Перший час роботи в компанії для нового співробітника зазвичай пов’язаний зі стресом, купою нової інформації, людей і процесів. Тому таким важливим є процес адаптації, під час якого новачок поступово перетворюється із незнайомця на повноцінного члена команди.

Завдання бізнесу — допомогти новачкові пройти цей складний період. Це прагматичне питання: потрібно зробити так, щоби співробітник якомога швидше став ефективним і щоб у найближчому майбутньому в нього не виникало навіть думок про перехід в іншу компанію.

Факти, що підтверджують важливість і необхідність онбордингу

  • Співробітники, у яких досвід онбординга був негативним, удвічі більше схильні шукати нову роботу в найближчому майбутньому (Digitate).
  • Організації з хорошим онбордингом підвищують продуктивність нових співробітників на 70%, а їхнє утримання — на 82% (Glassdoor).
  • Структурований процес онбординга мають 95% компаній із низькою плинністю кадрів і всього 20% — з високою (Silkroad)
  • Імовірність того, що співробітник буде задоволений роботою, у 30 разів вища серед тих, хто оцінив процес свого онбординга як ефективний (Bamboohr).

Грамотне «взяття на борт» новачків підвищує лояльність і продуктивність співробітників. Тому цей процес важливий для всіх компаній, зацікавлених у тому, щоби їхні співробітники працювали в них довго й успішно.

Про те, як вибудувати процес онбордингу в компанії, з Work.ua поділилася Head of Talent компанії Readdle Аліна Бєлкіна.

Аліна Бєлкіна
Аліна Бєлкіна
Head of Talent компанії Readdle

Важливо розуміти, що для новачка процеси почнуться з першого дня в офісі, нехай навіть віртуальному, а для членів команди — трохи раніше.

Преонбордінг

Це період — від прийняття офера новачком до його першого дня виходу на роботу. Зазвичай він триває близько двох тижнів. За цей час HR готує необхідні документи, техніку тощо. Складає з керівником плани зустрічей і завдань.

Також упродовж усього цього часу ми комунікуємо із новим членом команди. Спочатку пишемо йому загальний лист, у якому розповідаємо, що на нього чекає, який пакет документів йому для оформлення потрібно підготувати. Після того, як він висилає документи, ми пишемо йому про те, що готуємося до його виходу, розповідаємо, як буде виглядати його перший тиждень, з ким він познайомиться і які в нього будуть цілі на цей період, о котрій годині ми його чекаємо в офісі (Zoom — у період карантину).

Тобто людина вже приходить до нас підготовлена, вона розуміє, що з нею буде відбуватися.

Перший день

Дуже важливо правильно зустріти людину, розповісти їй про компанію. У цей день зазвичай у неї загальні мітинги. Коли ми зустрічали новачка в офісі, то починали з екскурсії та знайомства з командою, зараз це такий віртуальний тур і знайомство з командою в Zoom — окрема зустріч, неформальний чай, кава.

І в цей день фахівець HR-команди обов’язково проводить Readdle Intro (знайомство з компанією), показує й обговорює з новачком план адаптації, щоби людина з першого дня розумів очікування до себе в новій ролі, у нових завданнях.

У перший день із новим членом команди тісно співпрацює ментор, стежить за тим, чи все йде гладко, чи все зрозуміло.

Onboarding у нас у компанії — це не випробувальний термін. Ми практикуємо довгий і ретельний процес найму і, якщо ухвалюємо рішення взяти на борт людину, то впевнені в ній і хочемо, щоби співпраця була успішною. У Readdle ми не випробовуємо новачка: випливеш або не випливеш, впораєшся чи ні, чи проявиш себе. Ми робимо все для того, щоб у нього все вийшло, надаємо всю необхідну інформацію, будь-яку допомогу, гайди, менторінг, щоби людина адаптувалася і стала High-Performer за 3 місяці.

Ціль онбордингу:
весь процес має допомогти новим працівникам стати повноцінними та високопродуктивними учасниками й оптимізувати час їхнього зростання.

