Юрист із субпідрядів, Subcontracts lawyer

Огляд посади

Юрист/Менеджер з субпідряду відповідає за управління повним циклом діяльності з субпідряду в рамках операцій в Україні, забезпечуючи ефективне, прозоре та відповідне вимогам донорів і внутрішнім вимогам виконання всіх угод з партнерами-виконавцями, постачальниками та надавачами послуг. Ця посада відіграє ключову роль у координації з юридичним, фінансовим та технічним відділами з метою підготовки, узгодження, моніторингу та закриття субпідрядних угод, що підтримують реалізацію програми. Працюючи під керівництвом старшого менеджера з контрактів та дотримання вимог, менеджер з субпідряду забезпечує своєчасне виконання субпідрядних угод, точне документування та проактивне управління ризиками в усьому портфелі проектів в Україні.

Основні обов’язки

Планування та координація субпідряду

• Розробка та підтримка плану субпідряду у співпраці з керівниками технічного, фінансового та закупівельного відділів.
• Надання консультацій командам програми та операційної діяльності щодо відповідних механізмів та вимог субпідряду.
• Підтримка планування роботи шляхом визначення потреб у субпідряді, термінів та графіків виконання робіт.
• Координація з технічними менеджерами для забезпечення чіткого визначення обсягів робіт (SOW) та показників ефективності.

Укладення та переговори щодо субпідрядних угод

• Складання, перегляд та переговори щодо субпідрядних угод, поправок та замовлень на виконання робіт з використанням затверджених шаблонів.
• Забезпечення включення відповідних положень з регламентів донорів та внутрішніх політик.
• Проведення попередньої перевірки субпідрядників, включаючи фінансову, юридичну та перевірку на відповідність вимогам.
• Сприяння внутрішнім процесам перегляду та затвердження перед підписанням субпідрядної угоди.
• Співпраця з юридичним радником для вирішення питань, пов’язаних з контрактами або ризиками.

Адміністрування та нагляд за субпідрядними договорами

• Ведення повних та точних файлів субпідрядних договорів, включаючи технічні завдання, затвердження, листування, результати роботи та зміни.
• Відстеження ключових етапів субпідрядних договорів, результатів роботи та графіків платежів для забезпечення своєчасного виконання.
• Перегляд та перевірка рахунків-фактур субпідрядників на відповідність затвердженим результатам роботи та умовам оплати.
• Контроль дотримання субпідрядниками зобов’язань щодо звітності, брендингу та безпеки.
• Координація оцінок ефективності та ведення оновлених записів у реєстрі відстеження субпідрядних договорів.

Дотримання вимог та управління ризиками

• ​Забезпечити відповідність усіх субпідрядних договорів законодавству України, правилам донорів (наприклад, USAID, ЄС, НАТО).
• Виявляти та мінімізувати потенційні конфлікти інтересів, порушення або ознаки шахрайства.Надавати підтримку внутрішнім та зовнішнім аудитам, надаючи повну документацію щодо субпідрядних договорів.
• Проведення сесій з нарощування потенціалу для технічних та операційних команд щодо процедур укладення субпідрядних договорів та вимог дотримання вимог.Звітність та координація
• Підготовка періодичних звітів про стан субпідрядних договорів, прогнозів щодо майбутніх проектів та підсумків діяльності для керівництва.
• Регулярне інформування відділу фінансів та операцій про зобов’язання та прогнози щодо виплат.
• Підтримка заходів з закриття проектів, забезпечення належного завершення, архівування та звітування донорам про всі субпідрядні договори.

Звітність та координація

• Підготовка періодичних звітів про стан субпідрядних робіт, прогнозів щодо майбутніх проектів та підсумків діяльності для керівництва.
• Регулярне інформування відділу фінансів та операцій про зобов’язання та прогнози щодо виплат.
• Підтримка заходів з закриття проектів, забезпечення належного завершення, архівування та звітування про всі субпідрядні роботи перед донорами.

