Асистент правління, помічник керівника

Meest — міжнародна група компаній, що надає поштово-логістичні послуги по всьому світу. Ми працюємо з мільйонами відправлень щодня, розвиваємо глобальну інфраструктуру, цифрові сервіси та підтримуємо бізнес-клієнтів і користувачів у десятках країн.

Ми шукаємо Assistant to the Executive Board / Executive Administrator — фахівця, який стане надійною операційною опорою для керівництва та допомагатиме тримати бізнес-процеси під контролем: від документів і комунікацій до супроводу важливих проєктів.

Основні обов’язки:

1. Підтримка Правління

• Стратегічне планування календаря, координація зустрічей, пріоритизація задач.

• Підготовка матеріалів, аналітики та презентацій для внутрішніх і зовнішніх зустрічей.

• Організація нарад: порядок денний, нотатки, контроль виконання рішень.

• Комунікація з керівниками напрямів, підрозділами та ключовими партнерами.

2. Корпоративна документація та юридична координація

• Управління обігом бізнес-документів: договори, рішення, політики, протоколи.

• Підготовка та узгодження документів з юридичним відділом.

• Адміністративний контроль правильності оформлення та своєчасного узгодження документів.

3. PMO-підтримка та координація ключових ініціатив

• Допомога у веденні бізнес-проєктів: контроль строків, відстеження ключових етапів та задач.

• Збір інформації від відповідальних осіб і підготовка коротких оновлень (статус-звітів) для керівництва.

• Своєчасне інформування про можливі затримки або проблемні моменти.

• Підготовка матеріалів для огляду проєктів: списків задач, коротких зведень, простих дашбордів.

• Координація взаємодії між департаментами, щоб задачі рухались узгоджено та без затримок.

4. Операційно-адміністративний супровід

• Організація ділових поїздок, візитів партнерів та внутрішніх заходів.

• Ведення ділової кореспонденції (внутрішньої та зовнішньої), управління інформаційними запитами.

• Контроль щоденної організаційної діяльності офісу.

Наш ідеальний кандидат:

• Досвід роботи у бізнесі на позиціях: Executive Assistant, Assistant to CEO, Executive Office manager, PMO Coordinator, Legal Assistant — від 1 року.

• Юридична освіта або досвід роботи з корпоративними документами — великий плюс.

• Розуміння основ проєктного менеджменту та вміння працювати зі строками й пріоритетами.

• Володіння іноземними мовами, англійською та польською мовами — перевага.

• Високий рівень структурності, відповідальності та уваги до деталей.

• Досвід роботи з MS Office та Microsoft Teams, буде перевагою знання інструментів для координації задач і проєктів.

Meest пропонує:

• Роботу поруч із менеджментом міжнародного холдингу.

• Участь у важливих бізнес-процесах та проєктах.

• Можливості подальшого професійного розвитку.

• Комфортний офіс у Львові та підтримку команди.

Надсилайте своє резюме — будемо раді знайомству!