning, training, and professional development.
• Implementing policies and procedures that ensure the confidentiality of employees' personal data.
• Engage in general office administrative support as and when needed.

Qualifications:

• At least three years of relevant experience in volunteer management, human resources, or related coordination roles.
• Strong organisational and interpersonal skills, with experience managing diverse teams.
• Fluency in written and spoken Ukrainian and English.
• Demonstrated ability to maintain accurate records and handle confidential information.
• Experience developing and delivering new policies, procedures, and training is an advantage.
• Prior experience in a humanitarian, development, or non-profit setting is preferred.
• Knowledge of Ukrainian labour law and volunteer regulations is an asset.
• Ability to multitask, work under pressure, and adapt to shifting priorities in a fast-moving context.

If you match the requirements and want to join our team we are waiting for your CV!