Кваліфікація

• Бакалаврський або магістерський ступінь у галузі права.
• Мінімум 5 років досвіду в управлінні субпідрядами, контрактами або грантами.
• Попередній досвід роботи з міжнародними організаціями, підрядниками оборонного сектору або програмами, що фінансуються донорами.
• Глибоке розуміння українського цивільного та господарського права, укладання контрактів та принципів дотримання вимог.
• Вільне володіння англійською та українською мовами (письмово та усно).
• Впевнене володіння Microsoft Office / Google Workspace та знання ERP або систем управління контрактами (наприклад, 1C, Odoo, SAP).
• Відмінні навички ведення переговорів, аналітичні та організаційні здібності.
• Доведена здатність управляти та координувати роботу між відділами.

Переваги

• Досвід роботи з рамками субпідрядних угод, що фінансуються USAID або ЄС.
• Сертифікація в галузі управління контрактами (наприклад, NCMA, IACCM/WorldCC) є перевагою.

Підпорядкування

• Безпосередній керівник: Юрисконсульт
• Функціональна координація: Юридичний, фінансовий, закупівельний та технічний відділи

Position Overview

The Subcontracts lawyer/Manager is responsible for the full lifecycle management of subcontractingactivities within Ukraine operations, ensuring that all agreements withimplementing partners, vendors, and service providers are executed efficiently, transparently,and in compliance with donor and internal requirements. This position plays a key role incoordinating with Legal, Finance, and Technical teams to draft, negotiate, monitor, and close outsubcontracts that support program delivery. Working under the supervision of the Senior Contracts and Compliance Manager, theSubcontracts Manager will ensure timely subcontract execution, accurate documentation, andproactive risk management across Ukraine portfolio. Key Responsibilities

• Subcontract Planning and Coordination
• Develop and maintain the Subcontracts Plan in coordination with technical, finance, and procurement leads.
• Advise program and operations teams on appropriate subcontract mechanisms and requirements.
• Support work planning by identifying subcontracting needs, timelines, and deliverable schedules.
• Coordinate with technical managers to ensure scopes of work (SOWs) and performance metrics are clearly defined.
• Subcontract Formation and Negotiation
• Draft, review, and negotiate subcontract agreements, amendments, and task orders using approved templates.
• Ensure inclusion of appropriate flow-down clauses from donor regulations and internal policies.
• Conduct pre-award due diligence on subcontractors, including financial, legal, and compliance screening.
• Facilitate internal review and approval processes prior to subcontract signature.
• Liaise with Legal Counsel to resolve contractual or risk-related issues.
• Subcontract Administration and Oversight
• Maintain complete and accurate subcontract files, including SOWs, approvals, correspondence, deliverables, and modifications.
• Track key subcontract milestones, deliverables, and payment schedules to ensure timely performance.
• Review and verify subcontractor invoices against approved deliverables and payment terms.
• Monitor subcontractor compliance with reporting, branding, and security obligations.
• Coordinate performance evaluations and maintain updated records in the Subcontract Tracking Register.
• Compliance and Risk Management
• Ensure all subcontracts comply with Ukrainian law, donor rules (e.g., USAID, EU, NATO)
• Identify and mitigate potential conflicts of interest, irregularities, or fraud indicators.
• Support internal and external audits by providing complete subcontract documentation.
• Lead capacity-building sessions for technical and operations teams on subcontract procedures and compliance requirements.
• Reporting and Coordination
• Prepare periodic subcontract status reports, pipeline forecasts, and performance summaries for management.
• Provide regular updates to Finance and Operations on commitments and disbursement projections.
• Support project close-out activities, ensuring all subcontracts are properly finalized, archived, and reported to donors.

Qualifications

• Bachelor’s or Master’s degree in Law.
• Minimum 5 years of experience in subcontract, contract, or grants management.
• Prior experience with international organizations, defense-sector contractors, or donor-funded programs.
• Strong understanding of Ukrainian civil and commercial law, contract formation, and compliance principles.
• Proficiency in English and Ukrainian (written and verbal).
• Advanced user of Microsoft Office / Google Workspace and familiarity with ERP or contract management systems (e.g., 1C, Odoo, SAP).
• Excellent negotiation, analytical, and organizational skills.
• Proven ability to manage multiple deadlines and coordinate across departments.

Preferred

• Experience with USAID or EU-funded subcontract frameworks.
• Certification in contract management (e.g., NCMA, IACCM/WorldCC) is an advantage.

Reporting Relationships

• Direct Supervisor: Legal Counsel
• Functional Coordination: Legal, Finance, Procurement, and Technical Teams