Цей перший період, який триває три місяці (залежно від позиції, іноді довше), ми називаємо Readdle Onboarding — введення на борт. Ним займаються дві людини з HR-команди. People Operation Specialist відповідає за документацію, прийом, оформлення на роботу, проводить Readdle Intro (знайомство з компанією, процесами, системою відпусток і лікарняних тощо). Друга людина — це Тalent Manager, який допомагає новачкові увійти в роль.

З чого складається процес онбординга

Він охоплює два напрямки — Оrientation та Аdaptation, які йдуть паралельно.

Оrientation

Коли ми вже знаємо, що в нас виходить новий член команди, HR з менеджером-ментором починають готуватися, складають план мітингів, залежно від цілей і обов’язків ролі.

У нас є стандартна частина загальнокорпоративних зустрічей (знайомство із СЕО, компанією, культурою, історією, командою тощо) і кастомізована — з тими, з ким новачкові корисно познайомиться насамперед. Щоб у нього була вся інформація, усі ресурси для якісної роботи, щоби він розумів, з ким він буде взаємодіяти й в якому форматі.

Це або мітинги у форматі: «Я розповім тобі про процеси, за які я відповідаю, і як ми надалі будемо взаємодіяти, чого я чекаю від тебе». Або це навчальні зустрічі, на яких члени команди діляться знаннями.

Мета цього етапу — надати всю необхідну інформацію/знання/вступні для подальшої продуктивної роботи.

Аdaptation — введення в посаду

Ця частина в нас теж складається з двох.

1. План опису ключових (фокусних) навичок/компетенцій і плану розвитку. Коли ми знаходимо людину, що ідеально підходить для своєї ролі, то це — просто фокус на компетенції, які допоможуть їй бути продуктивною та ефективною у команді. Якщо якихось скилів не вистачає, то це — план своєрідного до-навчання й допомоги новачкові в тому, щоби він став повноцінним учасником команди на новій позиції.

2. План завдань на 30/60/90 днів:

  • на 30 днів — це завдання, які мають ознайомчо-навчальний характер (познайомиться, прочитати, подивитися, познайомитися з архітектурою продукту, наприклад, для інженера);
  • на 60 днів — це вже більш самостійна робота, але з підтримкою ментора;
  • 90 днів — максимально автономне виконання завдань новим членом команди, а ми даємо зворотний зв’язок, який направляє, і дивимося, як можна будувати роботу надалі.
Плани, які ми складаємо — гнучкі, вони не висічені в камені. Це скоріше напрямок, вектори, за якими ми будемо рухатися.

Зустрічі pulse check

У перший місяць раз у тиждень People Operation Specialist зустрічається з новачком, щоби тримати руку на пульсі того, як проходить адаптація, відповідає на питання: що виникають.

Також раз на місяць у новачка є зустріч-обговорення результатів періоду з Тalent Manager, менеджером і ментором. На ній нам важливо отримати зворотний зв’язок від новачка, зрозуміти тенденції в його продуктивності / поведінці, підсумувати результати минулого періоду й перевірити на актуальність завдань на наступні 30 днів.

Завершення процесу

Після 90 днів у компанії ми проводимо зустріч, на якій обговорюємо результати, підсумовуємо те, що відбувалося в цей період, намагаємося отримати максимально повний зворотний зв’язок і ділимося своїм. Складаємо план дій на наступний період із цілями та спрямованістю розвитку.

Після цього мітингу ми ще додатково з боку HR висилаємо анкету, де просимо поділитися фідбеком максимально детально з погляду процесу, а ще перевіряємо, чи пам’ятає людина про всі наші плюшки, policy тощо. Щоб у разі чого провести повторну зустріч-нагадування.

Після завершення процесу онбордингу ми й надалі зустрічаємося з новачком, але вже раз у квартал, і це вже зустрічі в рамках performance review.

За час карантину ми практично нічого не змінювали. Додали лише детальний план за днями на перші два тижні: у менеджерів / менторів зіздзвон з новачком — мінімум двічі на день.

Читайте також