HR Assistant, помічник відділу кадрів

Вакансія: HR Assistant (Помічник відділу кадрів)

💼 HR Assistant у CaminoХочеш розвиватися у сфері HR та працювати в міжнародній неприбутковій організації, яка допомагає громадам України відновлюватися? Приєднуйся до Camino в Києві та стань частиною команди, що щодня робить реальний внесок у життя людей.

📍 Київ Повна зайнятість Фіксований контракт

🌍 Про Camino

Camino — міжнародна неприбуткова організація, зареєстрована в Україні. Наша місія — допомагати громадам відновлюватися та розвиватися, забезпечуючи доступ до води, енергії та захисту. Ми працюємо для того, щоб кожна людина в Україні почувалася у безпеці, мала гідні умови життя та могла реалізувати свій потенціал.

👩‍💼 Кого ми шукаємо

Ми запрошуємо в команду HR Assistant, який стане правою рукою HR Manager та допоможе підтримувати всі кадрові процеси. Це чудова можливість для тих, хто хоче розвиватися у сфері HR, працювати в міжнародному середовищі та робити внесок у відновлення України.

🔑 Основні обов’язки

• Допомога в веденні та оновленні кадрових документів і баз даних.
• Підготовка трудових договорів, додаткових угод та іншої HR-документації.
• Підтримка процесів рекрутингу: розміщення вакансій, комунікація з кандидатами, організація співбесід.
• Допомога в адаптації нових співробітників.
• Адміністративна підтримка роботи з ФОП (контракти, акти виконаних робіт, контроль строків).
• Ведення військового обліку співробітників згідно з законодавством (обов'язково, можливе навчання).
• Допомога в організації внутрішніх заходів, тімбілдингів та свят для команди.

🎯 Вимоги до кандидата

• Вища освіта (HR, бізнес-адміністрування або суміжні напрямки).
• Досвід роботи в HR від 2 років рекрутинг, кадровий облік).
• Знання трудового законодавства України.
• Впевнене володіння MS Office.
• Вільна українська, англійська буде перевагою.
• Організованість, уважність до деталей, комунікабельність.

💡 Ми пропонуємо

• Роботу в офісі в центрі Києва.
• Можливість професійного розвитку та навчання.
• Дружню команду, яка підтримує одне одного.
• Участь у важливій місії — допомагати людям та громадам в Україні.

✨ Якщо ви хочете працювати у сфері HR та робити реальний внесок у розвиток суспільства — надсилайте своє резюме вже сьогодні!

Ми зв’яжемося лише з кандидатами, відібраними до наступного етапу.

Position Title: Human Resources Assistant

Contract: Fixed-Term, Full Time,

Duty Station: Kyiv

Reports To: Human Resources Manager

About the Organization

Camino is a registered NGO in Ukraine with the mission to empower communities through the provision of essential WASH, protection, and energy services, fostering resilience, dignity, and self-sufficiency. The vision of Camino is a Ukraine where all individuals are safe, cared for and have access to water, sanitation and reliable energy, enabling them to thrive and contribute fully to a strengthened society.

The Camino program originated from the 2022 full scale invasion of Ukraine to address the emergency needs of frontline communities. With skill gaps increasing due to population movements and mobilization and the need to raise national capacity in multiple sectors, Camino has expanded to include a strong capacity building program in its primary focus areas.

Job Summary

The Human Resources Assistant provides administrative and operational support to the HR Manager and the organization. This role ensures accurate and timely execution of HR processes, including personnel recordkeeping, recruitment logistics, support of individual contractors (FOP), and organization of employee engagement activities. The HR Assistant plays a key role in maintaining compliance, supporting staff, and fostering a positive workplace culture.

Essential Duties and Responsibilities

Key Duties and Responsibilities:

1. HR Administration Support

• Provide administrative support in maintaining and updating employee personnel files and HR databases.
• Assist in preparing employment contracts, amendments, and other HR-related documentation.
• Support compliance with labor legislation and internal HR policies under the guidance of the HR Manager.
• Assist with payroll preparation by collecting and verifying data on working hours, leave, and contracts.

2. Recruitment and Onboarding Support

• Support the recruitment process by posting job advertisements and administering candidate applications.
• Coordinate interview scheduling and maintain communication with candidates.
• Assistance in conducting interviews, maintain recruitment documentation and provide administrative reports to the HR Manager
• Assist with onboarding and induction processes for new employees.

3. FOP (Individual Contractor) Administrative Support

• Provide administrative support in coordinating documentation and contracts with individual contractors (FOP).
• Monitor deadlines for submission of acts of work performed and related documentation.
• Assist in ensuring compliance with contractual terms and support timely payment processes.

4. Military Records Administration

• Maintain military registration records of employees in accordance with Ukrainian legislation.
• Collect, verify, and update military registration documents.
• Prepare and submit required military accounting reports and notifications to relevant authorities.
• Support inspections and audits related to military registration, under the supervision of the HR Manager.

5. Employee Engagement and Internal HR Support

• Assist in organizing internal events, team-building activities, and employee celebrations.
• Support internal communication of HR policies, procedures, and updates.

Qualifications

• Adheres to Camino’s values of humanity, integrity, collaboration, and excellence.

• Bachelor’s degree in HR, business administration, or related field (or equivalent experience).

• 2+ years of experience in HR administration, recruitment and personnel recordkeeping.

• Knowledge of Ukrainian labor law and HR practices.

• Strong organizational and time management skills.

• Proficient in Microsoft Office Suite.

• Fluent in Ukrainian; the advantage will be good working knowledge of English.

Working Conditions

• Full-time office-based position in Kyiv.

Physical Requirements

• Ability to sit and work at a computer for extended periods.

• Ability to communicate effectively, both verbally and in writing.

Disclaimer

This job description is not intended to be all-inclusive. The employee may be required to perform other duties as assigned. This job description is subject to change at any time.